Năng lực giao tiếp của bạn có thể làm thăng tiến hay hủy hoại sự nghiệp của bạn. Cẩm nang: Kỹ năng giao tiếp tối ưu sẽ giúp bạn tạo được cho mình một nền tảng vững chắc trong thương trường bằng cách học hỏi 24 bài học ngắn gọn, súc tích hướng dẫn bạn các phương pháp giao tiếp với đồng nghiệp, với các cấp quản lý, và nhân viên, giúp họ tăng năng suất và tiềm năng thành công trong công việc.
Bài 1: GIAO TIẾP CẦN THẬN TRỌNG
![[separate]](https://kenhsinhvien.vn/images/misc/separate.gif "Tập thể dục cho mắt một tẹo rồi đọc tiếp hen^^")
Bài 2: KẾT NỐI MỌI NGƯỜI
Bài 3: QUẢN LÝ SỰ NHẬN THỨC
Bài 4: CHỌN LỰA NGÔN TỪ MỘT CÁCH THẬN TRỌNG.
Bài 5: ĐIỀU CHỈNH GIỌNG NÓI
Nếu bạn biết cách điểu chỉnh giọng nói một cách khéo léo, hiệu quả, bạn sẽ tạo ra được những phản ứng như mong đợi. Trong lúc trò chuyện trực tiếp, giọng nói có tầm quan trọng gấp ba lần ngôn ngữ mà bạn đang sử dụng. Khi nói điện thoại, tầm quan trọng của giọng nói có tăng hơn rất nhiều. Chúng ta có thể thay đổi tốc độ, cường độ, âm lượng, và giọn nói của mình. Những đặc điểm này tùy theo hoàn cánh khác nhau có thể biến đổi. Điều này là tất nhiên nhưng bạn nên có gắng điều khiển giọng nói của mình để đạt mục tiêu khi giao tiếp.
Nếu bạn nói quá nhanh, ngừoi ta sẽ nghĩ bạn đang run hoặc đang vội. Nói quá nhanh có thể dẫn đến ình huống người ta sẽ nghĩ bạn không có thời gian cho họ. Khi bạn nói nhanh, mọi người có thể sẽ không lắng nghe bạn và nghĩ rằng bạn không muốn họ hiểu những gì mình nói.
Còn nếu bạn nói quá chậm, mọi ngừoi sẽ nghĩ bạn suy nghĩ chậm hoặc nếu bạn phát âm từng từ, họ sẽ nghĩ bạn đang có thái độ trịnh thượng, ta đây.
Giọng nói the thé (có nhiếu chất"treble" quá) sẽ khiến mọi người nghĩ bạn không được chín chắn. Giọng nói quá trầm (có nhiều chất "bass") sẽ khiến mọi người nghĩ rằng bạn chỉ muốn nói cho mình bạn nghe. Đa số mọi người đều nghĩ rằng giọng nói có thể hiện cá tính của một người. Gióng nói mạnh mẽ và ngân vang thường tạo ra ấn tượng rằng người nói có một cá tính kiên định, một lập trường vững chắc, một nhân cách trưởng thành. Hãy biết điều tiết âm lượng của bạn theo từng hoàn cảnh. Khi bạn nói chuyện trực tiếp với một ngừoi và đang ngồi sát bên anh ta, hãy giảm bớt "volume" (âm lượng) của mình. Nếu bạn nói vói một nhóm người trong một căn phòng lớn nhưng không có micre, hãy cao giọng lên. Trong những tình huống giao tiếp bình thường, nói lớn tiếng thường không tạo ra những thiện cảm, thậm chí còn bì xem là có tính khí dữ dằn, nhưng khi nói năng nhỏ nhẹ quá thì người nói (nếu là đàn ông) lại bị xem là nhút nhát và thiếu tự tin.
Giọng nói có thể đưa người khác vào tâm trạng thoải mái hay ngược lại, vào trạng thái phòng thủ. Một giọng gay gắt, hay cảnh giác hoặc trịnh thượng, hay mang tính khiêu khích hoặc đe dọa, hya có ý mỉa mai châm biếm, đều gay tác động tiêu cực. Nếu bạn nói với mọi người bằng các kiểu giọng như trên, một số họ sẽ làm y như vậy. Rồi bạn sẽ phải trả giá khi các mối tương quan bị gãy đổ do những giọng điệu gây thương tổn và phá hoại tinh thần hợp tác.
Sau đây là ba gợi ý để nâng cao chất lượng giọng nói của bạn:
Nói vừa phải với sự điều chỉnh giọng khác nhau trong mỗi tình huống: "Vừa phải" có nghĩa là tốc độ nói không quá nhanh cũng không quá chậm, cường độ cũng không quá cao cũng không quá thấp, âm lượng cũng không quá to cũng không quá nhỏ và giọng nói phải từ tốn và điều tĩnh.
Thay đổi tốc độ, cường độ, âm lượng và giọng nói của bạn một cách thích hợp: Cần tránh nói giọng đều đều. Điều chỉnh giọng nói của bạn sao cho bạn có thể biểu lộ cảm xúc của mình.
Biết sử dụng một phong cách diễn cảm để tạo hiệu quả: Một phong cách sinh động sẽ thu hút sự chú ý của mỗi người với những gì bạn đang nói. Hãy thấp giọng xuống, nói hậm rãi và rõ ràng khi bạn muốn nhấn mạnh ý nào đó và sau đó dừng lại ít giây. Những giây phút này rất có ý nghĩ vị bạn cần để thời gian cho người nghe "thấm" được những gì bạn nói.
Bài 6: TRUYỀN ĐẠT THÔNG ĐIỆU BẰNG CỬ CHỈ
Sự giao tiếp chỉ là một công cụ hết sức quan trọng trong việc tạo ra phản ứng của người nghe. Những cử động của bàn tay ánh mắt, nụ cười, tất cả những "ngôn ngữ cơ thể" (body language) này thường tạo ấn tượng còn mạnh mẽ hơn chính lời nói.. Những biểu hiện trên gương mặt của bạn sẽ khiến mọi người cảm thấy muốn đến với bạn hơn, khi đó họ mới thật sự tin tưởng bạn. Hãy nở nụ cười khi đến sở làm và khi bạn chào mọi người. Hãy có thái độ giống như bạn thật sự vui khi làm việc với họ. Hãy cho mọi người biết bạn thật sự thích thú khi giao tiếp với họ. hãy phát huy việctéếp xúc bằng mắt một cách thích hợp. Hãy thể hiện qua mắt những gì bạn đang cảm nhận. Hãy tạo ra cảm nhận tin cậy. Một đôi mắt láo liên nhiều dễ gay nên cảm nhận tiêu cực. Đừng nhìn ra nơi khác quá lâu khi người khác đang nói vì bạn sẽ khiến họ nghĩ rằng bạn đang chán ngấy cuộc nói chuyện.
Đừng gật đầu nếu bạn không đồng ý, Đừng vô tình có những cử chỉ hay thái độ dễ gây hiểu lầm (nhìn đồng hồ chẳng hạn).
Hãy làm cho việcgiap tiếp bằng ngôn ngữ hiệu quả hơn bằng cách sử dụng kèm theo những điệu bộ, cử chỉ khi nói. Khi cần nhấn mạnh một điều nào đó nên có một cử chỉ phù hợp kèm theo. Nhưng tối kị việc khoa tay múa chân quá nhiều trong khi nội dung lời nói thì rỗng tuếch. Nên tránh những cửa chỉ có nghĩa phủ định. Và nên nhớ rằng đừng dùng nón tay chỉ thẳng vào mặt người khác đây là hành vi "công kích" người đối diện.Đừng vặn tay hoặc nghịch những món đồ trang sức hay mân mê quần áo hoặc những vật dụng trên bàn làm việc vì điều này khiến người ta nghĩ bạn đang sốt ruột hoặc mất kiên nhẫn.
Nên nói chuyện mang tầm mắt nhau. hãy ngồi khi người khác đã an tọa. Nếu đối phương ngồi mình lại đứng thì cử chỉ đó bị xem là có thái độ áp đảo. Luôn thể hiện sự thích thú và lắng nghe người khác khi giap tiếp và điều đặc biệt ban nên nhớ là đứng hay ngồi cũng phải ngay nắng, chững chạc, trong thoải mái, tự tin nhưng cũng đừng quá cứng nhắc, căng thẳng và trịnh trọng.
Khi bạn muốn nhấn mạnh một ý hoặc muốn thể hiện sự thích thú với những gì người khác đang trình bày, hãy rướn người về phía trước (phía người đối diện) một tí nhưng đừng chồm quá sát. hãy tôn trọng "khoảng không gian thoải mái" (comfort zone) của từng người - đây là khoảng không gian vừa đủ giữa bạn và người đối diện để không tạo ra cảm giác khó chịu nếu bạn ngồi quan sát. Khích thước của khoảng không gian này tùy thuộc vào từng người. Hãy cảm nhận người đối diện muốn khoảng không gian là bao nhiêu. Thông thường mức trung bình là một mét.
Cách ăn mặc và môi trường làm việc cũng truyền đạt một thông điệp trực quan về con người của bạn. Đặc biệt trong công sở hay cơ quan, công ti, nên tránh ăn mặc quá luộm thuộm, hở hang, cẩu thả. Cách trang trí trong phòng làm việc cũng nên trang nhã, đứng đắn, có tính chuyên nghiệp, nhưng cũng nên nhẹ nhàng, vui tươi, đừng nên quá nghiệm túc.
Sau đây là 3 gợi ý cho bạn trong việc xây dựng việc giao tiếp hiệu quả thông qua những công cụ biểu hiện trực quan:
Hãy xóa bỏ những suy nghĩ tiêu cực: Những người có suy nghĩ tiêu cực thường rất dẽ bị kích động, vì vật hãy cẩn trọng trong việc giao tiếp với họ bằng cử chỉ. Đừng bộc lộ sự nóng giận của mình. Khuyến khích đối thoại. Hãy đặt những câu hỏi để lấy được ý kiến từ họ. Lắng nghe một cách chăm chú.
Mặc trang phục thích hợp: Nếu bạn không chắc chắn về trang phục của mình có phù hợp, hãy nhìn phục trang của sấp mình hoặc sếp trên mình 2 cấp. Nếu bạn muốn trở thành giống như họ trong tương lai, hãy xây dựng cảm nhận của người xung quanh rằng bạn cũng giống như họ về tác phong, tư cách và cách ăn mặc. Hãy tạo cho mình 1 phong cách ăn mặc và khi nhìn vào ngay cả "sếp" của bạn cũng nghĩ rằng bạn xứng đáng với vị trí cao hơn.
Cử chỉ của bạn phải ăn khớp với nội dung phát biểu: Thông điệp sẽ trở nên lẫn lộn nếu lời nói và củ chỉ không thống nhất. Lời nói mau thuẫn với củ chỉ sẽ làm giảm đi rất nhiều sự tin tưởng của đối phương và khiến họ lúng túng không biết bạn muốn gì. Giap tiếp sẽ hẹệu quả hơn bằng cách tạo sự thống nhất gữa lời nói và cử chỉ.
Bài 1: GIAO TIẾP CẦN THẬN TRỌNG
Giao tiếp chưa bao giờ có tốc độ nhanh hơn hiện nay, và cũng dễ dàng hơn xưa rất nhiều. Chúng ta có điện thoại di động, máy nhắn tin, hội thư thoại, e-mail, fax, tổ chức hội thảo từ xa (videoconferencing), và các phòng "chat"; qua mạng internet. Với tất cả các phương tiện cộng nghệ nói trên, giờ đây chúng ta có thể giao tiếp với hầu như bất kỳ ai, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Nhưng có thật là chúng ta có thể giao tiếp tốt hơn? Trong công sở, trường học or các nhốm hội thảo những nhóm làm việc thường xuyên cãi cọ, xung đột chỉ vì năng lực giao tiếp quá kém. Đương nhiên ngộ nhận phải xảy ra. Thông tin sai lạc được phổ biến, lan rộng. Những vấn đề phát sinh. Những rắc rối nhân lên.
Đi đến đâu cũng thế, chúng ta đều gặp nhiều vấn đề đến nỗi chúng ta phải đồng ý với lời một nhân vật phát biểu trong cuốn phim kinh điển "Cool Hand Luke": Tất cả mọi vấn đề chỉ là do giao tiếp quá kiếm mà ra. Và quả thật nhiều thất bại của chúng ta đều bắt nguồn từ năng lực giao tiếp quá yếu kém. Chưa bao giờ vấn đề cải thiện năng lực giao tiếp để thành công lại quan trọng như hiện nay. Giải pháp với nhiều vấn đề nghiêm trọng đáng lý ra không đáng nảy sinh chính là nâng cao khả năng tương tác với người khác - cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn. Để quản lý tốt, chúng ta cần giao tiếp tốt. Đơn giản chỉ có thể. Quản lý suy cho cùng chính là làm việc với mọi người, giúp đỡ họ hoàn thiện nhiệm vụ của mình, giúp đỡ họ hợp tác với chúng ta và cùng thành công với chúng ta.
Mục tiêu của giao tiếp đơn giản chi là tạo ra, duy trì và phát triển mối quan hệ kết nối giữa người với người. Và không phải chỉ có một mình bạn. Vì bạn quản lý con người, bạn có cơ hội ứng dụng công tác quản lý thông qua việc từ mình làm gương cho cấp dưới. Dù muốn dù không, mọi cử chỉ , hành vi của bạn luôn luôn là 1 tấm giương cho cáp dưới soi vào. Những nhân viên đó kỳ vọng nhiều ở bạn vì bạn chính là "sếp" của họ. Và đặc biệt là họ cho rằng đã là "sếp" thì phải ăn nói cho ra trò. Nếu bạn ăn nói giỏi, bạn sẽ là động lực cho các nhân viên của mình giao tiếp tốt hơn. Còn nếu bạn ăn nói quá kém, các nhân viên của bạn cũng sẽ tiếp thu điều đó, nghĩa là khả năng giao tiếp của họ cũng sẽ trượt dốc. Và các giao tiếp của họ có khi sẽ được sử dụng với chính bạn nữa.
Hãy đọc những dòng này với 1 trí tuệ mở rộng và 1 tâm hồn thông thoáng. Hãy áp dụng ngay những điều bạn đã đọc và đã hỏi. Bạn chắc chắn sẽ giao tiếp ngày càng hiệu quả hơn.
Đi đến đâu cũng thế, chúng ta đều gặp nhiều vấn đề đến nỗi chúng ta phải đồng ý với lời một nhân vật phát biểu trong cuốn phim kinh điển "Cool Hand Luke": Tất cả mọi vấn đề chỉ là do giao tiếp quá kiếm mà ra. Và quả thật nhiều thất bại của chúng ta đều bắt nguồn từ năng lực giao tiếp quá yếu kém. Chưa bao giờ vấn đề cải thiện năng lực giao tiếp để thành công lại quan trọng như hiện nay. Giải pháp với nhiều vấn đề nghiêm trọng đáng lý ra không đáng nảy sinh chính là nâng cao khả năng tương tác với người khác - cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn. Để quản lý tốt, chúng ta cần giao tiếp tốt. Đơn giản chỉ có thể. Quản lý suy cho cùng chính là làm việc với mọi người, giúp đỡ họ hoàn thiện nhiệm vụ của mình, giúp đỡ họ hợp tác với chúng ta và cùng thành công với chúng ta.
Mục tiêu của giao tiếp đơn giản chi là tạo ra, duy trì và phát triển mối quan hệ kết nối giữa người với người. Và không phải chỉ có một mình bạn. Vì bạn quản lý con người, bạn có cơ hội ứng dụng công tác quản lý thông qua việc từ mình làm gương cho cấp dưới. Dù muốn dù không, mọi cử chỉ , hành vi của bạn luôn luôn là 1 tấm giương cho cáp dưới soi vào. Những nhân viên đó kỳ vọng nhiều ở bạn vì bạn chính là "sếp" của họ. Và đặc biệt là họ cho rằng đã là "sếp" thì phải ăn nói cho ra trò. Nếu bạn ăn nói giỏi, bạn sẽ là động lực cho các nhân viên của mình giao tiếp tốt hơn. Còn nếu bạn ăn nói quá kém, các nhân viên của bạn cũng sẽ tiếp thu điều đó, nghĩa là khả năng giao tiếp của họ cũng sẽ trượt dốc. Và các giao tiếp của họ có khi sẽ được sử dụng với chính bạn nữa.
Hãy đọc những dòng này với 1 trí tuệ mở rộng và 1 tâm hồn thông thoáng. Hãy áp dụng ngay những điều bạn đã đọc và đã hỏi. Bạn chắc chắn sẽ giao tiếp ngày càng hiệu quả hơn.
"Khi bạn đang trong cương vị lành đạo - cho dù chỉ là một đội trưởng
bán hàng hay 1 tổng giáo đốc, 1 nhóm trưởng - thì bạn chính là 1 khuôn mẫu
hành vi cho nhân viên. Cấp dưới của bạn xem bạn là thần tượng và sẽ tiếp thu
ảnh hưởng của bạn"
bán hàng hay 1 tổng giáo đốc, 1 nhóm trưởng - thì bạn chính là 1 khuôn mẫu
hành vi cho nhân viên. Cấp dưới của bạn xem bạn là thần tượng và sẽ tiếp thu
ảnh hưởng của bạn"
Bài 2: KẾT NỐI MỌI NGƯỜI
Nếu bạn là 1 quản lý, hầu hết mọi hoạt động của bạn đều liên quan đến giao tiếp. Hiệu quả giao tiếp của bạn phụ thuộc vào kỹ năng quan hệ với người khác. 4 nhân tố dưới đây, với tầm quan trọng ngày càng tăng, tạo nên 1 kỹ năng quan hệ mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải có
Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn tùy theo từng đối tượng cụ thể. Hãy chỉnh sửa phong cách giao tiếp của bạn sao cho phù hợp với phong cách mà đối phương ưa thích nhất, như thế mới đem lại hiệu quả tối đa.
Đừng "dán nhãn" cho người khác:Việc "dán nhãn" cho người khác (cô này là chúa lắm mồm, anh kia là vua keo bẩn...) ảnh hưởng đến việc bạn suy nghĩ về người khác như thế nào, tiếp cận với họ ra sao và chi phối phương thực giao tiếp của bạn. Ví dụ: nếu bạn nghĩ về một người là "kẻ chuyên gây ra rắc rối" bạn sẽ có ý nghĩ không tốt về người đó (chắc chắn rồi) và điều này sẽ ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp của bạn với người đó (có thái độ, khinh thường ...). Ngoài ra người ta co khuynh hướng sống tốt hơn, hay tệ hại đi dựa theo những kỳ vọng của bạn về họ.
Xây dựng niềm tin bằng cách thể hiẹn tính nhất quán trong lời nói và việc làm: Chúng ta thường tin tưởng người nào có hành động nhất quán với lời nói của họ. Bạn nhất quán đến mức nào? Hãy lấy 1 tờ giấy trắng ra và viết lên đó: "Mọi người có thể tin tưởng tôi về việc...". Hãy liệt kê các việc làm của bản thân mà bạn cho rằng luôn luôn nhất quán. Những hành động nào theo bạn sẽ tạo ra sự tin cậy? Những hành động nào sẽ phá hủy sự tin cậy đó?
Tránh sử dụng phong cách quản lý theo kiểu "cao bồi Mỹ": Phong cách ra lện và chỉ huy không còn phù hợp với cách quản lý ngày nay. Muốn đạt kết quả tốt chúng ta phải biết khuyến khích tinh thân hợp tác thay vì ra lệnh cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn phải đứng ra nhận lãnh trách nhiệm và nhân viên sẽ làm theo sự chỉ đạo của bạn trong những tình huống khẩn cấp hay có khủng hoảng.
- Kỹ thuật: "Bất cứ khi nào có mọt loại hình kỹ thuật mới được du nhập vào xã hội, chắc chắn sẽ xuất hiện sự phản ứng của con người để tạo ra 1 đối trọng, nghĩa là mức độ kết nối nhờ đó sẽ được nâng lên."
- Áp lực thời gian: Chúng ta làm việc nhiều hơn nhưng với khoảng thời gian ít hơn bằng cách làm nhiều công việc cùng 1 lúc. Nhưng đừng để bạn rơi vào tình huống do chúi đầu vào nhiều công việc quá nên chẳng còn hơi sức đâu để ý đến nhân viên, do đó ko thể giao tiếp với họ một cách hoàn thiện, chính xác và hiệu quả.
- Sự đa dạng: Có ngày càng nhiêu sự khác biệt giữa các nhân viên - tuổi tác, giới tính, chủng tộc, văn hóa, tôn giáo, ngôn ngữ và cả lối sống nữa. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong giao tiếp, bạn nên lưu ý đến những đặc điểm khác biệt đó.
- Trách nhiệm pháp lý: Đã có rất nhiều vụ việc hai bên phải vác chiếu ra hầu tòa trong khi chúng có thể được dàn xếp 1 cách ổn thỏa nếu như nhà quản lý biết cách giải quyết ngay từ lúc những vấn đề đó mới bắt đầu nảy sinh. Điều này đòi hỏi năng lực giao tiếp hiệu quả.
- Tiếp cận với thái độ lạc quan. Hãy tỏ ra vui vẻ và lịch thiệp. Lúc nào cũng trong tư thế chuẩn bị sẵn sáng. Có thái độ trân trọng biết điều và tự tin.
Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn tùy theo từng đối tượng cụ thể. Hãy chỉnh sửa phong cách giao tiếp của bạn sao cho phù hợp với phong cách mà đối phương ưa thích nhất, như thế mới đem lại hiệu quả tối đa.
Đừng "dán nhãn" cho người khác:Việc "dán nhãn" cho người khác (cô này là chúa lắm mồm, anh kia là vua keo bẩn...) ảnh hưởng đến việc bạn suy nghĩ về người khác như thế nào, tiếp cận với họ ra sao và chi phối phương thực giao tiếp của bạn. Ví dụ: nếu bạn nghĩ về một người là "kẻ chuyên gây ra rắc rối" bạn sẽ có ý nghĩ không tốt về người đó (chắc chắn rồi) và điều này sẽ ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp của bạn với người đó (có thái độ, khinh thường ...). Ngoài ra người ta co khuynh hướng sống tốt hơn, hay tệ hại đi dựa theo những kỳ vọng của bạn về họ.
Xây dựng niềm tin bằng cách thể hiẹn tính nhất quán trong lời nói và việc làm: Chúng ta thường tin tưởng người nào có hành động nhất quán với lời nói của họ. Bạn nhất quán đến mức nào? Hãy lấy 1 tờ giấy trắng ra và viết lên đó: "Mọi người có thể tin tưởng tôi về việc...". Hãy liệt kê các việc làm của bản thân mà bạn cho rằng luôn luôn nhất quán. Những hành động nào theo bạn sẽ tạo ra sự tin cậy? Những hành động nào sẽ phá hủy sự tin cậy đó?
Tránh sử dụng phong cách quản lý theo kiểu "cao bồi Mỹ": Phong cách ra lện và chỉ huy không còn phù hợp với cách quản lý ngày nay. Muốn đạt kết quả tốt chúng ta phải biết khuyến khích tinh thân hợp tác thay vì ra lệnh cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn phải đứng ra nhận lãnh trách nhiệm và nhân viên sẽ làm theo sự chỉ đạo của bạn trong những tình huống khẩn cấp hay có khủng hoảng.
"Năng lực giao tiếp giữa người với người chính là năng lực xậy dựng
những cầu nối. Khi bạn giao tiếp với cấu dưới, thủ trưởng, hay đồng nghiệp,
mục tiêp của phải là xây dựng được những cầu nối quan hệ tích cực để tạo
ra một môi trường làm việc hữu ích cho cả 2 bên."
những cầu nối. Khi bạn giao tiếp với cấu dưới, thủ trưởng, hay đồng nghiệp,
mục tiêp của phải là xây dựng được những cầu nối quan hệ tích cực để tạo
ra một môi trường làm việc hữu ích cho cả 2 bên."
Bài 3: QUẢN LÝ SỰ NHẬN THỨC
Việc nhận thức của mỗi người về đối phương có ảnh hưởng rất lớn trong việc giao tiếp. Để giao tiếp hiệu qua, bạn phải tìm hiểu xem người khác nhận thức về thông điệp của bạn như thế nào. Việc huấn luyện về giao tiếp thường đề cập tới hai vai trò; người chuyển tải thông điệp (sender) và người nhận thông đệp (receiver). Và có lẽ thuật ngữ "người nhận thức" - perceiver - sẽ là từ diễn đạt đúng nhất vì nó nhấn mạnh sự nhận thức là yếu tố quyết định trong bất cứ tình huống giao tiếp nào.
Khi bạn nói hoặc viết, khi bạn gởi 1 thong điệp đi và người khác nhận nó, thông điêp3 sẽ được xử lý tùy thuộc vào hệ qui chiết của người nhận (farame of reference) và cầu thành sự nhận thức của họ. Hệ qui chiếu được hình thành từ các yêu cố sau:
Sự nhận thức có tácđộng mạnh mẽ hơn sự thật. Chúng ta phản ứng lại với những thông đệp dựa trên những gì chúng ta có là đúng hơn là dựa trên những sự kiện thật sự đúng. Nếu sự thật khác với sự nhận thức của chúng ta, thì sự nhận thức ấy sẽ thắng. Chúng ta phản ứng lại một vấn đề dựa theo cảm giác và cách hiểu của chúng ta. Quản lý là việc dùng người sao cho đạt được kết quả mình mong muốn. Nhân viên thường có khuynh hướng sẽ làm việc hết khả năng nếu họ có được sự nhân thức tích cự đới với những thông điệp mà bạn đưa ra.
Bạn không biết người khác đang nghĩ gì - và bạn cũng không thể điều khiển suy nghĩ của người khác. Bạn không thể làm chủ được việc người khác lý giải thông điệp bạn đưa ra như thế nào. Nhưng bạn có thể điền chỉnh được phong cách giao tiếp của chính bản thân mình - bằng văn bản, lời nói, hay dùng hình ảnh minh họa. Khi bạn càng hiểu hệ qui chiếu của người khác, bạn càng giao tiếp hiệu quả hơn. hãy thử làm theo 3 lời khuyên sau:
Chuyển thông điệp đúng lúc: Thời điểm quyết định tất cả. Cảm xúc làm ảnh hưởng đến việc nhận thức một vần đề. Nếu bạn có ý định xin ai một cái gì hoặc chuẩn bị đề cập đến một đề tại nhạy cảm, hãy ngừn ngay lại khi người đối diện bạn đang trong tâm trạng bực bội. Hãy chờ đến lúc người đối diện bạn cảm thấy thoải mái vì khi ấy họ sẽ dễ dàng chấp nhận những yêu cầu của bạn hơn.
Hãy bắt đầu từ quan điểm của đối phương: Cấp quản lý và nhân viên thường khác nhau về cách nhìn nhận một vấn đề - lại một yếu tố khác làm ảnh hưởng đến sự nhận thức. Nhân viên thường có một nhận thức không chính xác về một vấn đề nào đó chỉ vì họ không có được một lầm nhìn bao quát toàn bộ sự việc như cấp quản lý. Bạn cần phải giao tiếp dựa trên quan điểm của nhân viên trước và giúp họ dần dần nhận ra được hoàn cảnh vấn đề.
Hãy có thái độ tế nhị đối với những điểm dị biệt cá nhân: Chúng ta ai cũng có nhưng điểm khác nhau về tuổi tác, giới tính, sắc tộc, văn hóa, quan điểm chính trị, tôn giáo, ngôn ngữ, cách sống ... Hãy hận trọng đối với những sự khác biệt này vì nó có thể làm ảnh hưởng đến việc người khác hiểu về bạn và thông điệp của bạn như thế nào. Hãy chú tâm đến lời nói, giọng nói, thái độ, cử chỉ và kiểu cách của mình.
Khi bạn nói hoặc viết, khi bạn gởi 1 thong điệp đi và người khác nhận nó, thông điêp3 sẽ được xử lý tùy thuộc vào hệ qui chiết của người nhận (farame of reference) và cầu thành sự nhận thức của họ. Hệ qui chiếu được hình thành từ các yêu cố sau:
- Thái độ
- Niềm tin
- Văn hóa
- Trình độ học vấn
- Cảm xúc
- Kinh nghiệm
- Giới tính
Sự nhận thức có tácđộng mạnh mẽ hơn sự thật. Chúng ta phản ứng lại với những thông đệp dựa trên những gì chúng ta có là đúng hơn là dựa trên những sự kiện thật sự đúng. Nếu sự thật khác với sự nhận thức của chúng ta, thì sự nhận thức ấy sẽ thắng. Chúng ta phản ứng lại một vấn đề dựa theo cảm giác và cách hiểu của chúng ta. Quản lý là việc dùng người sao cho đạt được kết quả mình mong muốn. Nhân viên thường có khuynh hướng sẽ làm việc hết khả năng nếu họ có được sự nhân thức tích cự đới với những thông điệp mà bạn đưa ra.
Bạn không biết người khác đang nghĩ gì - và bạn cũng không thể điều khiển suy nghĩ của người khác. Bạn không thể làm chủ được việc người khác lý giải thông điệp bạn đưa ra như thế nào. Nhưng bạn có thể điền chỉnh được phong cách giao tiếp của chính bản thân mình - bằng văn bản, lời nói, hay dùng hình ảnh minh họa. Khi bạn càng hiểu hệ qui chiếu của người khác, bạn càng giao tiếp hiệu quả hơn. hãy thử làm theo 3 lời khuyên sau:
Chuyển thông điệp đúng lúc: Thời điểm quyết định tất cả. Cảm xúc làm ảnh hưởng đến việc nhận thức một vần đề. Nếu bạn có ý định xin ai một cái gì hoặc chuẩn bị đề cập đến một đề tại nhạy cảm, hãy ngừn ngay lại khi người đối diện bạn đang trong tâm trạng bực bội. Hãy chờ đến lúc người đối diện bạn cảm thấy thoải mái vì khi ấy họ sẽ dễ dàng chấp nhận những yêu cầu của bạn hơn.
Hãy bắt đầu từ quan điểm của đối phương: Cấp quản lý và nhân viên thường khác nhau về cách nhìn nhận một vấn đề - lại một yếu tố khác làm ảnh hưởng đến sự nhận thức. Nhân viên thường có một nhận thức không chính xác về một vấn đề nào đó chỉ vì họ không có được một lầm nhìn bao quát toàn bộ sự việc như cấp quản lý. Bạn cần phải giao tiếp dựa trên quan điểm của nhân viên trước và giúp họ dần dần nhận ra được hoàn cảnh vấn đề.
Hãy có thái độ tế nhị đối với những điểm dị biệt cá nhân: Chúng ta ai cũng có nhưng điểm khác nhau về tuổi tác, giới tính, sắc tộc, văn hóa, quan điểm chính trị, tôn giáo, ngôn ngữ, cách sống ... Hãy hận trọng đối với những sự khác biệt này vì nó có thể làm ảnh hưởng đến việc người khác hiểu về bạn và thông điệp của bạn như thế nào. Hãy chú tâm đến lời nói, giọng nói, thái độ, cử chỉ và kiểu cách của mình.
"Tất cả mọi sự qui vào sự nhận thức
Hãy ìm cách quản lý điều đó!"
Tom peters - The pursuit of Wow!
Tom peters - The pursuit of Wow!
Bài 4: CHỌN LỰA NGÔN TỪ MỘT CÁCH THẬN TRỌNG.
Trong lúc giao tiếp mộ số từ ngữ có khả năng tạo ra một phản ứng mạnh mẽ nào đó. Khi viết lách việc chọn từ cũng như phong cách thể hiện là các yếu tố quan trọng hàngđầu.
Khi giao tiếp qua điện thoại thì giọng nói đóng vai trò quyết định. Khi giao tiếp trực tiếp cử chỉ là quan trong nhất, kế đến là giọng nói và cuối cùng là những từ ngữ được sử dụng.Chúng ta thường sử dụng nhiều từ ngữ mà không hề quan tâm đến ảnh hưởng của chúng đối với người nghe. Chúng ta nên tránh dùng những từ ngữ gây phản cảm và cả những phản ứng mạnh, ví dụ như:
- Những từ ngữ có tính chất ra lệnh như: "Anh phải làm thế này..."; "Tôi yêu cầu anh..."; và "Anh nên làm kiểu này...hơn là làm kiểu khác..." - sẽ khiến cho người khác cảm thấy không còn sự lựa chọn nào nữa.
- Những từ ngữ làm hạ giá người khác như: ngu xuẩn, ngốc, ngớ ngẩn, cá trớn - những kiểu dùng từ như vậy chắc chắn sẽ xúc phạm đến người khác. Họ sẽ mất tinh thân và nản chí.
- Những từ ngữ có tính cách phân biệt đối xử - những ám chỉ không hay về tuổi tác, giới ính, chủng tộc, sắc tộc, tôn giáo, chính rị, người khuyết tật... tất cả điều sai và thậm chí sai luật.
- Những ngôn từ tục tĩu hoàn toàn không phù hợp trong môi trường làm việc, đặc biệt đối với cấp quản lý.
- Những từ ngữ tiêu cực - như "không" và "không thể"sẽ làm cho người nghe sẽ thấy khó chịu và thật vọng. Hãy cố gắng dùng những từ tích cực hơn cho dù chúng ta có truyền đạt những thông điệp ko tôt.
Phương châm khôn ngoan nhất trong giao tiếp là bạn hẫy nhớ rằng "Anh quan trọng hơn tôi". Con người ta ai cũng muốn mình là nhất, là "trung tâm của vũ trụ". Vì vậy hãy đặt mình vào vị trí của người khác. Thay vì nói "Tô rất hài lòng vì những gì anh đã làm" thì hãy nói "Anh hoàn thành thật xuất sắc công việc của mình". Thay vì nói "Tôi có 1 ý tưởng này rất hay" thì hãy nói "Chắc anh sẽ thích ý kiến này của tôi"... Sau đây là 3 phương châm hướng dẫn khi giao tiếp:
Dùng từ ngữ đơn giản và dễ hiểu: Hãy đi thẳng vào vấn đề và hãy làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu. Đừng nói vòng vo, đừng dùng những từ quá tế nhị, quá bóng gió như thể bạn mún tránh vấn đề mà mình cần đề cập.
Cụ thể và rõ ràng: Tránh những từ mà mỗi người hiểu theo một cách, hạn chế như một số, nhiều, thường thường, hiếm khi, đáng kể, chút ít, càng sớm càng tốt, ... Và cũng nên tránh dùng những từ mang tính tuyệt đối như chẳng có cái gì, không bao giờ và luôn luôn trừ khi bạn thực sự muốn nhấn mạnh điều gì đó. Cách nói chung chung thông thường chỉ thể hiện mộ điều là người sử dụng ngôn ngữ quá lười biếng trong việc tự duy.
Hãy lịch sự: Để quản lý được nhận thức của đối phương, bạn không chỉ quan tâm đến việc người khác có chấp nhận thông điệp của bạn hay không, mà còn phải nghĩ đến chuyện họ có chấp nhận con người bạn hãy không nữa. Bạn sẽ tạo ra được nhiều ấn tượng tích cực hơn bằng những lời lẽ và thái độ lịch sự. hãy sử dụng những từ tuy đơn giản nhưng rất hiệu quả như cảm ơn, xin vui lòng, không có chi, tôi có thể ... và xin phép anh. Hãy nói với một nụ cười tươi tắn và nét mặt vui vẻ, chân thành.
"Khi có sự khác biệt giữa điều mọi người cho là đúng và cái đúng thật sự,
thì cái nào quan trong hơn? Điều mà mọi người cho là đúng là quan trọng hơn.
Nhận thức của mộ người chính là chân lý của họ. Và mọi thú khác sẽ bị xem
là sai lầm hay giả dối."
Nhận thức của mộ người chính là chân lý của họ. Và mọi thú khác sẽ bị xem
là sai lầm hay giả dối."
Bài 5: ĐIỀU CHỈNH GIỌNG NÓI
Nếu bạn biết cách điểu chỉnh giọng nói một cách khéo léo, hiệu quả, bạn sẽ tạo ra được những phản ứng như mong đợi. Trong lúc trò chuyện trực tiếp, giọng nói có tầm quan trọng gấp ba lần ngôn ngữ mà bạn đang sử dụng. Khi nói điện thoại, tầm quan trọng của giọng nói có tăng hơn rất nhiều. Chúng ta có thể thay đổi tốc độ, cường độ, âm lượng, và giọn nói của mình. Những đặc điểm này tùy theo hoàn cánh khác nhau có thể biến đổi. Điều này là tất nhiên nhưng bạn nên có gắng điều khiển giọng nói của mình để đạt mục tiêu khi giao tiếp.
Nếu bạn nói quá nhanh, ngừoi ta sẽ nghĩ bạn đang run hoặc đang vội. Nói quá nhanh có thể dẫn đến ình huống người ta sẽ nghĩ bạn không có thời gian cho họ. Khi bạn nói nhanh, mọi người có thể sẽ không lắng nghe bạn và nghĩ rằng bạn không muốn họ hiểu những gì mình nói.
Còn nếu bạn nói quá chậm, mọi ngừoi sẽ nghĩ bạn suy nghĩ chậm hoặc nếu bạn phát âm từng từ, họ sẽ nghĩ bạn đang có thái độ trịnh thượng, ta đây.
Giọng nói the thé (có nhiếu chất"treble" quá) sẽ khiến mọi người nghĩ bạn không được chín chắn. Giọng nói quá trầm (có nhiều chất "bass") sẽ khiến mọi người nghĩ rằng bạn chỉ muốn nói cho mình bạn nghe. Đa số mọi người đều nghĩ rằng giọng nói có thể hiện cá tính của một người. Gióng nói mạnh mẽ và ngân vang thường tạo ra ấn tượng rằng người nói có một cá tính kiên định, một lập trường vững chắc, một nhân cách trưởng thành. Hãy biết điều tiết âm lượng của bạn theo từng hoàn cảnh. Khi bạn nói chuyện trực tiếp với một ngừoi và đang ngồi sát bên anh ta, hãy giảm bớt "volume" (âm lượng) của mình. Nếu bạn nói vói một nhóm người trong một căn phòng lớn nhưng không có micre, hãy cao giọng lên. Trong những tình huống giao tiếp bình thường, nói lớn tiếng thường không tạo ra những thiện cảm, thậm chí còn bì xem là có tính khí dữ dằn, nhưng khi nói năng nhỏ nhẹ quá thì người nói (nếu là đàn ông) lại bị xem là nhút nhát và thiếu tự tin.
Giọng nói có thể đưa người khác vào tâm trạng thoải mái hay ngược lại, vào trạng thái phòng thủ. Một giọng gay gắt, hay cảnh giác hoặc trịnh thượng, hay mang tính khiêu khích hoặc đe dọa, hya có ý mỉa mai châm biếm, đều gay tác động tiêu cực. Nếu bạn nói với mọi người bằng các kiểu giọng như trên, một số họ sẽ làm y như vậy. Rồi bạn sẽ phải trả giá khi các mối tương quan bị gãy đổ do những giọng điệu gây thương tổn và phá hoại tinh thần hợp tác.
Sau đây là ba gợi ý để nâng cao chất lượng giọng nói của bạn:
Nói vừa phải với sự điều chỉnh giọng khác nhau trong mỗi tình huống: "Vừa phải" có nghĩa là tốc độ nói không quá nhanh cũng không quá chậm, cường độ cũng không quá cao cũng không quá thấp, âm lượng cũng không quá to cũng không quá nhỏ và giọng nói phải từ tốn và điều tĩnh.
Thay đổi tốc độ, cường độ, âm lượng và giọng nói của bạn một cách thích hợp: Cần tránh nói giọng đều đều. Điều chỉnh giọng nói của bạn sao cho bạn có thể biểu lộ cảm xúc của mình.
Biết sử dụng một phong cách diễn cảm để tạo hiệu quả: Một phong cách sinh động sẽ thu hút sự chú ý của mỗi người với những gì bạn đang nói. Hãy thấp giọng xuống, nói hậm rãi và rõ ràng khi bạn muốn nhấn mạnh ý nào đó và sau đó dừng lại ít giây. Những giây phút này rất có ý nghĩ vị bạn cần để thời gian cho người nghe "thấm" được những gì bạn nói.
"Giọng nói là một công cụ hết sức mạnh mẽ. Phần lớn giọng nói của chúng ta còn
ẩn chứa rất nhiều tiềm năng mà chúng ta chưa khai thác hết . Hầu như bắt kỳ ai
cụng có thể nâng cao khả năng điều chỉnh giọng nói của mình để đạt hiệu quả tôi ưu"
ẩn chứa rất nhiều tiềm năng mà chúng ta chưa khai thác hết . Hầu như bắt kỳ ai
cụng có thể nâng cao khả năng điều chỉnh giọng nói của mình để đạt hiệu quả tôi ưu"
Sự giao tiếp chỉ là một công cụ hết sức quan trọng trong việc tạo ra phản ứng của người nghe. Những cử động của bàn tay ánh mắt, nụ cười, tất cả những "ngôn ngữ cơ thể" (body language) này thường tạo ấn tượng còn mạnh mẽ hơn chính lời nói.. Những biểu hiện trên gương mặt của bạn sẽ khiến mọi người cảm thấy muốn đến với bạn hơn, khi đó họ mới thật sự tin tưởng bạn. Hãy nở nụ cười khi đến sở làm và khi bạn chào mọi người. Hãy có thái độ giống như bạn thật sự vui khi làm việc với họ. Hãy cho mọi người biết bạn thật sự thích thú khi giao tiếp với họ. hãy phát huy việctéếp xúc bằng mắt một cách thích hợp. Hãy thể hiện qua mắt những gì bạn đang cảm nhận. Hãy tạo ra cảm nhận tin cậy. Một đôi mắt láo liên nhiều dễ gay nên cảm nhận tiêu cực. Đừng nhìn ra nơi khác quá lâu khi người khác đang nói vì bạn sẽ khiến họ nghĩ rằng bạn đang chán ngấy cuộc nói chuyện.
Đừng gật đầu nếu bạn không đồng ý, Đừng vô tình có những cử chỉ hay thái độ dễ gây hiểu lầm (nhìn đồng hồ chẳng hạn).
Hãy làm cho việcgiap tiếp bằng ngôn ngữ hiệu quả hơn bằng cách sử dụng kèm theo những điệu bộ, cử chỉ khi nói. Khi cần nhấn mạnh một điều nào đó nên có một cử chỉ phù hợp kèm theo. Nhưng tối kị việc khoa tay múa chân quá nhiều trong khi nội dung lời nói thì rỗng tuếch. Nên tránh những cửa chỉ có nghĩa phủ định. Và nên nhớ rằng đừng dùng nón tay chỉ thẳng vào mặt người khác đây là hành vi "công kích" người đối diện.Đừng vặn tay hoặc nghịch những món đồ trang sức hay mân mê quần áo hoặc những vật dụng trên bàn làm việc vì điều này khiến người ta nghĩ bạn đang sốt ruột hoặc mất kiên nhẫn.
Nên nói chuyện mang tầm mắt nhau. hãy ngồi khi người khác đã an tọa. Nếu đối phương ngồi mình lại đứng thì cử chỉ đó bị xem là có thái độ áp đảo. Luôn thể hiện sự thích thú và lắng nghe người khác khi giap tiếp và điều đặc biệt ban nên nhớ là đứng hay ngồi cũng phải ngay nắng, chững chạc, trong thoải mái, tự tin nhưng cũng đừng quá cứng nhắc, căng thẳng và trịnh trọng.
Khi bạn muốn nhấn mạnh một ý hoặc muốn thể hiện sự thích thú với những gì người khác đang trình bày, hãy rướn người về phía trước (phía người đối diện) một tí nhưng đừng chồm quá sát. hãy tôn trọng "khoảng không gian thoải mái" (comfort zone) của từng người - đây là khoảng không gian vừa đủ giữa bạn và người đối diện để không tạo ra cảm giác khó chịu nếu bạn ngồi quan sát. Khích thước của khoảng không gian này tùy thuộc vào từng người. Hãy cảm nhận người đối diện muốn khoảng không gian là bao nhiêu. Thông thường mức trung bình là một mét.
Cách ăn mặc và môi trường làm việc cũng truyền đạt một thông điệp trực quan về con người của bạn. Đặc biệt trong công sở hay cơ quan, công ti, nên tránh ăn mặc quá luộm thuộm, hở hang, cẩu thả. Cách trang trí trong phòng làm việc cũng nên trang nhã, đứng đắn, có tính chuyên nghiệp, nhưng cũng nên nhẹ nhàng, vui tươi, đừng nên quá nghiệm túc.
Sau đây là 3 gợi ý cho bạn trong việc xây dựng việc giao tiếp hiệu quả thông qua những công cụ biểu hiện trực quan:
Hãy xóa bỏ những suy nghĩ tiêu cực: Những người có suy nghĩ tiêu cực thường rất dẽ bị kích động, vì vật hãy cẩn trọng trong việc giao tiếp với họ bằng cử chỉ. Đừng bộc lộ sự nóng giận của mình. Khuyến khích đối thoại. Hãy đặt những câu hỏi để lấy được ý kiến từ họ. Lắng nghe một cách chăm chú.
Mặc trang phục thích hợp: Nếu bạn không chắc chắn về trang phục của mình có phù hợp, hãy nhìn phục trang của sấp mình hoặc sếp trên mình 2 cấp. Nếu bạn muốn trở thành giống như họ trong tương lai, hãy xây dựng cảm nhận của người xung quanh rằng bạn cũng giống như họ về tác phong, tư cách và cách ăn mặc. Hãy tạo cho mình 1 phong cách ăn mặc và khi nhìn vào ngay cả "sếp" của bạn cũng nghĩ rằng bạn xứng đáng với vị trí cao hơn.
Cử chỉ của bạn phải ăn khớp với nội dung phát biểu: Thông điệp sẽ trở nên lẫn lộn nếu lời nói và củ chỉ không thống nhất. Lời nói mau thuẫn với củ chỉ sẽ làm giảm đi rất nhiều sự tin tưởng của đối phương và khiến họ lúng túng không biết bạn muốn gì. Giap tiếp sẽ hẹệu quả hơn bằng cách tạo sự thống nhất gữa lời nói và cử chỉ.
"Cho dù là một cái gật dầu, hay đôi long mày nhíu lại, 1 nụ cười, hay một nét
cau có - tất cả nưững gì bạn làm đều là những tín hiệu truyền đi một thông điệp
cho đối phương và tạo ra những ấn tượng nhất định"
cau có - tất cả nưững gì bạn làm đều là những tín hiệu truyền đi một thông điệp
cho đối phương và tạo ra những ấn tượng nhất định"
Bài viết vẫn sẽ được cập nhật liên tục.
Chúng ta vừa trải qua 6 bài trong tổng số 24 bài học "Kỹ năng giao tiếp tối"
Chúc các bạn thành công!!!
Chúng ta vừa trải qua 6 bài trong tổng số 24 bài học "Kỹ năng giao tiếp tối"
Chúc các bạn thành công!!!
Hiệu chỉnh bởi quản lý:
