Từ sinh viên thực tập sợ file Excel đến tự dựng hệ thống AI Agent hỗ trợ quản trị 3 chi nhánh từ xa

Chào mọi người trên Kênh Sinh Viên,

Không biết ở đây có bạn nào mới ra trường hoặc đang đi thực tập mảng Vận hành (Operations) hay Digital Marketing mà từng rơi vào cảnh "ngợp" vì việc vặt giống mình năm ngoái không?

Hồi mới vào làm việc tại một chuỗi bán lẻ phụ kiện (có 1 cửa hàng tại Đà Nẵng và 2 chi nhánh ở tỉnh), nhiệm vụ mỗi sáng của mình là:

1. Nhắn tin nhắc từng chi nhánh gửi file Excel doanh thu hôm trước.
2. Ngồi cop nhặt từng con số, cộng trừ nhân chia và đối soát tồn kho xem bên nào thiếu, bên nào thừa.
3. Canh tin nhắn từ Zalo OA, Fanpage để phân loại khách hàng theo tỉnh rồi chuyển thông tin cho nhân sự phụ trách cơ sở đó.

Cứ nghĩ làm văn phòng là được tham gia vào các chiến lược tăng trưởng, ai ngờ ngày nào cũng ngập đầu từ 8h sáng đến 6h tối chỉ để nhập liệu thủ công. Lúc đó mình mới tự hỏi: "Tại sao mọi người đang nói rất nhiều về AI mà công ty mình vẫn phải làm việc bằng cơm vất vả thế này?"

Thế là mình bắt đầu mày mò tìm cách tự động hóa. Nhưng ban đầu mình cũng mắc sai lầm: tưởng là cứ mua tài khoản ChatGPT rồi đưa cho các bạn nhân viên ngồi gõ prompt là xong. Cách đó chỉ giải quyết được vài đoạn văn ngắn chứ không kết nối được dữ liệu giữa các phần mềm bán hàng với nhau.

Sau một thời gian tìm hiểu về các công cụ kéo thả không cần viết code (như n8n, Dify), mình đã thử nghiệm thiết lập một hệ thống trợ lý số tự động chạy việc giữa các cơ sở:

• Tự động gom báo cáo kinh doanh lúc 7h30 sáng: Hệ thống tự kết nối bảng dữ liệu của từng chi nhánh, tự động tính tỷ lệ tăng trưởng và gửi một tin nhắn báo cáo ngắn gọn kèm biểu đồ vào nhóm chat của ban quản lý trước giờ làm việc.
• Hỗ trợ trả lời khách hàng 24/7 theo khu vực: Tác tử AI tự động đọc hiểu câu hỏi của khách trên Fanpage, kiểm tra kho hàng tại chi nhánh gần nhất và báo giá chuẩn xác dựa trên file dữ liệu bảng giá nội bộ.
• Cảnh báo tồn kho tự động: Khi một cơ sở sắp hết mẫu hàng "hot", hệ thống tự kiểm tra các kho khác còn dư và xuất sẵn một phiếu đề xuất luân chuyển nội bộ để anh quản lý bấm duyệt.

Trong quá trình mày mò xây dựng luồng việc này, kim chỉ nam giúp mình hình dung rõ kiến trúc hệ thống chính là bài viết phân tích về mô hình agent toàn quốc tự động hóa vận hành do các chuyên gia tại học viện DNAI Academy chia sẻ. Bài viết chỉ rất rõ rằng đừng vội đụng vào công nghệ hay mua phần mềm đắt tiền, mà hãy vẽ rõ quy trình làm việc ra giấy (SOP) trước, phân quyền dữ liệu giữa các chi nhánh để tránh lộ thông tin và luôn cài đặt bước kiểm duyệt của con người trước khi gửi văn bản hay duyệt đơn.

Nhờ ứng dụng được luồng tự động này, mình đã cắt giảm được gần như 80% công việc nhập liệu cơ học, có thêm thời gian để nghiên cứu phân tích insight khách hàng và được sếp đánh giá rất cao trong kỳ đánh giá thử việc.

Các bạn sinh viên chuẩn bị đi làm nếu muốn tạo lợi thế cạnh tranh thì ngoài kỹ năng tin học văn phòng thông thường, rất nên tìm hiểu thêm về tư duy xây dựng quy trình tự động hóa b