Quản lý chuỗi cửa hàng – Tưởng không dễ mà dễ không tưởng

Hình thức chuỗi cửa hàng chưa bao giờ là hết hot, tuy nhiên do đặc thù của hình thức này mà khó khăn người quản lý gặp phải cũng không hề ít. Ở bài viết này, Cloudify sẽ cùng bạn đọc tìm ra hướng giải quyết tối ưu cho những vấn đề mà chủ các chuỗi cửa hàng phải đau đầu.

Chuỗi cửa hàng là gì?​

Chuỗi cửa hàng là một hệ thống các cửa hàng bán lẻ kinh doanh một hoặc một nhóm mặt hàng của một chủ thể. Một hệ thống thường có hai hoặc nhiều hơn hai cửa hàng được quản lý tập trung. Hình thức này rất phổ biến trên thế giới, tại Việt Nam có thể kể đến một số chuỗi cửa hàng như: Thế giới di động, Điện máy xanh, Circle K… Thông thường việc quản lý cả một chuỗi cửa hàng thường trở nên khó khăn nên việc sử dụng các phần mềm bán lẻ là cần thiết. Việc áp dụng phần mềm sẽ giúp chuôi cửa hàng bán lẻ giảm được chi phí và tối uuw được việc vận hàng cũng như quản lý.



Quản lý chuỗi cửa hàng là công việc không hề dễ dàng

Khó khăn cần phải đối mặt khi kinh doanh chuỗi cửa hàng​

Từ “lỗ hổng” trong kỹ năng quản lý mà chủ sở hữu các chuỗi cửa hàng gặp phải không ít rắc rối, phổ biến nhất có thể kể đến:

Quản lý tài chính: Đây là một vấn đề thường gặp khi chủ sở hữu mở rộng quy mô. Tăng số lượng các cửa hàng tại nhiều nơi đồng nghĩa với việc nắm bắt được tình hình kinh doanh và các chỉ số tài chính sẽ trở nên khó khăn hơn. Vấn đề lãi lỗ, quản lý tài sản, đánh giá hiệu quả đầu tư luôn luôn khiến các nhà bán lẻ phải đau đầu giải quyết.

Quản lý nhân sự: Tương tự với quản lý tài chính, khi quy mô phát triển cũng có nghĩa là chủ sở hữu phải thuê thêm lao động. Tuy nhiên, khoảng cách giữa các cửa hàng khiến việc giám sát nhân sự trở nên khó khăn, dẫn đến nhân viên làm sai các tiêu chí bán hàng của doanh nghiệp nhiều hơn.

Quản lý dữ liệu khách hàng: Phạm vi kinh doanh tăng sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng hơn, đồng nghĩa với việc quản lý và hỗ trợ sẽ khó khăn hơn.

Quản lý chất lượng nguồn hàng: Kiểm tra một lượng lớn hàng hóa được nhập về các cửa hàng định kỳ rất tốn thời gian và cồng kềnh. Kiểm soát chất lượng nguồn hàng đầu vào không tốt sẽ dẫn đến chất lượng dịch vụ giảm rất nhiều.

Xem thêm: App quản lý đơn hàng – Giải pháp bán hàng di động cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có vai trò gì?​

Hiện nay, việc điều hành chuỗi cửa hàng từ các phần mềm quản lý đang là xu hướng bởi nó không chỉ hữu ích mà còn giúp cho việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Áp dụng phần mềm vào quản lý chuỗi cửa hàng

Lợi ích mà phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng mang lại cho doanh nghiệp:​

• Quản lý được nhiều cửa hàng cùng một lúc qua các thiết bị di động thông minh mà không nhất thiết phải đến tận nơi. Theo dõi được danh mục sản phẩm, sản lượng bán ra, lợi nhuận mang lại,….chỉ qua một vài thao tác.
• Nắm bắt được số lượng khách hàng, xu hướng mua hàng, tần suất quay trở lại hoặc các phàn nàn, khiếu nại để nhanh chóng xử lý, nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Bao quát được toàn bộ nhân viên, nhìn được năng suất qua doanh số của nhân viên để có các chính sách khen thưởng hoặc đưa ra kế hoạch đào tạo kịp thời.
• Kiểm soát được kho hàng, thấy được mặt hàng nào tồn nhiều và cần tiêu thụ trước, mặt hàng nào nhu cầu cao để nhập thêm, giảm thiểu chi phí bảo quản, lưu trữ, tăng doanh thu và khách hàng tiềm năng.

Đọc ngay: So sánh top 4 phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

Hệ thống ERP quản lý chuỗi cửa hàng toàn diện​

Ngoài các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng riêng lẻ, nhiều doanh nghiệp đã chọn áp dụng hệ thống ERP để quản lý toàn diện nhất.

Hệ thống ERP là gì?​

Hệ thống ERP là từ được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Khác với các phần mềm quản lý riêng lẻ, ERP là hệ thống quản trị tổng thể. Tất cả các hoạt động như bán hàng, kho, sản xuất, kế toán, nhân sự… đều được quản lý chi tiết trên một hệ thống duy nhất.

ERP đã được ứng dụng tại hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới. Trước đây, tại Việt Nam mô hình quản lý này còn khá mới mẻ, chỉ một phần doanh nghiệp vừa và lớn mới đủ tiềm lực tài chính để đầu tư. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, hệ thống ERP được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây giúp chi phí được cải thiện. Chính vì vậy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ giờ đây có thể triển khai giải pháp này mà không còn lo ngại vấn đề tài chính.s

Các chức năng của hệ thống ERP để quản lý chuỗi cửa hàng ​

Không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng, hệ thống Cloudify ERP còn cung cấp đầy đủ chức năng để doanh nghiệp quản trị toàn diện và hiệu quả.

Quản lý hoạt động bán hàng ​

Với chuỗi cửa hàng, chức năng bán hàng được xem là chức năng quan trọng nhất. Với hệ thống ERP, bạn có thể quản lý hoạt động xuyên suốt theo thời gian thực. Bạn dễ dàng tạo đơn hàng trên hệ thống theo mẫu có sẵn chỉ mất vài phút. Đồng thời, kế toán cũng dựa trên đơn hàng để ghi nhận doanh thu, công nợ sau đó tạo phiếu xuất kho. Trên hệ thống, bạn có thể theo dõi tất cả đơn hàng theo chuỗi cửa hàng hoặc của từng chi nhánh. Tình trạng đơn hàng được cập nhật theo thời gian thực để bạn dễ dàng theo dõi và có phương án xử lý kịp thời.

Ngoài ra, với hệ thống ERP của Cloudify bạn có thể sử dụng trên máy tính và cả thiết bị di động. Khi tạo đơn hàng bạn có thể theo dõi sản phẩm qua hình ảnh để tránh sai sót. Việc lên đơn hàng trên điện thoại giúp nhân viên thuận tiện trong quá trình làm việc, đẩy nhanh tốc độ công việc và mang lại hiệu quả tốt hơn.

Quản lý nhà cung cấp và lịch sử mua hàng ​

Ngoài hỗ trợ hoạt động bán hàng, hệ thống còn giúp bạn theo dõi thông tin nhà cung cấp và lịch sử nhập hàng của từng chi nhánh. Nhờ đó, khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra với hàng hóa bạn dễ dàng truy xuất thông tin để đối chiếu với nhà cung cấp. Bạn dễ dàng tạo các phiếu mua hàng trên hệ thống theo các mẫu có sẵn mà không phải dùng các công cụ thủ công. Điều này giúp bạn hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn thông tin trong quá trình nhập liệu. Ngoài ra, việc quản lý được thời gian nhập hàng sẽ giúp chuỗi cửa hàng của bạn chủ động trong việc bán hàng. Trên hệ thống bạn cũng sẽ biết được tình trạng giao hàng của nhà cung cấp để có các phản hồi kịp thời, khắc phục tình trạng giao hàng lâu, chậm trễ.

Quản lý nhà kho thông minh ​

Nhà kho là bộ phận quan trọng trong việc xây dựng và vận hàng chuỗi cửa hàng. Với hệ thống ERP, nhà kho được quản trị toàn diện và đơn giản nhất.

• Tạo phiếu xuất, nhập kho theo mẫu có sẵn giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.
• Quản lý hàng tồn kho nhanh chóng, chính xác theo thời gian thực để có kế hoạch nhập hàng hợp lý.
• Xuất, nhập, kiểm kê kho nhanh chóng nhờ quét mã vạch, QR code sản phẩm.
• Quản lý kho khoa học theo vị trí, số lô, hạn sử dụng và các phương pháp FIFO, FEFO giúp sản phẩm được bảo quản tốt, tránh tình trạng hư hỏng và thất thoát hàng hóa.
• Quản lý cùng lúc nhiều kho trên một hệ thống, quản lý các hoạt động luân chuyển hàng hóa giữa các kho một cách thuận tiện.
• Cảnh báo hàng tồn kho theo hạn sử dụng để bạn có kế hoạch bán hàng hợp lý.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu để đưa ra chính sách nhập hàng phù hợp tránh tình trạng không đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Đặc biệt, với hệ thống ERP của Cloudify bạn có thể theo dõi tồn kho theo thời gian thực ngay trên điện thoại. Các cảnh báo tồn kho cũng được thông báo trên mobile app để bạn dễ dàng theo dõi.
  
  
  
  Quản lý nhà kho cho chuỗi cửa hàng bằng hệ thống ERP

Quản lý và chăm sóc khách hàng ​

Hệ thống sẽ ghi nhận tất cả thông tin khách hàng để bạn theo dõi và có kế hoạch chăm sóc hợp lý. Ngoài ra, hệ thống ERP còn có chức năng CRM để quản lý khách hàng và các chiến dịch quảng cáo từ bộ phận marketing. Các chiến dịch như email marketing, SMS… cũng được tích hợp để doanh nghiệp quản trị được toàn diện nhất. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập và kiểm soát các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho các cửa hàng hoặc từng nhóm khách hàng cụ thể.

Đọc thêm: Phần mềm CRM nên ứng dụng như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Quản lý nhân sự, chấm công, tính lương​

Đối với chuỗi cửa hàng, nhân sự thường có số lượng lớn, việc quản lý cũng phức tạp hơn. Với chức năng HRM trên hệ thống ERP, bạn có thể tích hợp và nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi. Từ đó, bộ phận nhân sự cũng nhanh chóng lên bảng lương cho từng nhân viên. Hệ thống tự động gửi bảng lương đến từng nhân viên thông qua ứng dụng trên điện thoại. Quá trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và mang lại hiệu quả tốt hơn. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp tính năng chấm công bằng hình ảnh và vị trí phù hợp với các cửa hàng có nhân viên hay ra ngoài.

Quản lý kế toán chi tiết ​

Hệ thống cung cấp đầy đủ báo cáo trản trị cần thiết cho chuỗi cửa hàng. Chủ doanh nghiệp và kế toán có thể theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp theo thời gian thực. Hệ thống cũng có tính năng nhắc lịch thu hồi công nợ khách hàng để đảm bảo duy trì dòng tiền ổn định trong doanh nghiệp. Ngoài ra, các hoạt động thu, chi, ghi sổ quỹ bằng tiền mặt hay qua tài khoản ngân hàng đều được ghi nhận trên hệ thống để kế toán viên dễ dàng theo dõi, đối chiếu.

Nền tảng quản lý chuỗi cửa hàng bằng phần mềm POS của Cloudify​

Cloudify là đơn vị cung cấp hệ thống ERP cho chuỗi cửa hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hiện nay. Hệ thống tích hợp đầy đủ chức năng giúp doanh nghiệp quản trị tình hình kinh doanh tổng quan theo thời gian thực. Cloudify đã phát triển hệ thống ở cả phiên bản web và app mobile để đáp ứng nhu cầu sử dụng linh hoạt của người dùng. Ngoài ra, vì sử dụng nền tảng điện toán đám mây (Cloud server) nên bạn có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị chỉ cần có kết nối internet.

Việt Nam đang trên đà phát triển, hình thức kinh doanh chuỗi cửa hàng cũng ngày càng phổ biến hơn. Nắm bắt được tình hình đó, Cloudify – phần mềm quản lý bán hàng tự tin sẽ giúp các chủ sở hữu giải được các bài toán khó mà doanh nghiệp của mình gặp phải. Liên hệ với chúng tôi qua Cloudify.vn để được tư vấn miễn phí.

Tham khảo: https://bit.ly/3kVcbPd