Những điều nên và không nên khi viết email

Ngày nay, gửi thư điện tử- email là hình thức liên lạc hữu ích, tiện dụng và nhanh chóng, được áp dụng rất nhiều trong công việc và kinh doanh. Nhưng trước khi nhấn nút “Send” để gửi đi, đừng quên rằng bạn đang đại diện cho công ty mình. Nếu bạn không lưu ý về những gì mình đang viết, bạn sẽ có thể mắc những lỗi đáng xấu hổ. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến sự nghiệp của bạn và có thể làm hỏng mối quan hệ tốt đẹp của bạn với đồng nghiệp và khách hàng. Để giúp bạn tránh được những lỗi lầm “tưởng như là nhỏ này”, VietnamLearning xin đưa ra một số mẹo, những điều nên và không nên viết trong email.

NÊN:
• Kiểm tra lại ngữ pháp và chính tả - đặc biệt trong trường hợp tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ.

• Lưu ý phần tiêu đề email – người đọc sẽ ngay lập tức biết được mục đích và vấn đề được đề cập tới.

• Tạo chữ ký cho email của bạn, bao gồm tên, vị trí công việc và chi tiết liên lạc.

• Có lời chào hỏi ( như: Dear ….., Hi …..) và phần kính thư ( Best Regards, Warm Wishes, Thanks and Best Regards …)

• Ngắt, nghỉ câu đúng chỗ. Nếu không sẽ có thể gây khó khăn cho người đọc và người đọc sẽ cho rằng bạn là người thiếu tổ chức.

• Chú ý đến giọng điệu viết trong email. Không giống văn nói, ngôn ngữ viết có thể gây hiểu lầm cho người đọc. Vì vậy, hãy dùng giọng điệu lịch sự, trang trọng trong khi viết email.

KHÔNG NÊN
• Dùng những biểu tượng cảm xúc nhưng trong yahoo (như; D) trừ khi người đọc là bạn của bạn.

• Dùng tiếng lóng.

• Viết email với giọng điệu hài hước, đùa vui bởi điều này có thể gây nên sự hiểu lầm.

• Viết những thông tin nhạy cảm hoặc mang tính tiêu cực trong email. Nếu muốn truyền đạt thông tin này, bạn nên nói chuyện trực tiếp.

• QUÁT vào mặt người đọc. VIẾT CHỮ HOA CÓ THỂ GÂY CẢM GIÁC BỰC BỘI CHO NGƯỜI ĐỌC.

• Viết những bức thư mang cảm xúc bực bội của bạn trong đó. Bạn không thể lấy lại được những gì bạn viết một khi bạn đã nhấn nút Send.

• Gửi email cho tất cả mọi người mà chỉ nên gửi cho những người có liên quan ( trong phần CC)

Nguồn: vietnamlearning.vn ​