Case Study: Tối ưu hóa Quản lý Kho cho Tập đoàn Lớn với Kiểm đếm Container, Pallet hoặc Thùng tự động

[Case Study 1] Kiểm đếm Pallet, Thùng, Gói tự động

Trong Case Study này, chúng ta sẽ xem xét một ví dụ thực tế về việc quản lý hàng hoá trong các Pallet, Thùng, và Gói mà không đòi hỏi kiểm đếm thủ công hoặc thay đổi tem nhãn. Chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng công nghệ hiện đại để tự động hóa quá trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hiệu suất trong quản lý hàng tồn kho.



Vấn đề

Hàng hoá lưu trữ trong các Pallet, Thùng hoặc Gói thường gặp vấn đề khi cần xuất hàng hoặc kiểm tra số lượng trong chúng vì không biết chính xác số lượng hàng hoá còn tồn kho trong mỗi Pallet, Thùng hoặc Gói, nên chúng ta thường phải kiểm đếm thủ công lại. Nếu muốn theo dõi số lượng trong chúng, thì phải ghi chép hoặc dán tem, nhãn nhiều lần sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, điều này gây phiền phức và tốn thời gian.

Giải pháp

Quản lý tự động số lượng và khối lượng hàng hoá trong Pallet, Thùng, và Gói mà không cần kiểm đếm hay thay tem nhãn.

Hệ thống quản lý kho thông minh sử dụng công nghệ mã vạch hoặc mã QR Code để gắn liền thông tin chi tiết về hàng hoá với Pallet, Thùng, và Gói. Khi quét mã vạch hoặc mã QR Code trên Pallet, Thùng, hoặc Gói, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin quan trọng sau: số lượng và khối lượng hàng hoá trong các Pallet, Thùng, và Gói mà không cần thực hiện kiểm đếm thủ công hoặc thay tem nhãn.

Dưới đây là mô tả chi tiết về cách thức hoạt động của hệ thống này:

1. Gắn Mã Vạch Hoặc Mã QR Code Cho Mỗi Sản Phẩm:

Trước khi sản phẩm được đóng gói vào Pallet, Thùng, hoặc Gói, tuỳ theo loại, nhóm sản phẩm mỗi sản phẩm có thể được gắn một mã vạch hoặc mã QR Code duy nhất (áp dụng đối với các doanh nghiệp cần quản lý gắn mã vạch/QR code chi tiết theo từng sản phẩm). Điều này có thể thực hiện bằng máy in mã vạch hoặc máy in mã QR Code thông qua phần mềm quản lý kho.

2. Gắn Mã Vạch Hoặc Mã QR Code Cho Pallet/Thùng/Gói:

Đối với việc quản lý sản phẩm theo đơn vị Pallet, Thùng, hoặc Gói, quy trình đã được đơn giản hóa bằng cách gắn mã vạch hoặc mã QR Code lên mỗi Pallet, Thùng, hoặc Gói. Những mã này sẽ tạo liên kết với danh sách sản phẩm nằm bên trong. Mỗi Pallet, Thùng, hoặc Gói có thể chứa một hoặc nhiều loại sản phẩm khác nhau, và thông tin về chúng có thể dễ dàng truy xuất thông qua mã vạch hoặc mã QR Code tương ứng.

3. Sử Dụng Thiết Bị Đọc Mã Vạch Hoặc QR Code:

Trong quá trình nhập kho hoặc xuất kho, sử dụng thiết bị đọc mã vạch hoặc QR Code, thiết bị này sẽ quét mã trên sản phẩm (nếu quản lý theo mã sản phẩm) và mã trên Pallet/Thùng/Gói.

4. Phần Mềm Quản Lý Kho Thông Minh:

Khi quét thành công, phần mềm quản lý kho thông minh sẽ tự động hiển thị các thông tin về sản phẩm và số lượng:

• Danh Sách Sản Phẩm: Hiển thị danh sách chi tiết về sản phẩm nằm trong Pallet/Thùng/Gói.
• Số Lượng và Khối Lượng Thực Tế: Xác định số lượng và khối lượng thực tế của từng sản phẩm, bất kể Pallet/Thùng/Gói có nhiều hay ít sản phẩm, một loại hay nhiều loại sản phẩm.
• Vị Trí Chính Xác: Xác định vị trí hiện tại của Pallet/Thùng/Gói trong kho.

5. Cập Nhật Tự Động:

Khi hàng hoá được nhập hoặc xuất từ Pallet, Thùng, hoặc Gói, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng và khối lượng hàng hoá còn lại. Điều này giúp tránh sai sót và đảm bảo rằng thông tin kho luôn được cập nhật và chính xác.

Khi cần tra cứu hoặc kiểm kê hàng hoá, chỉ cần quét mã vạch hoặc mã QR Code của Pallet, Thùng hoặc Gói với phần mềm quản lý kho thông minh nó sẽ tự động hiển thị đầy đủ thông tin như: có những sản phẩm gì? số lượng của từng sản phẩm là bao nhiêu? Đang lưu trữ ở vị trí nào? sản phẩm thuộc số Lô/đơn đặt hàng nào?

Lợi ích đối với Doanh nghiệp:

• Tiết Kiệm Thời Gian và Lao Động: Loại bỏ nhu cầu kiểm đếm thủ công, giúp nhân viên kho tập trung vào các công việc quản lý kho quan trọng hơn.
• Chính Xác Tối Đa: Tránh sai sót do con người trong quá trình kiểm đếm.
• Tối Ưu Hóa Quy Trình: Tăng hiệu suất và hiệu quả trong quản lý kho, giảm thiểu thời gian cần thiết cho quá trình kiểm kê hàng hoá.
• Tích Hợp Dễ Dàng: Công nghệ mã vạch hoặc QR Code có thể dễ dàng tích hợp vào hệ thống quản lý kho hiện có của doanh nghiệp.

Quản lý tự động số lượng và khối lượng hàng hoá trong Pallet, Thùng, và Gói thông qua phần mềm quản lý kho thông minh là một cách hiện đại và hiệu quả để nâng cao quá trình quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nguồn lực.

[Case Study 2] Tối ưu hoá quá trình Kiểm đếm Container, Kiện hàng

Quy trình Kiểm tra và Ghi nhận hàng hoá theo Container và Kiện hàng đã được cải thiện để tối ưu hóa quá trình và đảm bảo chất lượng, thay vì sử dụng cách thủ công trước đây. Dưới đây là một Case study về một trong những cách tối ưu kiểm Container, kiểm Kiện hàng của Doanh nghiệp chuyên phân phối phụ tùng ô tô hàng đầu sau đây.



Hiện trạng

Trong quá trình chuẩn bị và nhập kho, doanh nghiệp đã gặp phải một số thách thức sau:

• Chuẩn bị nhập kho cần rất nhiều thông tin như tạo file in tem, sắp xếp vị trí lưu trữ, tạo bảng biểu kiểm công hàng, và xác định mã hàng cần nhập. Tất cả những công việc này thường được thực hiện thủ công.
• Kiểm tra hàng khi về: Khi hàng về, doanh nghiệp thường phải kiểm tra vật lý để đảm bảo rằng hàng hóa trên thực tế khớp với thông tin đã được chuẩn bị trước đó. Nếu thông tin khớp, doanh nghiệp mới chuyển trạng thái thành "đã nhận hàng.
• Kiểm tra từng kiện hàng: Gỡ hàng xuống và kiểm tra thông tin chi tiết trong từng kiện hàng, việc đối chiều giấy tờ và kiện mất nhiều thời gian.
• In tem hàng loạt và dò mã hàng: Để quản lý hàng hóa, doanh nghiệp thường phải in tem hàng loạt và sau đó phải tìm kiếm (dò bằng mắt) kiện hàng nào tương ứng với từng tem điều này rất dễ gây ra nhầm lẫn.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Đồng thời, doanh nghiệp cần có danh sách kiểm tra để biết mã hàng nào cần kiểm tra chất lượng.

Giải pháp

Một giải pháp đột phát để cải thiện toàn bộ quy trình này là áp dụng Giải pháp quản lý kho thông minh với các chức năng quan trọng là Kiểm Container; Kiểm Kiện; Kiểm Hàng và Chất lượng hàng hoá. Điều này giúp dẽ dàng theo dõi và ghi nhận các thông tin về số lượng Container, số lượng Kiện và thông tin sản phẩm, gắn mã vạch một cách nhanh chóng.

Kiểm/Nhận Container:

• Khi muốn kiểm tra Container, bộ phận kho chỉ cần chọn Lệnh nhập kho hoặc Packing List cần kiểm tra, và phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách các Container cần kiểm tra.
• Trạng thái của từng Container (chưa nhận, đã nhận, chờ...) sẽ được hiển thị rõ ràng. Sau khi kiểm tra, bộ phận kho có thể cập nhật trạng thái của Container một cách dễ dàng.
• Để kiểm tra số lượng kiện hàng trong mỗi Container, nhân viên kho sử dụng thiết bị quét mã vạch (PDA) để đếm số lượng từng kiện hàng đồng thời được cập nhật vào phần mềm theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện độ chính xác và hiệu suất kiểm nhận hàng.

Kiểm/Nhận Kiện hàng:

• Hệ thống quản lý kho thông minh cung cấp tính năng này để quản lý kiện hàng một cách hiệu quả.
• Khi muốn kiểm tra kiện hàng, bộ phận kho chỉ cần chọn Lệnh nhập kho hoặc Packing List cần kiểm tra. Phần mềm sẽ hiển thị danh sách các kiện hàng cụ thể, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng cần nhận, và vị trí lưu trữ.
• Nhân viên kho sẽ dỡ kiện hàng và tiến hành kiểm đếm số lượng thực tế, sau đó ghi nhận kết quả trực tiếp vào ứng dụng.
• Hệ thống sẽ tự động in ra tem/nhãn mã vạch cho từng sản phẩm và nhân viên kho dán mã vạch lên sản phẩm tương ứng. Điều này loại bỏ sự cần phải tìm kiếm thủ công và giảm sai sót.

Kiểm tra chất lượng hàng hóa:

• Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, chúng tôi đã tích hợp tính năng kiểm tra chất lượng hàng hóa trong ứng dụng.
• Bộ phận Kho có thể chọn phiếu nhập kho/packing list cần kiểm tra, và phần mềm sẽ hiển thị danh sách các lệnh kiểm tra.
• Mỗi lệnh kiểm tra sẽ bao gồm thông tin về sản phẩm cần kiểm tra.
• Nhân viên Kho tiến hành kiểm tra chất lượng và ghi nhận kết quả trên phần mềm là "Đạt" hoặc "Lỗi."
• Sau khi kiểm tra xong, hệ thống tự động thống kê chi tiết danh sách sản phẩm "Đạt" hoặc "Lỗi" cùng với thông tin về số lượng nhận và vị trí lưu trữ. Sau đó, quy trình được xác nhận và hoàn thành.

Sự khác biệt giữa Giải pháp và Hiện tại

1. Về việc Kiểm tra và nhận container, kiện hàng, hàng hóa:

• Việc kiểm Container, kiểm Kiện, kiểm tra chất lượng hàng hoá được tạo tự động trên phẩn mềm theo từng lệnh nhập kho thay vì thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian và có thể có nhiều sai sót
• Tra cứu, kiểm tra và đối chiếu thông tin các Kiện, hàng hoá trong Kiện giữa lệnh nhập kho/packing list với thực tế thực hiện nhanh chóng với thiết bị quyét mã vạch. Dễ dàng phát hiện các sai sót, thừa hoặc thiếu khi nhận hàng.
• Quá trình kiểm tra và ghi nhận số lượng nhập kho Container, Kiện, Hàng hoá vào phần mềm thực hiện đồng thời thông qua thiết bị quét mã vạch di động như: PDA hoặc máy tính bảng. Điều này đảm bảo dữ liệu nhập kho cập nhật liên tục và tức thời giúp doanh nghiệp có được thông tin và ra quyết định nhanh chóng.
• In mã vạch trực tiếp trên phần mềm, phần mềm được tích hợp với máy in tem cố định hoặc in di động để tự động in tem/mã sản phẩm dựa trên số lượng hàng hóa thực tế nhận trong quá trình kiểm kiện hoặc kiểm tra chất lượng. Việc in trực tiếp và gắn mã vạch cho sản phẩm trong quá trình kiểm nhận hàng hoá đảm bảo chính xác và nhanh chóng so với việc in trước và dò bằng mắt để chọn dán vào sản phẩm.

2. Về phương thức thực hiện

Việc sử dụng thiết bị quét mã vạch để thực hiện kiểm kiện/ hàng hóa giúp thao tác nhanh hơn và tăng hiệu suất xử lý các yêu cầu.

Kết luận

Trong 2 Case Study này, chúng ta đã xem xét cách một tập đoàn lớn đã tối ưu hóa quản lý kho của họ bằng cách sử dụng các giải pháp Quản lý kho thông minh như Giữ hàng, kiểm đếm Container, Pallet, và Thùng tự động. Các lợi ích bao gồm khả năng theo dõi số lượng tồn kho thời gian thực, cung cấp thông tin cụ thể về vị trí của sản phẩm trong kho, giữ hàng hiệu quả, và cảnh báo tự động khi giữ hàng quá thời hạn và giảm sai sót, tăng hiệu suất kiểm đếm nhận hàng.

Trong tương lai, việc sử dụng công nghệ và quản lý kho thông minh sẽ ngày càng trở nên quan trọng và thiết yếu cho các Doanh nghiệp. Những Case study này là ví dụ minh họa cho giải pháp linh hoạt và tối ưu hóa quá trình quản lý kho có thể mang lại sự hiệu quả và hiệu suất cao hơn cho doanh nghiệp.

Nguồn: SmartBiz (sbiz.vn)