Case Study: Tối ưu hóa Quản lý Kho cho Tập đoàn Lớn với Giữ hàng

Trong case study này, chúng ta sẽ đi sâu vào việc giữ hàng và cách nó có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh cũng như tối ưu hóa quy trình quản lý kho để đáp ứng yêu cầu cụ thể của mô hình kinh doanh. Bằng cách tận dụng các công nghệ và phần mềm quản lý kho hiện đại, họ có thể duy trì một lượng hàng hóa đủ lớn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần đối mặt với những khó khăn về tồn kho thiếu hụt hoặc hàng tồn lãng phí.

Yêu cầu hệ thống

Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống phần mềm quản lý kho là:

• Các Đơn vị Bán hàng, Đơn vị Kinh doanh hay các Cửa hàng đều có thể kiểm tra được số lượng tồn kho thực tế, số lượng tồn kho có thể giao dịch và cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống đồng thời có thể giữ trước hàng trong một khoảng thời gian tuỳ theo từng nhóm mặt hàng để đảm bảo hàng luôn sẵn sàng có trong kho để bán;
• Hệ thống cung cấp các cảnh báo tự động khi giữ hàng quá thời hạn và đánh giá hiệu quả của việc giữ hàng theo từng đơn vị, cửa hàng.

Giải pháp

Phương án giữ hàng cho các Đơn vị Bán hàng, Đơn vị Kinh doanh, các Cửa hàng và cách đánh giá hiệu quả của nó có thể được mô tả như sau:

1. Tạo kho ảo và đơn giữ hàng trên hệ thống phần mềm:

Mỗi đơn vị bán hàng hoặc đại lý sẽ có một kho ảo riêng trên hệ thống phần mềm quản lý kho. Kho ảo này được tạo và quản lý bởi quản lý tồn kho hoặc người được ủy quyền.

Khi đơn vị bán hàng muốn giữ hàng sản phẩm, họ sẽ tạo một đơn giữ hàng trên hệ thống. Đơn giữ hàng này sẽ chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, thời gian dự kiến giữ hàng, và lý do giữ hàng.

2. Theo dõi thời gian giữ hàng:

Hệ thống sẽ theo dõi thời gian giữ hàng dự kiến trên mỗi đơn giữ hàng. Nếu sản phẩm vẫn còn trên kho ảo sau thời gian dự kiến, hệ thống sẽ tạo cảnh báo tự động để thông báo về việc quá hạn giữ hàng.

3. Điều chỉnh thời gian giữ hàng (nếu cần):

Đơn vị bán hàng có thể yêu cầu điều chỉnh thời gian giữ hàng trong trường hợp thay đổi nhu cầu hoặc tình huống đặc biệt. Yêu cầu này sẽ được gửi đến quản lý tồn kho, người có quyền cấp phép thay đổi thời gian giữ hàng.

4. Hủy giữ hàng (nếu không giữ hàng):

Trong trường hợp đơn vị bán hàng quyết định không giữ hàng nữa, họ có thể yêu cầu "Hủy giữ hàng" trên hệ thống. Hệ thống sẽ xác nhận yêu cầu này và chuyển sản phẩm trở lại tồn kho chính.

5. Báo cáo và theo dõi:

Hệ thống sẽ tự động tạo các báo cáo về tình trạng giữ hàng cho từng đơn vị bán hàng. Các báo cáo này sẽ bao gồm:

• Thời gian giữ hàng dự kiến và thực tế.
• Cảnh báo quá hạn giữ hàng và số lượng sản phẩm bị ảnh hưởng.
• Tình trạng tồn kho trong kho ảo của đơn vị bán hàng.

Quản lý tồn kho có thể sử dụng các báo cáo này để đánh giá hiệu quả của việc giữ hàng, đảm bảo rằng sản phẩm không bị thất thoát hoặc hết hạn sử dụng trong quá trình giữ hàng.

6. Đánh giá hiệu quả giữ hàng:

Để đánh giá hiệu quả của việc giữ hàng, bạn có thể sử dụng các chỉ số và phân tích sau:

• Tình trạng tồn kho: So sánh tồn kho trước và sau khi giữ hàng để xác định sự thay đổi trong số lượng sản phẩm.
• Thời gian giữ hàng: Đánh giá xem thời gian giữ hàng dự kiến có được duy trì và tuân thủ hay không.
• Cảnh báo quá hạn: Xem xét số lượng cảnh báo quá hạn và các biện pháp đã được thực hiện để giải quyết chúng.
• Tình trạng sản phẩm: Đánh giá tình trạng sản phẩm sau khi giữ hàng để đảm bảo chất lượng và an toàn.

Bằng cách thực hiện các bước trên và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho, bạn có thể quản lý việc giữ hàng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng tồn kho được duy trì một cách hiệu quả và an toàn, đồng thời giảm thiểu lãng phí và thiệt hại trong quá trình giữ hàng.

7. Xem xét hiệu suất tổng thể:

Để đánh giá hiệu quả giữ hàng, bạn cần xem xét hiệu suất tổng thể của chương trình giữ hàng. Điều này bao gồm xem xét các yếu tố sau:

• Số lượng sản phẩm bị thiệt hại hoặc hết hạn sử dụng: So sánh số lượng sản phẩm bị thiệt hại hoặc hết hạn sử dụng trong khoảng thời gian giữ hàng so với trước khi giữ hàng. Nếu có sự giảm thiểu, đây có thể coi là một dấu hiệu tích cực.
• Thời gian giữ hàng trung bình: Đánh giá xem thời gian giữ hàng trung bình có tuân thủ thời gian dự kiến hay không. Nếu thời gian giữ hàng được duy trì trong khoảng thời gian cam kết, đây có thể là một chỉ số tích cực.
• Số lượng cảnh báo quá hạn: Xem xét số lượng cảnh báo quá hạn và xem xét liệu chúng có được giải quyết một cách hiệu quả hay không. Nếu số lượng cảnh báo này giảm đi, điều này có thể coi là một cải thiện.
• Tổng chi phí giữ hàng: Đánh giá tổng chi phí liên quan đến việc giữ hàng, bao gồm chi phí lưu trữ, bảo quản, và quản lý. Nếu chi phí này được hạn chế và tối ưu hóa, đây có thể là một kết quả tích cực.

8. Thu thập phản hồi từ đơn vị bán hàng:

Thu thập ý kiến phản hồi từ các đơn vị bán hàng hoặc đại lý về trải nghiệm của họ với chương trình giữ hàng. Họ có thể cung cấp thông tin quý báu về việc giữ hàng và đề xuất cải tiến.

9. Tạo cơ hội cho cải tiến liên tục:

Dựa trên kết quả đánh giá, tạo cơ hội cho cải tiến liên tục trong chương trình giữ hàng. Điều này bao gồm việc xem xét và điều chỉnh chính sách, quy trình, và hệ thống phần mềm theo thời gian để đảm bảo hiệu suất và tính hiệu quả.

10. Tối ưu hóa tồn kho và chi phí:

Dựa trên thông tin thu thập được, tối ưu hóa tồn kho và chi phí liên quan đến việc giữ hàng. Điều này bao gồm xem xét các mức tồn kho tối thiểu, cách tối ưu hóa lưu trữ sản phẩm, và cách giảm thiểu lãng phí.

Phương án này sẽ giúp bạn đánh giá và cải thiện hiệu quả của việc giữ hàng trong hệ thống phần mềm quản lý kho của mình. Việc theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục sẽ đảm bảo rằng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả và hiệu suất giữ hàng được cải thiện theo thời gian.

Nguồn: Smartbiz- Sbiz.vn