8 lời khuyên giúp bạn quản ly, vận hành và tăng trưởng hệ thống Salon & Spa

Mỗi mô hình kinh doanh đều có nhiều điểm cần quan tâm, giành thời gian và tập trung để phát triển. Lĩnh vực salon & spa là lĩnh vực dịch vụ được ví như làm dâu trăm họ. Nếu bạn có ý định hoặc đang quản lý vận hành hệ thống, chuỗi cửa hàng Salon, Spa thì những lời khuyên sau có thể giúp bạn vận hành tốt, phát triển bền vững trong lĩnh vực rất cạnh tranh mà vẫn giành thời gian đi chơi Golf được.

1. Marketing & dịch vụ khách hàng​

Người ta thường nói con gà đẻ trứng nó cục ta cục tác nên cho ăn thóc, con trâu đẻ cả con nghé giá trị nhưng không nói thì chỉ cho ăn rơm. Bạn có thể đã từng nghĩ hoặc có câu hỏi sản phẩm của mình tốt, dịch vụ tốt, giá tốt sao lại không cạnh tranh được với hàng xóm? Câu trả lời, có thể bạn đã giành nhiều thời gian cho việc trau chuốt sản phẩm dịch của mình nhưng đã quên mất hoặc không giành thời gian và tập trung cho marketing.

Lời khuyên cho bạn là có nhiều cách để bạn marketing cho lĩnh vực salon & spa như: Làm cho tiệm Salon của bạn nổi bật giữa đám đông; Tận dụng các dịp, ngày lễ; Tạo chiến dịch Marketing hiệu quả; Sử dụng email, sms, mạng xã hội;...


Mải mê kiếm tìm khách hàng mới mà quên đi khách hàng cũ thì thật là tệ lại trong lĩnh vực kinh doanh Salon, Spa. Thực tế 80% doanh thu được đem về từ khách hàng cũ bao gồm khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm dịch vụ mà bạn đem lại nên đã quay trở lại và bạn có biết, những khách hàng cũ lại là nguồn giúp bạn có thêm khách hàng mới nhờ vào việc giới thiệu tới bạn bè, người thân của họ để họ cùng được hài lòng, trải nghiệm và sử dụng dịch vụ tốt như mình vậy.

Lời khuyên cho bạn hãy làm sản phẩm, dịch vụ tốt và duy trì mối quan hệ với khách hàng qua email, sms, mạng xã hội bằng: Thông điệp cám ơn sau khi khách sử dụng dịch vụ xong, nhắc trước lịnh hẹn với khách hàng để không quên, nhắc nhở reboooking, lời chúc mừng nhân dịp sinh nhật, gửi tặng mã voucher, thông tin về sản phẩm dịch vụ mới,...

2. Quản lý đặt lịch hẹn​

Khách hàng của bạn đến từ những kênh nào? Khách đến trực tiếp cửa hàng, khách gọi điện thoại đặt lịch, Khách nhắn tin đặt lịch, Khách chat qua mạng xã hội,...

Lời khuyên cho bạn, trừ khi nguồn là khách đến trực tiếp, các kênh còn lại bạn đều cần đưa về 1 mối để quản lý lịch hẹn nhằm sắp xếp thời gian, nhân viên, bàn dịch vụ, nhắc nhở khách trước lịch hẹn. Nếu bạn đủ chuyên nghiệp có thể bạn kín được lịch trước cả tháng và như vậy bạn có đủ thời gian chuẩn bị nguồn lực: Nhân viên, vật liệu,...

3. Lễ tân và thu ngân​

Khâu tiếp đón, check in, thanh toán và check out không để khách hàng phải chờ đợi quá lâu, phàn nàn về việc thiếu chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.

Lời khuyên cho bạn hãy xây dựng quy trình để giải quyết dễ dàng, nhanh chóng quy trình bán hàng: Check in; Bán sản phẩm/dịch vụ/combo, chiết khấu, ưu đãi, coupon, voucher, giải quyết khiếu nại,...; Thanh toán và check out.

4. Quản lý nhân viên, hoa hồng và tiền lương​

Trong lĩnh vực salon, spa những người thợ giỏi có tay nghề cao chẳng khác gì những viên ngọc quý được các chủ tiệm săn đón. Có thể bạn đã gặp nhiều lần việc tuyển dụng, đào tạo và rồi lại mất đi những thợ giỏi có tay nghề. Vì vậy, làm thế nào để giữ chân thợ giỏi luôn là một bài toán làm đau đầu những người quản lý.

Lời khuyên cho bạn trong tình huồng này là không nóng giận vô cớ với nhân viên; Phân chia đều lượng khách hàng cho nhân viên và phân chia hoa hồng cùng với trình độ tay nghề; Định kỳ thi tay nghề để đánh giá đúng thành tích và phân chia lại trình độ tay nghề.

5. Quản lý định mức và giá thành​

Không quản lý được giá thành sản phẩm dịch vụ khiến bạn gặp phải tình huống ít khách thì có lợi nhuận, càng nhiều khách thì càng ít lợi nhuận hoặc thua lỗ. Câu chuyện nghe như một nghịch lý nhưng trên thực tế nó xảy ra thường xuyên trong lĩnh vực Salon, Spa nhất là khi bạn có 1 cửa tiệm thì mọi việc đều tốt đẹp, mở thêm cái thứ 2 và cái thứ 3 thì lại trở lên thua lỗ.

Lời khuyên cho bạn trong trường hợp này là nếu bạn nghĩ đến mở rộng kinh doanh thì điều trước tiên bạn phải dựa vào quá khứ và hiện tại để định mức được nguyên liệu, thời gian,... các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí giá thành. Khi đã định mức được rồi bạn sẽ biết giá thành sản phẩm, dịch vụ của mình biến đổi thế nào khi giá nguyên vật liệu, hay nhân công thay đổi có nghĩa bạn biết bán giá phải chăng. Ngoài ra một yếu tố rất quan trong là khi bạn có định mức nguyên vật liệu bạn sẽ biết được khi nào cần mua, dự phòng bao nhiêu và đương nhiên việc thất thoát sẽ nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Yếu tố định mức thời gian ngoài việc lên chi phí giá thành cũng giúp bạn phân chia các lot cho tăng công suất của của tiệm.

6. Quản lý mua sắm và kho hàng​

Tình huống thứ nhất bạn gặp phải là thiếu nguyên liệu để thực hiện các sản phẩm dịch vụ mà bạn cung cấp, bạn đau đầu và gọi cho nhiều đầu mối để có đủ nguyên liệu để làm. Việc này khiến cho bạn mất thời gian, giá nguyên liệu tăng và làm cho khách hàng phải đợi chờ thậm chí bạn mất luôn khách hàng và bị phàn nàn hoặc khiếu nại.

Tình huống thứ 2 bạn gặp phải là thừa hoặc dùng không theo tuần tự khiến hàng hết hạn sử dụng bị tồn lại. Lãi của bạn từ đây mà cứ lãng phí như vậy thì còn đâu là lợi nhuận. Nguy hiểm hơn nhiều khi nhân viên của bạn dấu diếm dùng cả hàng hết hạn cho khách hàng thì không biết phải nói thế nào.

Lời khuyên cho tình huống này bạn cần quản lý kho hàng, quản lý được hàng tồn kho theo lô, hạn sử dụng và có quy trình rõ ràng để hàng có hạn sử dụng sớm thì phải được dùng trước tránh sử dụng vô tội vạ theo kiểu tiện cái nào thì dùng cái đó. Về mua sắm thì bạn dựa vào lượng tồn kho, dựa vào lời khuyên số 5 về định mức và lời khuyên số 2 về đặt lịch hẹn để tính ra lượng cần mua và dựa vào thời gian giao hàng để bạn quyết định được bao giờ đặt hàng là phù hợp tránh sớm quá và muộn quá.

7. Quản lý tài chính và tài sản​

"Đồng tiền đi liền khúc ruột” vì vậy bạn cần quản lý được dòng tiền giúp hoạt động kinh doanh của bạn được suôn sẻ. Nhiều khi chỉ vì thiếu cân đối dòng tiền mà công việc kinh doanh của bạn trở lên đình chệ hoặc bạn bị cuốn thời gian vào giải quyết việc này khiến cho sao nhãng các việc khác dẫn đến doanh thu sụt giảm và mất cân đối.

Lời khuyên cho tình huống này là bạn cần quản lý được dòng tiền thu về từng ngày của từng cửa hàng bao gồm tiền mặt, ngân hàng, thanh toán qua thẻ,....Trong lời khuyên thứ 2 bạn có thể đã dự báo được doanh thu và lời khuyên thứ 6 bạn đã biết được dòng tiền cần chi vậy là bạn có thể chủ động được việc cân đối dòng tiền thu và chi.

Số lượng tài sản của bạn không hề nhỏ nếu bạn quản lý 1 hệ thống salon vì vậy không thể chắc chắn được rằng bạn đã đối mặt với việc mất mát, hư hỏng mà không quản lý được. Lời khuyên cho tình huống này là bạn cần quản lý tất cả những tài sản, công cụ dụng cụ dù là nhỏ để tránh thất thoát. Tiếp đến bạn cần quản lý được vòng đời và khấu hao tài sản để có kế hoạch bảo trì, sửa chữa cũng như thay thế tài sản hợp lý, đúng thời điểm và đúng cách.

8. Tăng trưởng hệ thống, chuỗi cửa hàng​

Khách hàng của bạn không thể chạy vài km để đến tiệm của bạn chỉ để cắt tóc, làm móng,... Lời khuyên cho bạn trong tình huống này, một khi bạn đã quản lý tốt được 1 cửa hàng hãy cân nhắc mở thêm các điểm mới giúp bạn tiếp cận với nhiều khách hàng mới thông qua khoản cách về vị trí địa lý.

Cuối cùng chúc bạn thành công và khi công việc kinh doanh của bạn đã ổn định bạn cần giành nhiều thời gian hơn cho gia đình, cho giải trí như chơi golf, đi du lịch,... Lời khuyên trong tình huống này hãy áp dụng công nghệ bao gồm phần cứng, giải pháp phần mềm vào vận hành nhằm giải quyết các vấn đề.
Nguồn: 8 lời khuyên giúp bạn quản lý, vận hành và tăng trưởng hệ thống Salon & Spa - SINNOVA