5 lỗi phổ biến khiến file thiết kế đẹp nhưng bản in lại không như mong đợi

Nhiều người khi đặt in tờ rơi, brochure, catalogue, poster hay name card thường chỉ quan tâm đến việc thiết kế có đẹp hay không. Nhưng thực tế, một file đẹp trên màn hình chưa chắc đã sẵn sàng để in.

Trong in ấn, chỉ cần một vài lỗi nhỏ trong quá trình chuẩn bị file cũng có thể khiến sản phẩm sau khi in bị mờ, sai kích thước, mất nội dung hoặc màu sắc khác với mong muốn.

Dưới đây là 5 lỗi khá phổ biến mà người mới thiết kế hoặc lần đầu chuẩn bị file in thường gặp phải.

1. Sử dụng hình ảnh có độ phân giải quá thấp​

Đây là một trong những lỗi dễ gặp nhất.

Một hình ảnh có thể nhìn rất rõ khi hiển thị trên điện thoại hoặc máy tính, nhưng khi phóng lớn để in lại trở nên mờ hoặc vỡ hình.

Nguyên nhân là vì màn hình và bản in có yêu cầu khác nhau về mật độ điểm ảnh.

Đối với nhiều sản phẩm in thông thường, hình ảnh nên được chuẩn bị ở độ phân giải khoảng 300 DPI để đảm bảo chất lượng tốt.

Ví dụ, bạn lấy một hình ảnh nhỏ trên mạng có kích thước vài trăm pixel rồi phóng lớn để làm ảnh nền cho một tờ brochure A4. Trên màn hình có thể chưa thấy vấn đề rõ ràng, nhưng khi in ra, các chi tiết rất dễ bị nhòe hoặc vỡ.

Một lưu ý quan trọng là tăng DPI bằng phần mềm không phải lúc nào cũng giúp hình ảnh sắc nét hơn. Nếu ảnh gốc đã có quá ít dữ liệu, việc phóng to chỉ khiến phần mềm nội suy thêm điểm ảnh chứ không thể tạo lại hoàn toàn chi tiết đã mất.

Vì vậy, tốt nhất nên sử dụng ảnh gốc có kích thước đủ lớn ngay từ đầu.

2. Không chừa phần xén khi thiết kế​

Khi in các sản phẩm như tờ rơi, catalogue, brochure hoặc danh thiếp, sản phẩm thường được in trên khổ giấy lớn rồi mới cắt thành kích thước cuối cùng.

Quá trình cắt luôn có một mức sai số nhất định.

Nếu hình ảnh hoặc màu nền kết thúc chính xác tại mép thiết kế mà không có phần dư, sau khi xén có thể xuất hiện những đường viền trắng rất nhỏ.

Để hạn chế vấn đề này, người thiết kế thường sử dụng bleed, hay còn gọi là phần tràn lề.

Ví dụ, nếu nền thiết kế kéo sát mép thành phẩm, bạn nên để phần nền kéo ra ngoài đường cắt một khoảng phù hợp. Khi sản phẩm được xén, phần dư này sẽ bị cắt bỏ và giúp hạn chế nguy cơ xuất hiện viền trắng.

Một lỗi khác cũng khá phổ biến là đặt chữ hoặc logo quá sát mép.

Ngay cả khi không bị mất chữ, nội dung nằm quá gần mép cũng khiến thiết kế trông thiếu cân đối. Vì vậy, ngoài phần bleed, bạn cũng nên tạo một khoảng an toàn cho các nội dung quan trọng.

3. Dùng hệ màu RGB cho file in​

Hầu hết màn hình hiện nay sử dụng hệ màu RGB, trong khi in ấn phổ biến sử dụng hệ màu CMYK.

RGB tạo màu bằng ánh sáng nên có thể hiển thị những màu rất rực rỡ. CMYK sử dụng mực in trên giấy nên phạm vi màu có sự khác biệt.

Khi một file RGB được chuyển sang CMYK, một số màu có thể thay đổi.

Điều này thường dễ nhận thấy với những màu:

• Xanh neon
• Cam hoặc đỏ quá rực
• Xanh dương có độ sáng cao
• Các màu huỳnh quang

Nếu sản phẩm được thiết kế với mục đích chính là để in, việc làm việc với hệ màu CMYK từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát màu sắc tốt hơn.

Tuy nhiên, ngay cả khi đã sử dụng CMYK, màu trên màn hình và bản in thực tế vẫn có thể có sự chênh lệch do màn hình, loại giấy, loại mực và điều kiện ánh sáng.

4. Chọn sai kích thước thành phẩm​

Một thiết kế có thể rất đẹp nhưng trở nên bất tiện nếu kích thước không phù hợp với mục đích sử dụng.

Ví dụ:

Danh thiếp thường có kích thước nhỏ gọn để dễ mang theo.

Tờ rơi cần đủ diện tích để truyền tải thông tin nhưng vẫn thuận tiện cho người nhận.

Brochure thường cần tính toán kích thước dựa trên số lần gấp.

Catalogue lại cần cân nhắc số trang, kiểu đóng gáy và mục đích sử dụng.

Một lỗi phổ biến là thiết kế xong mới tìm hiểu kích thước cần in. Điều này có thể khiến toàn bộ bố cục phải chỉnh sửa lại.

Cách tốt hơn là xác định ngay từ đầu:

• Kích thước thành phẩm
• Sản phẩm có cần gấp hay không
• Phương pháp đóng thành phẩm
• Phần tràn lề cần sử dụng
• Khoảng an toàn cho nội dung

Việc chuẩn bị đúng từ đầu sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian chỉnh sửa sau này.

5. Đặt quá nhiều nội dung vào một thiết kế​

Không phải cứ đưa nhiều thông tin vào là người xem sẽ hiểu nhiều hơn.

Thực tế, khi một tờ rơi hoặc poster chứa quá nhiều chữ, quá nhiều hình ảnh và quá nhiều màu sắc, người xem thường không biết nên đọc từ đâu trước.

Một thiết kế hiệu quả cần có thứ tự ưu tiên.

Người xem nên dễ dàng nhận ra:

Thông tin quan trọng nhất là gì?

Họ cần đọc gì tiếp theo?

Sau khi xem xong, họ cần thực hiện hành động nào?

Ví dụ với một tờ rơi khuyến mãi, bạn có thể ưu tiên theo thứ tự:

1. Tên chương trình hoặc ưu đãi chính
2. Sản phẩm hoặc dịch vụ nổi bật
3. Mức ưu đãi
4. Thời gian áp dụng
5. Thông tin liên hệ hoặc cách mua hàng

Không nhất thiết phải đưa toàn bộ thông tin về doanh nghiệp lên một mặt giấy.

Đôi khi, việc loại bỏ bớt những nội dung không cần thiết lại giúp thiết kế trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.

Một vài lưu ý trước khi gửi file đi in​

Trước khi gửi file cho đơn vị in, bạn có thể dành vài phút để kiểm tra lại:

• Kích thước file đã đúng với kích thước thành phẩm chưa?
• File đã có phần bleed nếu sản phẩm cần xén sát nền chưa?
• Nội dung quan trọng có nằm quá sát mép không?
• Hình ảnh có đủ độ phân giải không?
• Hệ màu đã phù hợp với mục đích in chưa?
• Số điện thoại, website và các thông tin quan trọng đã chính xác chưa?
• Font chữ có bị lỗi khi mở trên máy khác không?
• File xuất ra có đúng định dạng mà đơn vị in yêu cầu không?

Một bước kiểm tra nhỏ trước khi in có thể giúp tránh phải in lại cả một số lượng lớn chỉ vì một lỗi chính tả hoặc một chi tiết bị đặt sai vị trí.

Kết luận​

In ấn không chỉ đơn giản là gửi một file thiết kế rồi chờ nhận sản phẩm. Chất lượng của bản in phụ thuộc khá nhiều vào cách file được chuẩn bị ngay từ đầu.

Hiểu những kiến thức cơ bản như độ phân giải, hệ màu, kích thước, phần tràn lề và bố cục sẽ giúp bạn chủ động hơn khi thiết kế cũng như trao đổi với đơn vị in.

Đôi khi, chỉ cần kiểm tra kỹ thêm vài phút trước khi gửi file cũng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và tránh được những tình huống đáng tiếc sau khi sản phẩm đã được in hàng loạt.