KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI chung bạn cần phải biết

Theo các bạn KPI là gì trong marketing? Cách sử dụng KPI trong marketing hiệu quả nhất đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm cũng như áp dụng chỉ số này.

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong một vài năm trở lại đây, chỉ số này được áp dụng mạnh mẽ và phổ biến tại Việt Nam nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu thực chất chỉ số KPI là gì và đặc biệt là cách sử dụng KPI hiệu quả trong marketing, tìm hiểu về KPI marketing là gì?

KPI là gì?​

KPI chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Vậy KPI viết tắt của từ gì? KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Khái niệm KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

>>> Có thể bạn quan tâm: P&G là gì? Những điều thú vị về một trong những tập đoàn FMCG lớn nhất hành tinh

Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?​

Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình, cách làm KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn sẽ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:

Xác định chủ thể xây dựng KPI ​

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về đánh giá KPI là gì trong kinh doanh?

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận​

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh​

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs​

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả​

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh​

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs phù hợp nhất​

Công cụ này không phải là những yêu cầu bắt buộc nhưng lại là những yêu cầu có tính quyết định đến việc thành công của hệ thống đánh giá theo KPI. Khi công ty đề ra KPI cho một hoạt động, công việc, thì cần phải xem xét, đánh giá KPI của mình đã có đầy đủ những tính chất trong yếu tố SMART hay chưa. Cụ thể bao gồm:

S – Specific – Cụ thể: KPI cần phải được định nghĩa và xác định cụ thể, phải hướng tới một mảng hay yếu tố mà mình cần cải thiện. Một KPI không có giá trị là khi không được xây dựng rõ ràng, không có cải thiện và đóng góp gì cho hiệu quả của công việc.

M – Measurable – Có thể đo lường được: Khi mà KPI không thể đo lường hay không có thống kê, tiêu chuẩn hiệu quả thì điều này có nghĩa là KPI đó không có giá trị. Do đó KPI cần phải có thể đo lường và đánh giá được bằng các báo cáo và số liệu.

A – Achievable – Có thể đạt được: Doanh nghiệp nên giao KPI cho các bộ phận, nhân viên mà có thể triển khai và chịu trách nhiệm được. Còn nếu như không thể tìm được người chịu trách nhiệm công việc thì chưa nên xây dựng hệ thống KPI.

R – Realistics – Thực tế: KPI ngoài tính chất cụ thể thì điều quan trọng nhất vẫn phải là mang tính thực tế. Doanh nghiệp không nên đặt ra KPI cho nhân viên khi chỉ dựa và giả thuyết hay niềm tin.

T – Time-bound – thời hạn chi tiết: Khi đưa ra một KPI phải đặt ra các mốc thời gian đạt được cụ thể để hoàn thành công việc dễ dàng và có thể đánh giá được mức độ hoàn thành của công việc đó. Tuyệt đối không giao KPI nếu nhân viên không thể đưa ra được deadline chạy KPI cụ thể.

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá KPI có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng KPI phải bảo đảm sứ mệnh, góc nhìn & những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác.

Hiện nay chỉ số KPIs được sử dụng nhiều nhất chochiến dịch Marketing online, đo lường hiệu quả theo từng kênh triển khai. Cho dù doanh nghiệp tự thực hiện hay thuê một nhà cung cấp dịch vụ Marketing thực hiện chiến dịch thì cũng cần phải xây dựng ngay từ ban đầu các chỉ số này để đánh giá. Hiểu được KPI là gì dựa trên các con số thực tế, hiệu quả thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn công việc kinh doanh của mình.

>>> Có thể bạn quan tâm: Local Brand là gì? TOP 10+ Local Brand nổi tiếng Việt Nam 2021

đánh dấu