Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn tiện lợi mới và đang dần trở thành xu hướng bắt buộc tại Việt Nam theo lộ trình của Chính Phủ và Bộ Tài Chính. Một trong những điều đầu tiên doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ chính là thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi, nhanh chóng.
Tính hợp pháp và cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử hợp lệ
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:
Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử hợp lệ hiểu một cách đơn giản và chính xác chính là những hóa đơn đã được doanh nghiệp đăng ký sử dụng và được cấp phép bởi Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế, ngược lại những hóa đơn không hợp lệ chính là các hóa đơn giả mạo, hóa đơn tự khởi tạo và thiết kế của doanh nghiệp nhưng chưa có thông báo phát hành và chưa đăng ký trên hệ thống của cơ quan thuế.
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ : hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý giống như những loại hình hóa đơn giấy truyền thống nếu thỏa mãn đồng thời và đầy đủ các điều kiện sau:
Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn thông tin nghĩa là thông tin chưa bị thay đổi và đầy đủ, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Nhóm thông tin được nêu trong hóa đơn điện tử đảm bảo có thể truy cập, sử dụng, kiểm tra được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
Tính hợp pháp và cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử hợp lệ
Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:
Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử hợp lệ hiểu một cách đơn giản và chính xác chính là những hóa đơn đã được doanh nghiệp đăng ký sử dụng và được cấp phép bởi Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế, ngược lại những hóa đơn không hợp lệ chính là các hóa đơn giả mạo, hóa đơn tự khởi tạo và thiết kế của doanh nghiệp nhưng chưa có thông báo phát hành và chưa đăng ký trên hệ thống của cơ quan thuế.
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ : hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý giống như những loại hình hóa đơn giấy truyền thống nếu thỏa mãn đồng thời và đầy đủ các điều kiện sau:
Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tính toàn vẹn thông tin nghĩa là thông tin chưa bị thay đổi và đầy đủ, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Nhóm thông tin được nêu trong hóa đơn điện tử đảm bảo có thể truy cập, sử dụng, kiểm tra được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
