Tìm hiểu về Kỹ năng giao việc

1. Kỹ năng giao việc là gì?​

Kỹ năng giao việc là khả năng của một người để chia sẻ và phân phối công việc hoặc trách nhiệm cho những người khác trong một tổ chức hoặc nhóm làm việc. Giao việc hiệu quả giúp giảm gánh nặng công việc cho các nhà quản lý, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực của họ, đồng thời đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.
Kỹ năng giao việc bao gồm việc xác định nhiệm vụ cụ thể, lựa chọn người phù hợp để thực hiện, và cung cấp hướng dẫn, nguồn lực, và hỗ trợ cần thiết để đảm bảo công việc được hoàn thành thành công. Ngoài ra còn liên quan đến việc thiết lập một quy trình hiệu quả để giám sát tiến độ và đảm bảo rằng mục tiêu và kỳ vọng của dự án được đạt được. Nó cũng đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt, sự linh hoạt và khả năng quản lý thời gian để điều chỉnh và điều hành công việc một cách hiệu quả.
Hiện nay, có hai phương pháp phổ biến mà nhà quản lý thường sử dụng để giao việc: trực tiếp thông qua cuộc trò chuyện hoặc sử dụng các công cụ và phần mềm hỗ trợ như email, ứng dụng quản lý công việc, hoặc phần mềm nhân sự.

2. Lợi ích của kỹ năng giao việc​

Mở Rộng Khả Năng Quản Lý Thời Gian​

Theo nguyên tắc 80/20, chỉ có 20% công việc thực sự quan trọng đóng góp 80% kết quả công việc của đội nhóm. Bằng cách giao cho nhân viên 80% công việc, người lãnh đạo giành thêm thời gian để tập trung vào 20% công việc quan trọng. Từ đó, họ có thể phát triển kế hoạch và mục tiêu mới, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển cho doanh nghiệp.

Giảm Stress và Căng Thẳng​

Chia sẻ công việc giúp tránh được trạng thái quá tải và căng thẳng. Điều này không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn tạo điều kiện cho môi trường làm việc tích cực và sản xuất hiệu quả hơn.

Tạo Sự Tin Tưởng và Nâng Cao Tinh Thần Đoàn Kết​

Giao việc là cách để người quản lý thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên của họ, và ngược lại, nhân viên cảm nhận được sự tin tưởng đó. Điều này tạo ra một môi trường làm việc đầy tin cậy và nâng cao tinh thần đoàn kết trong tổ chức.

Tạo Cơ Hội Phát Triển và Nâng Cao Năng Lực Cá Nhân​

Giao việc không chỉ là cơ hội cho nhân viên rèn luyện bản thân mà còn là dịp để họ học hỏi và phát triển bản thân. Thông qua việc chia sẻ công việc, họ có thể tích lũy nhiều kinh nghiệm hơn, mở rộng kiến thức và kỹ năng. Đồng thời, việc được giao việc cũng thúc đẩy sự tự tin và động lực để tiếp tục phát triển trong sự nghiệp.

3. 5 nguyên tắc giao việc cho cấp dưới​

Giao Công Việc Phù Hợp với Năng Lực​

Trong quản lý công việc, nguyên tắc quan trọng nhất là giao việc phù hợp với năng lực của từng cá nhân. Điều này đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Nhà quản lý cần phải nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm. Khi công việc được giao đúng năng lực, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn, tránh được áp lực và căng thẳng, từ đó giúp họ phát huy tối đa năng lực và tăng hiệu suất làm việc.

Bước 2: Phân Quyền Hợp Lý​

Bên cạnh việc phân việc, nhà quản lý cũng cần cung cấp quyền hạn cho nhân viên một cách hợp lý để tạo điều kiện cho việc giải quyết công việc được giao một cách hiệu quả nhất. Chỉ khi nhân viên hiểu rõ quyền hạn của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, họ mới có thể tận dụng hết tiềm năng của bản thân và tiến hành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

Bước 3: Lựa Chọn Nhân Sự Đảm Nhận Công Việc​

Quyết định chọn lựa nhân sự nào sẽ được phân công phụ trách công việc là một quy trình quan trọng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của toàn bộ dự án hoặc chuỗi hoạt động mà nhà quản lý đang điều hành. Để đưa ra quyết định chính xác, cần cân nhắc kỹ lưỡng các vấn đề sau:

• Tiêu chí chọn lựa nhân sự được giao việc là gì?
• Những kỹ năng và năng lực nào của nhân viên có thể đảm bảo hoàn thành công việc?
• Nhân sự được phân công có kinh nghiệm trong vấn đề tương tự hay không?

Bước 4: Thực Hiện Giao Việc​

Sau khi đã lựa chọn nhân sự phù hợp, nhà quản lý sẽ tiến hành giao việc cho họ. Trong quá trình phân công, người quản lý cần nhấn mạnh sự quan trọng của nhiệm vụ mà nhân sự đó sẽ đảm nhận, đồng thời cung cấp hướng dẫn cụ thể về phạm vi và quyền hạn trong quá trình thực hiện. Đồng thời, các yêu cầu như kết quả dự kiến, các quy trình báo cáo tiến độ cũng cần được nhân sự hiểu rõ để thực hiện đúng kế hoạch được đề ra.

Bước 5: Thông Báo Cho Các Bên Liên Quan​

Để đảm bảo việc giao việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất, thông báo cho nhân viên và các bộ phận liên quan là cực kỳ quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai. Thông tin về người được giao việc, cũng như phạm vi trách nhiệm và quyền hạn cần được đề cập một cách rõ ràng. Điều này giúp các bộ phận liên quan có thể cung cấp hỗ trợ kịp thời và cần thiết nhất để đảm bảo rằng công việc diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.