RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT

Không ai thích nói về những tình huống xấu nhưng có lẽ công việc của người hành sự kiện là phải chuẩn bị sẵn kịch bản cho các trường hợp xấu xảy ra, thì bạn có ngay phương án giải quyết kịp thời, không làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Dưới đây là một số yếu tố cần lưu ý để lên phương án đề phòng các trường hợp rủi ro trong các sự kiện

1. Sự kiện trải qua với kiểu thời tiết xấu

Điều kiện thời tiết mưa bão, nắng nóng luôn là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, dù là sự kiện indoor hay outdoor. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng ở mức độ nhỏ khiến khách mời tham dự sự kiện không được thoải mái. Tuy nhiên, đối với sự kiện outdoor, yếu tố thời tiết xấu có thể dẫn đến một rủi ro lớn khiến khách hàng cảm nhận được sự bất tiện và thấy thiếu sự an toàn khi tham dự sự kiện.

2. Rủi ro về tài chính tổ chức sự kiện

Hoạt động tổ chức sự kiện luôn tiềm ẩn nhiều yếu tố phát sinh, cần phải thay đổi. Kéo theo đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí ngân sách chung của sự kiện. Tình trạng thiếu ngân sách hay chi tiêu thâm hụt ngân sách sẽ xảy ra trong trường hợp không có khoản ngân sách dự phòng.

3. Rủi ro vì trang thiết bị tổ chức sự kiện

Có lẽ chúng ta đã từng chứng kiến 1 vài sự kiện đang diễn ra, mà bỗng dưng đèn vụt tắt, hoặc tiếng âm thanh mất, gặp trục trặc ở màn led trình chiếu trên sân khấu,...chỉ cần 1 phút trục trặc về kỹ thuật trên sân khấu khiến chương trình dừng lại, tồi tệ hơn là những setup trước đó có thể bị biến mất,..

Với hạng mục sân khấu cũng có những tình huống nguy hiểm như: Sân khấu ở địa hình không bằng phẳng, hoặc trên cát, dễ dẫn đến bị lún, có thể bị gây ra hậu quả sập sân khấu. Nếu sân khấu cao, sẽ gây bất tiện cho người lên xuống sân khấu, đôi khi làm họ bị ngã ngay tại sự kiện,...

Hầu hết các sự kiện đều sử dụng pháo điện, pháo sáng hay hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn cho chương trình. Tuy nhiên, khi sử dụng các thiết bị trên nếu không có chuyên môn cao có khả năng gây ra các nguy cơ nghiêm trọng như cháy, nổ, bỏng lạnh, bỏng nóng,..

4. Rủi ro về yếu tố về yếu tố con người tham gia sự kiện

• Nhân sự phục vụ sự kiện như: MC, ca sỹ - vũ đoàn, đội múa lân sư,..đến muộn, làm chậm tiến độ chương trình và tạo hình ảnh thiếu chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện.
• Số lượng khách mời đến tham dự sự kiện có thể quá đông gây khó khăn cho quá trình tổ chức và bố trí nhân sự phục vụ khách mời được chu đáo.

5. Rủi ro về an toàn thực phẩm

Nếu sử dụng các thực phẩm không đạt chuẩn về chất lượng, an toàn vệ sinh sẽ dẫn đến tình trạng các khách mời tham dự sự kiện bị ngộ độc thực phẩm.

6. Rủi ro về quản lý an ninh trong sự kiện

Sự kiện là nơi có rất nhiều thành phần tham dự và tham gia trong cùng hoạt động, vì vậy việc giao tiếp giữa nhiều người, nhiều hội nhóm là không thể tránh khỏi. Và tại các bữa tiệc linh động sự kiện sẽ có rượu, bia,.. Chính vì vậy, việc va chạm với nhau là điều khó tránh khỏi.

Trên đây là một số tình huống rủi ro thường gặp tại sự kiện, trên thực tế còn vô vàn các tình huống có thể phát sinh xảy ra. Để đảm bảo sự kiện của doanh nghiệp được diễn ra trôi chảy, bạn nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Perfect Media. Bằng kinh nghiệm lâu năm trong ngành tổ chức sự kiện, Perfect Media tự tin sẽ mang đến sự yên tâm cao nhất cho khách hàng, đảm bảo cho sự kiện của doanh nghiệp diễn ra thành công.
Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ của Perfect Media, vui lòng liên hệ qua Hotline/Zalo: 0968 127 020 – 0977 369 942.

CÔNG TY TRUYỀN THÔNG & TỔ CHỨC SỰ KIỆN PERFECT MEDIA
Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam
VP Hà Nội: Tòa CT1 Eco Green – Số 286 – Nguyễn Xiển – TP Hà Nội
VP Hải Dương: Số 57 – Đào Đạo – TP Hải Dương – tỉnh Hải Dương
Email: tochucsukien.perfectmedia@gmail.com