Quá Trình Và Cách Thức Tổ Chức Sự Kiện Mới

Quá trình tổ chức sự kiện cần phải có một người không những có kiến thức mà còn có lòng nhiệt huyết trách nhiệm với công việc .Xây dựng checklist cho bản danh sách những điều tối quan trọng cần làm để giảm rủi ro cũng như tránh tình huống bất ngờ xảy ra trong sự kiện.Dưới đây là một trong những điều cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện .

Hình thành một nhóm chuyên tham gia tổ chức.

Bạn bắt đầu bằng lên kế hoạch tổ chức sự kiện , lên danh sách những nhóm công việc một cách cụ thể.Ghi lại tên của các sự kiện, mục đích của nó, tính chất (chính thức hoặc không chính thức, long trọng hay vui nhộn, theo chủ đề hay truyền thống…) và lập ngân sách. Viết xuống tất cả những yêu cầu cơ bản cũng như đặc biệt cho sự kiện và phân công mỗi người một công việc hoặc một phạm vi để chịu trách nhiệm thực hiện và xử lý.


Ngân sách , chi phí cho sự kiện .

Vấn đề quan trọng không kém được đặt ra là ngân sách cho buổi tổ chức sự kiện . Cần phải có một người phụ trách việc đàm phán và thuyết phục nhà tài trợ và cũng như những người muốn hỗ trợ sự kiện này. Hãy liên hệ với chủ sở hữu địa điểm để đặt câu hỏi liệu địa điểm sẽ có sẵn cho những ngày bạn đã chọn, năng lực của chủ địa điểm, khả năng đáp ứng của những địa điểm cũng như giá cả của họ. Sau khi phân tích và đánh giá, ấn định ngày và địa điểm phù hợp trong ngân sách và mong đợi của bạn.
Tiếp thị và Kế hoạch quảng bá

Bạn cần liên hệ hoặc có đội riêng cho việc thiết kế và chuẩn bị áp phích , tờ rơi hoặc biểu ngữ có màu sắc sống động hấp dẫn tạo sự chú ý cho người xem .Lập kế hoạch cho việc xây dựng các biểu ngữ và những địa điểm lắp đặt. Đồng thời cũng có thể công bố công khai một sự kiện thông qua Internet. Bạn cần phải bắt đầu quảng bá ít nhất một tháng trước khi sự kiện thực tế.


Khách mời đặc biệt và giải trí.
Không có sự kiện nào thành công mà không có khách mời đặc biệt và giải trí. Nếu bạn đang có kế hoạch để mời những người nỗi tiếng hoặc giới nghệ sĩ, hãy cẩn thận liên hệ và đặt trước. Trước tiên, bạn cần lập kế hoạch cho những tiết mục giải trí bạn sẽ cần trong chương trình và theo đó liên hệ với những người thích hợp để biết về tính sẵn sàng và chi phí của họ. Sau khi xác nhận, bạn nên ký hợp đồng với họ để tránh sự bị động tại thời điểm cuối cùng vì các nghệ sĩ và người nỗi tiếng làm việc đôi khi rất ngẫu hứng.
Đồ ăn trong sự kiện.
Đôi khi, dịch vụ ăn uống có sẵn tại địa điểm thuê của mình. Nếu không, bạn sẽ phải sắp xếp với một số cung cấp thực phẩm. Tuy nhiên, trước tiên, bạn phải quyết định về các loại thực phẩm bạn cần phải có cho sự kiện này, tùy thuộc vào những người tham gia sự kiện này. Ví dụ, có thể ăn có một số người ăn chay .v.v. bạn có thể linh hoạt trong thực đơn tuy nhiên phải lưu ý đến ngân sách của bạn.

Bạn cần đảm bảo trước giờ G mọi công tác chuẩn bị đã sẵn sáng , và mọi người trong thành phần ban tổ chức , những nhân viên biết và lắm chắc mình sẽ làm gì một cách hoàn hảo..Còn rất nhiều những chi tiết khác trong một sự kiện, nhưng đây là những bước cốt yếu và cơ bản nhất mà một kế họach sự kiện không thể thiếu. Dù bạn là 1 người tổ chức sự kiện độc lập hay một công ty tổ chức sự kiện thì việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp bạn giảm 50% rủi ro và tăng 50% khả năng thành công.Đến với công ty sự kiện Tuấn Việt bạn sẽ học được nhiều kinh nghiệm quý giá từ những buổi tổ chức sự kiện thực tế .