Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp cần một số tính năng gì?

Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong các khách sạn cao cấp, trợ giúp chủ khách sạn và nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Mặt khác, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS tốt, quý khách hàng phải nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp đó có thể làm được những gì.

1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?​

PMS một cách thức cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ tất cả khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự để làm các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Ứng Dụng thường bao gồm nhiều nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.

2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS?​

Một phương pháp phần mềm quản lý khách sạn đang trở thành quan trọng bởi lĩnh vực khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có khả năng tới từ các nguồn, giá phải được thay đổi thông minh cho việc theo dõi thu nhập. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến khi thanh toán, trả phòng nên được thực hiện đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Vấn đề này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể trợ giúp giải quyết với các thách thức đó.
Một phần mềm quản lý khác sạn chính xác sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có vậy, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?​

Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên thị trường, việc đáng nói nhất là cần xác định một hệ thống có các tính năng hợp lý cho khách sạn của bạn. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn.

a. Đặt phòng​

Chức năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…

b. Dữ liệu khách hàng​

lĩnh vực công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như các thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng các dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi tới các khách hàng của mình.

c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn​

Tiếp đến, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất phải có thể lập hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn trả phí nào.

d. Báo cáo​

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và các báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm khả quan với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là hình thức mà những bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.

4. Nhiều tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee​

một số tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,
• Quản lý nhiều bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,
• Quản lý khách hàng và một số công nợ,
• Quản lý kho hàng,
• Thống kê, báo cáo chính xác.

Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee hỗ trợ người lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý tất cả khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể giải quyết những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng nhiều để có phương hướng kinh doanh đúng đắn hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý nhiều công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian cần thu những công nợ.
Phần mềm đáng sử dụng nhất: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất dữ liệu chi tiết của Ezibee giúp khách sạn tổng kết tình trạng kinh doanh chi tiết cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể tùy chỉnh các số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình trạng một số phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.