Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phần mềm quản lý công nợ khách hàng là một yếu tố quan trọng chi phối đến tình trạng tài chính, quản lý công nợ tốt sẽ giúp khai thác hiệu quả tối đa trong việc sử dụng nguồn vốn. Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắc đến sự trợ giúp đắc lực của các phần mềm quản lý công nợ khách hàng trên thị trường hiện nay.
Trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu về quy trình quản lý công nợ khách hàng
Công nợ khách hàng gồm 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Quy trình quản lý công nợ phải thu:
Mô tả quy trình:
Bước 1: Quản lý khách hàng
Các bộ phận có nhu cầu sẽ làm yêu cầu cập nhật Khách hàng gửi cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục Khách hàng. Cán bộ phụ trách quản lý danh mục sẽ tiến hành phân tích yêu cầu thêm mới hay sửa đổi; Kiểm tra và đối chiếu sự tồn tại sau đó thông báo kết quả cho người yêu cầu và cập nhật danh mục khách hàng quản lý.
Bước 2: Ghi nhận và thông báo công nợ
Sau khi có đề nghị ghi nhận công nợ từ các đơn vị phòng ban, kế toán công nợ sẽ có trách nhiệm kiểm tra, ghi nhận, thông báo và theo dõi công nợ của khách hàng.
Bước 3: Thu tiền
Hầu hết việc thanh toán của Khách hàng sẽ chia làm 2 giai đoạn: Trả trước và sau khi giao hàng. Kế toán công nợ có trách nhiệm thu tiền khoản thanh toán trước rồi kiểm tra xác định và thu hồi công nợ phần thanh toán sau khi giao nhận của Khách hàng.
Bước 4: Bù trừ công nợ:
Bộ phận đề nghị bù trừ công nợ sẽ làm yêu cầu bù trừ công nợ. Nếu hợp lệ thì sẽ tiến hành bù trừ công nợ, nếu không hợp lệ sẽ báo lại cho bên yêu cầu.
Quy trình quản lý công nợ phải trả:
Mô tả quy trình:
Bước 1: Quản lý nhà cung cấp
Cán bộ quản lý nhà cung cấp sẽ ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu đề nghị từ những bộ phận có yêu cầu. Sau đó tiến hành cập nhật (chỉnh sửa, bổ sung, thêm mới) danh mục nhà cung cấp thep yêu cầu.
Bước 2: Ghi nhận công nợ
Kế toán công nợ có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu, kiểm duyệt xem hóa đơn chứng từ của yêu cầu đề nghị ghi nhận công nợ đã hợp lý chưa. Hợp lý sẽ tiến hành ghi nhận công nợ nhà cung cấp, nếu không thông báo lại bộ phận yêu cầu điều chỉnh.
Bước 3: Thanh toán
Dựa trên bộ chứng từ hợp lệ, Kế toán công nợ tiến hành thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp theo thỏa thuận (trả trước hoặc trả sau).
Bước 4: Bù trừ công nợ
Sau khi nhận được đề nghị bù trừ công nợ từ các bộ phận, Kế toán công nợ tiến hàng kiểm tra, đối chiếu chứng từ, xác định công nợ bù trừ cho nhà cung cấp.
Trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu về quy trình quản lý công nợ khách hàng
Công nợ khách hàng gồm 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Quy trình quản lý công nợ phải thu:
Mô tả quy trình:
Bước 1: Quản lý khách hàng
Các bộ phận có nhu cầu sẽ làm yêu cầu cập nhật Khách hàng gửi cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục Khách hàng. Cán bộ phụ trách quản lý danh mục sẽ tiến hành phân tích yêu cầu thêm mới hay sửa đổi; Kiểm tra và đối chiếu sự tồn tại sau đó thông báo kết quả cho người yêu cầu và cập nhật danh mục khách hàng quản lý.
Bước 2: Ghi nhận và thông báo công nợ
Sau khi có đề nghị ghi nhận công nợ từ các đơn vị phòng ban, kế toán công nợ sẽ có trách nhiệm kiểm tra, ghi nhận, thông báo và theo dõi công nợ của khách hàng.
Bước 3: Thu tiền
Hầu hết việc thanh toán của Khách hàng sẽ chia làm 2 giai đoạn: Trả trước và sau khi giao hàng. Kế toán công nợ có trách nhiệm thu tiền khoản thanh toán trước rồi kiểm tra xác định và thu hồi công nợ phần thanh toán sau khi giao nhận của Khách hàng.
Bước 4: Bù trừ công nợ:
Bộ phận đề nghị bù trừ công nợ sẽ làm yêu cầu bù trừ công nợ. Nếu hợp lệ thì sẽ tiến hành bù trừ công nợ, nếu không hợp lệ sẽ báo lại cho bên yêu cầu.
Quy trình quản lý công nợ phải trả:
Mô tả quy trình:
Bước 1: Quản lý nhà cung cấp
Cán bộ quản lý nhà cung cấp sẽ ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu đề nghị từ những bộ phận có yêu cầu. Sau đó tiến hành cập nhật (chỉnh sửa, bổ sung, thêm mới) danh mục nhà cung cấp thep yêu cầu.
Bước 2: Ghi nhận công nợ
Kế toán công nợ có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu, kiểm duyệt xem hóa đơn chứng từ của yêu cầu đề nghị ghi nhận công nợ đã hợp lý chưa. Hợp lý sẽ tiến hành ghi nhận công nợ nhà cung cấp, nếu không thông báo lại bộ phận yêu cầu điều chỉnh.
Bước 3: Thanh toán
Dựa trên bộ chứng từ hợp lệ, Kế toán công nợ tiến hành thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp theo thỏa thuận (trả trước hoặc trả sau).
Bước 4: Bù trừ công nợ
Sau khi nhận được đề nghị bù trừ công nợ từ các bộ phận, Kế toán công nợ tiến hàng kiểm tra, đối chiếu chứng từ, xác định công nợ bù trừ cho nhà cung cấp.
