Những tiêu chí lựa chọn phần mềm quản ký kho ERP

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho ERP đang trở thành xu hướng tất yếu. Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi hàng hóa ra vào, hệ thống ERP còn giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận và nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Vậy phần mềm quản lý kho ERP là gì, có đặc điểm nổi bật nào và doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm này theo tiêu chí nào? Hãy cùng ITG tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý kho ERP là gì?​

Phần mềm quản lý kho ERP (Enterprise Resource Planning) là một phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP tổng thể, được thiết kế nhằm tự động hóa và số hóa toàn bộ hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp.

Nếu như các phần mềm quản lý kho độc lập chỉ dừng ở việc nhập – xuất – tồn, thì phần mềm ERP quản lý kho lại đi xa hơn, giúp kết nối dữ liệu kho với kế toán, bán hàng, sản xuất, mua hàng và logistics. Từ đó, mọi quy trình vận hành được liên kết chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.



Ví dụ: Khi bộ phận bán hàng ghi nhận đơn hàng mới, hệ thống ERP sẽ tự động trừ tồn kho khả dụng, gửi yêu cầu sản xuất hoặc nhập hàng, đồng thời cập nhật dữ liệu cho bộ phận kế toán. Mọi thao tác đều được thực hiện tức thời và chính xác.

Lợi ích cốt lõi của phần mềm quản lý kho ERP:

• Kiểm soát hàng tồn kho chính xác theo thời gian thực
• Tự động hóa quy trình nhập – xuất – chuyển kho
• Tối ưu diện tích lưu trữ và giảm chi phí hàng tồn
• Tránh thất thoát, nhầm lẫn và sai lệch dữ liệu
• Tích hợp liền mạch với các phòng ban khác

Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý kho ERP​

Hệ thống ERP quản lý kho không chỉ là công cụ lưu trữ dữ liệu mà còn là “trung tâm điều phối” giúp doanh nghiệp vận hành kho hiệu quả, minh bạch và linh hoạt. Một số đặc điểm nổi bật bao gồm:

Quản lý tồn kho theo thời gian thực​

Phần mềm ERP cho phép theo dõi số lượng tồn kho tức thì ở từng vị trí, từng lô hàng, mã hàng hoặc khu vực lưu trữ. Người dùng có thể dễ dàng xem được tình trạng nhập – xuất – tồn của bất kỳ sản phẩm nào, từ đó ra quyết định nhập hàng hoặc sản xuất kịp thời.

Theo dõi đa kho, đa chi nhánh​

Đối với các doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều chi nhánh, hệ thống ERP giúp quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất. Các nghiệp vụ như chuyển kho, kiểm kê, báo cáo tồn kho được xử lý nhanh chóng, hạn chế chênh lệch dữ liệu giữa các địa điểm.

Tự động hóa quy trình nhập – xuất – kiểm kê​

Các thao tác thủ công như ghi phiếu, cập nhật sổ kho đều được tự động hóa. Phần mềm hỗ trợ quét mã vạch, QR code, RFID, giúp nhân viên nhập dữ liệu nhanh và chính xác hơn, đồng thời tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê.

Liên kết với các phân hệ khác của ERP​

Dữ liệu kho được đồng bộ trực tiếp với kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất và CRM, đảm bảo luồng thông tin liền mạch. Điều này giúp giảm sai sót giữa các bộ phận, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo phân tích chi phí, dòng tiền và lợi nhuận theo từng sản phẩm.

Cảnh báo và báo cáo thông minh​

Hệ thống ERP hiện đại tích hợp AI và Business Intelligence (BI) cho phép thiết lập cảnh báo khi hàng tồn vượt định mức, khi sắp hết nguyên liệu hoặc khi có sai lệch kiểm kê.
Ngoài ra, các báo cáo tồn kho, vòng quay hàng hóa, giá trị tồn kho được thể hiện trực quan qua biểu đồ giúp nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho ERP cho doanh nghiệp​

Không phải giải pháp ERP nào cũng phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp. Để lựa chọn phần mềm quản lý kho ERP hiệu quả, doanh nghiệp nên dựa trên một số tiêu chí quan trọng sau:

Phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp​

Doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay phân phối sẽ có nhu cầu quản lý kho khác nhau. Vì vậy, cần chọn phần mềm ERP có khả năng tùy chỉnh linh hoạt, đáp ứng được quy trình đặc thù của doanh nghiệp thay vì phải thay đổi theo phần mềm.

Khả năng tích hợp và mở rộng​

Một phần mềm ERP tốt cần tích hợp liền mạch với các hệ thống khác như CRM, kế toán, bán hàng online hoặc hệ thống máy quét mã vạch. Đồng thời, phần mềm nên có kiến trúc mở (Open API) để dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

Dễ sử dụng – giao diện thân thiện​

Không chỉ ban lãnh đạo mà nhân viên kho, kế toán, mua hàng đều phải sử dụng hệ thống hàng ngày. Vì vậy, giao diện phần mềm cần trực quan, dễ thao tác, có hướng dẫn rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian đào tạo và tránh sai sót khi nhập liệu.

Báo cáo và phân tích thông minh​

Khả năng phân tích dữ liệu kho là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị ra quyết định chiến lược. Một phần mềm ERP tốt cần cung cấp báo cáo động, biểu đồ trực quan và dashboard tùy chỉnh, hỗ trợ theo dõi tồn kho, hiệu suất vận hành, chi phí lưu kho,...

Hỗ trợ kỹ thuật và bảo mật dữ liệu​

Doanh nghiệp nên chọn đối tác ERP có đội ngũ hỗ trợ chuyên sâu, cam kết đồng hành trong suốt quá trình triển khai và vận hành. Bên cạnh đó, phần mềm cần có hệ thống bảo mật dữ liệu nhiều lớp, sao lưu định kỳ và phân quyền truy cập rõ ràng để đảm bảo an toàn thông tin.

3 Nền tảng quản lý kho ERP phổ biến hiện nay​

Trên thị trường hiện nay có nhiều giải pháp quản lý kho ERP được phát triển theo những định hướng và công nghệ khác nhau. Tùy vào quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn nền tảng phù hợp để tối ưu hiệu quả vận hành. Dưới đây là ba nền tảng quản lý kho ERP phổ biến và được đánh giá cao nhất hiện nay.

3S WMS – Giải pháp quản lý kho thông minh của ITG Technology​

3S WMS là hệ thống quản lý kho thuộc nền tảng 3S ERP do ITG Technology phát triển. Phần mềm giúp tự động hóa toàn bộ quy trình kho từ nhập – xuất – kiểm kê đến cảnh báo tồn kho. 3S WMS nổi bật với khả năng tích hợp IoT, AI, mã vạch, QR code và kết nối chặt chẽ với các phân hệ ERP khác, giúp doanh nghiệp quản lý kho chính xác, giảm thất thoát và nâng cao hiệu suất vận hành.

SAP Warehouse Management (SAP WM)​

SAP WM là phân hệ quản lý kho của SAP ERP, được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới tin dùng. Giải pháp này hỗ trợ quản lý kho đa cấp, đa vị trí, liên kết toàn diện với chuỗi cung ứng, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn hoặc đa quốc gia có quy trình phức tạp.

Odoo Inventory​

Odoo Inventory là phần mềm quản lý kho nằm trong hệ thống ERP mã nguồn mở Odoo, nổi bật với tính linh hoạt, chi phí triển khai thấp và giao diện thân thiện. Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong giai đoạn chuyển đổi số và muốn bắt đầu quản lý kho một cách chuyên nghiệp.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho ERP không còn là xu hướng, mà là bước đi chiến lược để doanh nghiệp tối ưu quản trị và tăng sức cạnh tranh. Một hệ thống ERP mạnh mẽ, được thiết kế phù hợp với đặc thù vận hành, sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện hoạt động kho hàng, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận.