Nghệ thuật đặt câu hỏi

(HRC) Đặt câu hỏi đúng cách là trọng tâm của việc giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả. Bằng cách sử dụng trong những hoàn cảnh khác nhau, bạn có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình. Đặt câu hỏi một cách khéo léo sẽ giúp bạn giữ nhịp được cuộc nói chuyện, thu hút được sự chú ý của người nghe, khẳng định vấn đề một cách khéo léo, nhờ cậy cầu khiến mà người nghe vẫn vui vẻ hải lòng…Trong thế giới giao tiếp muôn màu muôn vẻ, việc có được thêm một nghệ thuật trong tài ăn nói sẽ góp phần giúp bạn có được thông tin tốt hơn, học hỏi được nhiều hơn, bạn có thể xây dựng mối quan hệ mật thiết, quản trị nhân sự hiệu quả hơn…

Và dưới đây là một vài kỹ thuật đặt câu hỏi thông dụng,
Câu hỏi mở và câu hỏi đóng.

Một câu hỏi đóng thường chỉ nhận được một câu trả lời rất ngắn. Ví dụ: bạn mười chín tuổi phải không? Câu trả lời là “có” hoặc “không”. “bạn sống ở đâu” Câu trả lời thường là địa chỉ của người được hỏi.
Câu hỏi mở mang đến những câu trả lời dài. Chúng thường đi vào vấn đề hỏi về: cái gì, tại sao, như thế nào. Một câu hỏi mở hỏi người khác về kiến thức, quan điểm hoặc là cảm nhận của họ. “Bạn có thể kể…” hoặc “Bạn có thể tả lại…” cũng có thể được dùng để bắt đầu câu hỏi mở.
Dưới đây là một vài câu mẫu:
Ø Buổi gặp mặt lần trước đã xảy ra điều gì thế?
Ø Tại sao anh ta lại phản ứng như thế?
Ø Bạn thấy bữa tiệc thế nào?
Ø Bạn hãy tả chi tiết hơn đi !
Câu hỏi mở thì phù hợp với :
Ø Phát triển một cuộc đối thoại mở: “Bạn định làm gì trong dịp nghỉ hè này?”
Ø Tìm hiểu thêm thông tin chi tiết: “Chúng ta cần làm gì nữa để việc này thành công?”
Ø Tìm hiểu quan điểm hoặc vấn đề của người khác: “Bạn nghĩ như thế nào về những sự thay đổi này?”
Câu hỏi đóng phù hợp với:
Ø Kiểm tra mức độ thấu hiểu của bạn hoặc của người khác: “Vậy nếu tôi đạt được chứng chỉ, tôi sẽ được thăng tiến chứ?”
Ø Kết luận một cuộc thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ tất cả chúng ta đều đã hiểu rõ tình hình, mọi người có đồng ý với quyết định này không?”
Ở mặt ngược lại, một câu hỏi đóng ở sai vị trí có thể khép lại cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng khó xử, cho nên tốt nhất là nên tránh sử dụng khi cuộc đối thoại đang cởi mở, vui vẻ.
Câu hỏi dẫn dắt:

Câu hỏi dẫn dắt nhằm dẫn người nghe theo cách bạn nghĩ. Bạn có thể thực hiện theo một vài cách sau:
Ø Với một sự giả thiết: “Anh nghĩ là dự án này sẽ chậm bao lâu”. Câu hỏi này như khẳng định rằng dự án đó chắc chắn không thể hoàn thành đúng thời gian được.
Ø Bằng cách dùng câu hỏi kiểu khẳng định: Anh ta quả là thông minh, phải vậy không?
Ø Nên đặt câu hỏi sao cho có thể dễ dàng nhất có thể trả lời “có” (cảm giác tự nhiên của con người dễ dàng chấp nhận vấn đề khi họ nói “có” hơn là “không” )
Ø Cho người nghe chọn giữa 2 cái, mà cả 2 bạn đều hài lòng, hơn là chỉ có một lựa chọn hoặc là không làm gì cả. Lựa chọn “không gì cả” vẫn có thể xảy khi bạn hỏi “bạn thích A hay B hơn”, nhưng hầu hết mọi người đều quyết định một trong 2 lựa chọn mà bạn đưa ra.
Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt sẽ dẫn đến đóng lại hội thoại.
Câu hỏi dẫn dắt phù hợp với:
Ø Có được câu trả lời bạn muốn nhưng không để ý đến cảm nhận của người khác rằng họ đã lựa chọn.
Ø Đóng lại cuộc hội thoại : “nếu như mọi câu hỏi của quý khách đã được trả lời thỏa đáng, chúng ta có thống nhất mức giá đó không?”
Tips: Sử dụng câu hỏi dẫn dắt thận trọng. Nếu bạn dùng nó với cách tự phục vụ mình hoặc câu hỏi ảnh hưởng đến sự thích thú của người khác, thì họ có thể không trả lời thật với bạn đâu.
Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ không thực sự là câu hỏi, nó không được hỏi để chờ câu trả lời. Chúng chỉ là khẳng định bằng cách hỏi.
“Thiết kế của Huy thật là sáng tạo đúng không?”
Người ta dùng câu hỏi tu từ bởi vì họ đang muốn lôi cuốn người nghe- như là họ đang dẫn dắt đến sự đồng tình (“Uh, đúng thế và tôi thích làm việc cùng với một đồng nghiệp sáng tạo như là Huy) – hơn là cảm giác họ đang được “kể” cho cái gì đó như là “Huy là một nhà thiết kế sáng tạo”
Mẹo nhỏ: Câu hỏi tu từ thậm chí còn hiệu quả hơn nữa khi bạn dùng một chuỗi.
“Đây không phải là một bức hình đẹp hay sao? Bạn không thích cách mà anh ta tô màu những dòng chữ trên bức ảnh sao? Anh ta dùng những khoảng trống thật là hợp lý đúng không? Chẳng lẽ ngài không muốn một biểu tượng đẹp thế này làm logo cho sản phẩm của công ty mình?”
Câu hỏi tu từ đặc biệt phù hợp cho việc lôi cuốn người nghe.
Một số chú ý thêm:

Hãy chắc rằng bạn để cho người được hỏi đủ thời gian để trả lời. Có thể họ cần thời gian suy nghĩ kỹ trước khi trả lời bạn, cho nên đừng chỉ hiểu một sự tạm ngừng là “miễn bình luận” và tiếp tục hỏi ngay.
Những câu hỏi hiệu quả cần đi cùng với lắng nghe một cách cẩn thận để bạn có thể hiểu đối phương thực sự có ý gì trong từng câu trả lời của họ.
Ngôn ngữ cơ thể và âm điệu của giọng nói cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng để quyết định câu trả lời bạn nhận được sẽ là thế nào đấy nhé.