Máy photocopy Ricoh không in được qua mạng? Cách kiểm tra và cài đặt lại IP

Chào mọi người, máy photocopy Ricoh đang sử dụng bình thường nhưng bỗng nhiên không nhận lệnh in là tình trạng khá phổ biến tại văn phòng. Lỗi này thường xuất hiện sau khi thay modem, đổi hệ thống mạng, mất điện hoặc máy photocopy nhận một địa chỉ IP mới.

Trong trường hợp dây mạng và máy tính vẫn hoạt động bình thường, mọi người có thể kiểm tra lại cài đặt địa chỉ IP của máy photocopy trước khi gọi kỹ thuật viên. Dưới đây là một số kinh nghiệm cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh mà mình tổng hợp được trong quá trình sử dụng.

Dấu hiệu máy Ricoh gặp vấn đề về địa chỉ IP​

Khi địa chỉ IP bị thay đổi hoặc cấu hình không đúng, máy tính thường xuất hiện một số dấu hiệu như:

• Máy photocopy hiển thị trạng thái Offline.
• Lệnh in nằm trong hàng đợi nhưng không được xử lý.
• Máy tính không tìm thấy máy photocopy trong mạng LAN.
• Không truy cập được Web Image Monitor của Ricoh.
• Máy photocopy vẫn sao chụp bình thường nhưng không thể in qua mạng.
• Một số máy tính in được, trong khi những máy còn lại không kết nối được.

Trước khi cài đặt lại driver, nên kiểm tra IP vì nhiều trường hợp nguyên nhân chỉ đến từ việc máy photocopy và máy tính không còn sử dụng cùng một dải mạng.

Cách xác định dải IP của hệ thống mạng​

Trên máy tính Windows, nhấn tổ hợp phím Windows + R, nhập cmd rồi nhấn Enter. Sau đó nhập lệnh:

ipconfig

Màn hình sẽ hiển thị các thông tin mạng của máy tính. Cần chú ý ba thông số chính:

• IPv4 Address.
• Subnet Mask.
• Default Gateway.

Ví dụ máy tính có địa chỉ IPv4 là 192.168.1.105, Subnet Mask là 255.255.255.0 và Default Gateway là 192.168.1.1. Khi đó, máy photocopy cũng cần sử dụng địa chỉ thuộc dải 192.168.1.x.

Có thể đặt IP cho máy Ricoh là 192.168.1.200, nhưng cần kiểm tra địa chỉ này chưa được thiết bị khác sử dụng. Không nên chọn ngẫu nhiên vì trùng IP có thể khiến kết nối chập chờn hoặc cả hai thiết bị đều không truy cập mạng ổn định.

Hướng dẫn cài đặt IP trực tiếp trên máy photocopy Ricoh​

Giao diện trên từng model Ricoh có thể khác nhau, nhưng các bước cơ bản thường tương tự.

Bước 1: Truy cập phần cài đặt​

Nhấn nút User Tools/Counter trên bảng điều khiển. Với những dòng máy Ricoh sử dụng màn hình cảm ứng thông minh, chọn biểu tượng Settings hoặc User Tools.

Bước 2: Mở cài đặt mạng​

Tìm đến đường dẫn:

System Settings → Interface Settings → Network

Sau đó chọn mục Machine IPv4 Address. Một số dòng máy có thể yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản quản trị mới cho phép thay đổi thông số.

Bước 3: Nhập địa chỉ IP​

Tại phần cài đặt IPv4, chọn chế độ Specify để nhập IP thủ công. Điền lần lượt:

• IP Address: 192.168.1.200
• Subnet Mask: 255.255.255.0
• Gateway Address: 192.168.1.1

Đây chỉ là thông số minh họa. Địa chỉ thực tế phải phù hợp với mạng tại nơi đang lắp đặt máy.

Nếu chọn chế độ tự động nhận IP bằng DHCP, địa chỉ của máy photocopy có thể thay đổi sau khi modem hoặc thiết bị được khởi động lại. Vì vậy, với máy photocopy dùng chung cho nhiều máy tính, nên đặt IP cố định hoặc nhờ bộ phận quản trị mạng tạo DHCP Reservation.

Bước 4: Lưu và khởi động lại máy​

Nhấn OK, Apply hoặc Save để xác nhận. Sau đó, khởi động lại máy photocopy nếu thiết bị yêu cầu.

Kiểm tra địa chỉ IP mới đã hoạt động chưa​

Sau khi hoàn tất, trên máy tính hãy mở Command Prompt và nhập:

ping 192.168.1.200

Nếu nhận được phản hồi, máy tính đã nhìn thấy máy photocopy trong mạng LAN.

Tiếp theo, mở trình duyệt và nhập:

192.168.1.200

Nếu giao diện Web Image Monitor xuất hiện, có thể xác định máy Ricoh đã kết nối mạng thành công.

Cập nhật cổng in trên máy tính​

Một lỗi thường gặp là đã đổi IP cho máy photocopy nhưng máy tính vẫn gửi lệnh in đến địa chỉ cũ. Để cập nhật, thực hiện như sau:

1. Mở Control Panel.
2. Chọn Devices and Printers.
3. Nhấp chuột phải vào máy photocopy Ricoh.
4. Chọn Printer Properties.
5. Mở tab Ports.
6. Chọn Add Port hoặc Configure Port.
7. Nhập địa chỉ IP mới của máy photocopy.
8. Lưu cài đặt và in thử một tài liệu.

Nếu cài máy mới, nên chọn phương thức Add a printer using a TCP/IP address or hostname, sau đó nhập IP của máy Ricoh và cài đúng driver tương ứng với model.

Tại sao đã cài đúng IP nhưng vẫn không in được?​

Nếu máy đã có IP nhưng vẫn không nhận lệnh, mọi người nên kiểm tra thêm:

• Dây mạng có được kết nối chắc chắn hay không.
• Đèn tín hiệu tại cổng LAN có sáng không.
• Máy tính và máy photocopy có cùng dải mạng không.
• IP mới có bị trùng với máy tính hoặc thiết bị khác không.
• Driver có đúng model Ricoh đang sử dụng không.
• Cổng in trên máy tính còn lưu địa chỉ IP cũ không.
• Tường lửa hoặc phần mềm bảo mật có chặn kết nối không.
• Máy photocopy có đang hiển thị mã lỗi hoặc hết giấy không.

Đối với hệ thống mạng có nhiều tầng, nhiều VLAN hoặc được quản lý bởi máy chủ riêng, không nên tự ý thay đổi thông số. Việc cài đặt sai có thể khiến máy photocopy không kết nối được với các máy tính khác trong văn phòng.

Lời kết​

Cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh không quá phức tạp, nhưng cần xác định chính xác dải mạng, Subnet Mask, Gateway và địa chỉ IP chưa được sử dụng. Sau khi đổi IP, đừng quên cập nhật lại cổng in trên máy tính vì đây là bước nhiều người thường bỏ sót.

Nếu đã kiểm tra toàn bộ các bước nhưng máy vẫn Offline, không ping được hoặc thường xuyên mất kết nối, mọi người nên nhờ bộ phận IT hay kỹ thuật viên máy photocopy kiểm tra. Nguyên nhân lúc này có thể liên quan đến dây mạng, switch, bo mạch mạng hoặc cấu hình của hệ thống nội bộ.