HÉ LỘ 6 SAI LẦM THƯỜNG GẶP TRONG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC

Đảm đương vai trò là nhà quản lý, chắc hẳn mỗi ngày bạn cần phải đưa ra những phương pháp quản lý tiến độ hiệu quả, để nhân viên có thể tập trung dồn lực để đi đến hoàn thành nhiệm vụ chung và tốt nhất bạn nên tránh xa 6 sai lầm phổ biến dưới đây để không bị ảnh hướng đến tiến độ chung của doanh nghiệp:

1. Không lập chi tiết kế hoạch thực hiện công việc

Trên thực tế, tại nhiều doanh nghiệp nhà quản lý có nhiều việc cần giải quyết nên quên đi việc kiểm tra công việc của nhân viên đã thực hiện. Nếu có thì tần suất cũng rất ít, khiến nhân viên ỷ lại, đến hạn hoàn thành mới gấp rút thực hiện. Dẫn đến công việc bị kéo dài tiến độ, nhân viên hình thành sức lười, không chủ động và không tự giác thực hiện việc được giao.



Tại nhiều doanh nghiệp khác, sau khi nhận việc thường chỉ định luôn người làm mà không vạch ra lộ trình, kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc mà một bản kế hoạch cần phải có. Điều này dẫn đến tình trạng làm việc chồng chéo, người làm nhiều người làm ít, chất lượng công việc không cao.

Sai lầm khi không lập kế hoạch công việc dẫn đến một loạt hệ quả, không chỉ chậm trễ thời hạn mà còn ảnh hưởng tới uy tín với khách hàng, lãng phí thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp.

2. Giao việc không đúng người, không đúng vị trí

Với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý, ban lãnh đạo có thể giao việc cho người không thuộc bộ phận chuyên môn.



Tình trạng này nghe có vẻ vô lý, nhưng hãy thử nhìn lại trong thực tế từng có phân công một nhân viên nhân sự viết bài truyền thông giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp? Có từng để một nhân viên phân tích dữ liệu đi nghiên cứu thị trường và đối thủ xem họ đang bán gì, bán như thế nào?…

Giao việc không đúng người, đúng khả năng của họ tiềm ẩn rủi ro rất lớn đến kết quả công việc cuối cùng. Chính vì thế, doanh nghiệp nên xem lại mình có mắc phải sai lầm kể trên. Nếu có, hãy điều chỉnh kịp thời để tối ưu hiệu quả của toàn bộ dự án.

3. Thiếu chặt chẽ trong theo dõi và quản lý tiến độ công việc

Trong số những sai lầm mắc phải, việc quản lý dự án và theo dõi tiến độ công việc được nhiều doanh nghiệp thực hiện thủ công nhưng lại không được đầu tư thời gian đúng mức. Thực tế ấy dẫn đến những sai sót không mong muốn, dữ liệu thiếu chính xác và chặt chẽ.



Chẳng hạn, để biết tiến độ của toàn dự án, trưởng dự án chỉ nghe cấp dưới báo cáo tiến độ hoàn thành 50%, nhưng không kiểm tra thực tế nhân viên có thực hiện đúng như báo cáo hay không. Thậm chí có những đầu việc phát sinh không được kiểm soát, nhầm lẫn không rõ đã được giao việc cho ai thực hiện hay chưa. Thiếu chặt chẽ khi theo dõi tiến độ là nguyên nhân tất yếu khiến công việc bị kéo dài thời hạn.

4. Sắp xếp công việc không theo thứ tự ưu tiên

Để nói về những sai lầm mắc phải ảnh hưởng đến kết quả chung của công việc, sắp xếp công việc không theo thứ tự ưu tiên dễ thấy và thường gặp nhất ở cả cá nhân hay làm việc theo đội nhóm.

• Việc không quan trọng thực hiện trước
  
  
• Việc chưa tới hạn hoàn thành trước
  
  
• Việc dễ làm trước
  

Sai lầm này mắc phải do tác động đầu tiên là thiếu kế hoạch bài bản trong công việc, không lên thời hạn hoàn thành dự kiến và sắp xếp mức độ quan trọng của từng đầu việc trước khi bắt đầu công việc.

5. Không thực hiện đánh giá năng suất nhân viên sau mỗi khi hoàn thành

Khi nhân viên không được đánh giá đúng trình độ và có mức lương thưởng đúng với năng lực, nhiều người có thể rời bỏ công ty sau những dự án không được ghi nhận đúng sự đóng góp của bản thân

Ảnh hướng đến việc phân bổ công việc đúng với khả năng cho những công việc trong tương lai



6. Rời rạc trong quản lý quy trình làm việc và tiếp nhận thông tin

Rời rạc trong quản lý quy trình làm việc giữa các bộ phận, giao việc, chia sẻ thông tin bằng nhiều phương thức khác nhau khiến việc tổng hợp thông tin mất nhiều thời gian hơn, rủi ro hơn có thể gặp phải sai sót, chồng chéo trong quy trình. Đây là thực trạng chung mà hầu hết các doanh nghiệp không có công cụ quản lý tiến độ dự án gặp phải.



Từ các vấn đề trên, có thể thấy sai lầm không chỉ đơn thuần là kéo dài thời hạn, mà ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp, đến kết quả doanh thu, lợi nhuận của công ty. Hy vọng sau bài viết này, mỗi doanh nghiệp có thể tự nhận thấy những vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp mình để có giải pháp tối ưu thời gian và quy trình thực hiện tiến độ công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.

Không thể quên “vũ khí đắc lực” được sử dụng trong quản lý doanh nghiệp, đó là PHẦN MỀM QUẢN LÝ KSMART - Không những giúp nhân viên sắp xếp, quản lý, tiếp nhận và báo cáo công việc của mình mà phần mềm này còn giúp người lãnh đạo có thể giao việc, tiếp nhận thông tin, giải quyết các vấn đề liên quan và kiểm soát quản lý nhân viên một cách dễ dàng ở mọi nơi.

Một phần mềm được tích hợp đầy đủ các tính năng đáp ứng với hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp như:

- Giám sát lộ trình nhân viên

- Định vị vị trí nhân viên

- Giám sát lộ trình di chuyển của nhân viên

- Giám sát việc di chuyển đúng tuyến và làm việc theo kế hoạch

- Quản lý doanh thu đến từng nhân viên theo ngày

- Quản lý khách hàng, đại lý do từng nhân viên quản lý.