Giao tiếp hiệu quả

Bất kể bạn bao nhiêu tuổi, địa vị hoặc kinh nghiệm ra sao, giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng mà bạn có thể học được. Những người lãnh đạo vĩ đại mọi thời đại đều là người giao tiếp và diễn thuyết tuyệt vời. Trên thực tế, truyền thông là một trong những ngành học phổ biến ở bậc đại học ngày nay vì chúng ta nhận thấy giá trị của người thật sự giỏi giao tiếp. Chỉ với một ít tự tin và khiến thức cơ bản, bạn sẽ đạt được mục tiêu giao tiếp hiệu quả trong thời gian ngắn.

Phần 1: Tạo ra môi trường thích hợp

1. Chọn đúng thời điểm

Đúng như ý nghĩa của đề mục, luôn có thời điểm lẫn địa điểm cho mọi thứ và việc giao tiếp cũng không ngoại lệ.

Tránh những cuộc thảo luận về chủ đề phức tạp vào buổi tối muộn. Một số người sẽ không hứng thú đối mặt với việc xử lý các vấn đề lớn như tài chính hoặc kế hoạch dài hạn khi họ mệt mỏi nhất. Thay vào đó, bạn hãy nêu vấn đề và thảo luận cách giải quyết những vấn đề phức tạp vào buổi sáng hoặc buổi trưa khi mọi người tỉnh táo, sẵn sàng và có thể phản hồi một cách rõ ràng.

2. Tạo điều kiện cho cuộc nói chuyện diễn ra cởi mở, thân mật

Chọn địa điểm thích hợp, nơi mà bạn có thể thoải mái làm cho cuộc trò chuyện trở nên cởi mở và hiệu quả. Nếu bạn cần báo tin buồn với ai đó (chẳng hạn như người nào đó mất hoặc chia tay ai đó) thì đừng nói ở nơi công cộng, trước mặt đồng nghiệp hoặc ở gần nhiều người khác. Hãy tôn trọng và quan tâm đến cảm xúc của người nghe bằng cách giao tiếp ở nơi riêng tư. Việc này cũng tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện được mở rộng hơn, giúp hai bên thấu hiểu lẫn nhau và đảm bảo quá trình đối thoại được thực hiện đúng cách.

Nếu chuẩn bị thuyết trình trước một nhóm người nào đó, bạn nhớ kiểm tra âm thanh trước và tập thể hiện sao cho giọng nói thật rõ ràng. Dùng micro nếu cần để đảm bảo khán thính giả có thể nghe rõ.

3. Tránh những điều gây xao nhãng

Tắt tất cả thiết bị điện có thể làm gián đoạn cuộc trò chuyện. Nếu điện thoại reo, hãy phớt lờ cuộc gọi và tắt điện thoại ngay sau đó và tiếp tục trò chuyện. Đừng để sự xao nhãng bên ngoài trở thành trở ngại khiến bạn mất tập trung. Những điều đó sẽ làm bạn và người nghe xao nhãng, khiến cho cuộc trò chuyện mất đi tính hiệu quả.

Phần 2: Sắp xếp phần nói chuyện

1. Sắp xếp và làm rõ các ý tưởng trong đầu

Việc này nên được thực hiện trước khi bạn cố gắng trình bất bất kỳ ý tưởng nào. Nếu bạn tâm đắc với một chủ đề nào đó, ý tưởng của bạn có thể bị bỏ sót nếu bạn không tập trung vào những điểm quan trọng để bám sát vào trong khi trình bày. Những điểm quan trọng giống như là dàn ý giúp bạn tập trung và giao tiếp một cách rõ ràng.

Một quy tắc quan trọng là chọn ra ba điểm chính và tập trung trình bày những điểm đó. Với cách này, nếu chủ để trở nên lan man thì bạn vẫn có thể quay lại một hoặc các điểm chính mà không cảm thấy bối rối. Viết ra những điểm chính (nếu thích hợp) có thể hỗ trợ bạn trong khi trình bày.

2. Luôn rõ ràng

Xác định rõ những gì mà bạn định truyền đạt ngay từ đầu. Ví dụ, mục tiêu của bạn là giới thiệu điều gì đó, thu thập thông tin hoặc khởi xướng hành động. Nếu người nghe biết trước bạn trông đợi điều gì qua phần trình bày thì mọi thứ sẽ diễn ra một cách hoàn hảo.

3. Tập trung vào chủ đề

Khi bắt đầu trình bày ba điểm chính, bạn cần đảm bảo bám sát vào thông điệp mà bạn muốn truyền tải và củng cố. Nếu bạn nắm rõ vấn đề và chắt lọc thành những điểm trọng yếu thì có thể những cụm từ thích hợp sẽ khắc ghi trong đầu bạn. Đừng ngại dùng điều đó để nhấn mạnh những điểm quan trọng. Kể cả những người diễn thuyết tự tin, nổi tiếng sử dụng lại những câu quan trọng nhiều lần để nhấn mạnh và củng cố nội dung. Nên nhớ làm cho thông điệp chung rõ ràng và thẳng thắn.

4. Cảm ơn người nghe

Cảm ơn người hoặc nhóm đã dành thời gian lắng nghe và phản hồi. Bất kể kết quả phần diễn thuyết của bạn như thế nào, cho dù sự phản hồi đối với phần trình bày hoặc thảo luận của bạn không như mong đợi, hãy kết thúc lịch sự bằng cách thể hiện đúng sự tôn trọng đối với sự tham gia và thời gian của mọi người.

Phần 3: Giao tiếp qua lời nói

1. Làm cho người nghe cảm thấy thoải mái

Bạn nên thực hiện việc này trước khi đi thẳng vào cuộc trò chuyện hoặc thuyết trình. Đôi lúc việc này có thể hữu ích khi bắt đầu với câu chuyện yêu thích của bạn. Người nghe sẽ đồng cảm với bạn vì bạn cũng hành động giống họ và có những lo lắng thường ngày giống họ.

2. Nói một cách rõ ràng

Truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng và không nhập nhằng là điều rất quan trọng để mỗi người nghe đều dễ dàng hiểu điều mà bạn muốn nói. Các từ ngữ mà bạn nói sẽ được ghi nhớ vì mọi người nhanh chóng hiểu những gì bạn nói. Điều này đòi hỏi bạn phải trình bày một cách rành mạch và dùng từ ngữ đơn giản thay vì phức tạp.

3. Phát âm rõ ràng

Nói với âm lượng đủ để người khác có thể nghe nhưng không quá nhỏ hoặc không tạo được sự chú ý. Chú ý quan tâm đến việc phát âm rõ những điểm quan trọng để tránh tình huống hiểu nhầm. Nếu việc nói thầm là thói quen tự vệ mà bạn thường gặp phải do nỗi sợ giao tiếp thì bạn nên tập nói ở nhà trước gương. Đôi khi, tốt nhất bạn nên thảo luận những gi mà bạn muốn trình bày với người khiến bạn thoải mái. Việc này giúp bạn củng cố thông tin trong đầu. Lưu ý rằng bất kỳ sự tập luyện hoặc trau chuốt từ ngữ nào cũng sẽ giúp bạn xây dựng sự tự tin.

4. Tập trung khi bạn lắng nghe và đảm bảo nét mặt của bạn thể hiện sự thích thú

Hãy lắng nghe một cách chủ động. Nên nhớ rằng việc giao tiếp giống như con đường hai chiều và tức là trong khi nói thì bạn không học hỏi. Bằng cách lắng nghe chủ động, bạn sẽ có thể đánh giá số lượng thông tin đã được truyền đến người nghe và biết được họ có hiểu đúng hay không để chỉnh sửa nếu cần. Nếu người nghe có vẻ bối rối thì tốt hơn hết bạn nên nhờ họ trình bày lại về phần nói của bạn nhưng theo cách nói của họ. Như vậy, bạn có thể nhận ra và chỉnh sửa những quan điểm sai lầm về thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

Trân trọng cảm nhận của người khác. Điều này sẽ khuyến khích họ mở lòng và giúp họ cảm thấy thoải mái hơn nếu họ có tức giận.

5. Làm cho giọng nói trở nên thú vị

Giọng đều đều thường không bắt tai nên người giao tiếp tốt thường dùng nhịp điệu âm thanh để tăng hiệu quả giao tiếp. Norma Michael khuyên bạn nên:

Tăng cao độ và âm lượng của giọng nói khi chuyển một chủ đề hoặc đề mục sang chủ đề hoặc đề mục khác.

Tăng âm lượng và nói chậm khi bạn đề cập đến một điểm đặc biệt hoặc tóm tắt nội dung.

Nói một cách sôi nổi nhưng dừng lại để nhấn mạnh từ khóa khi yêu cầu hành động.

Phần 4: Giao tiếp qua ngôn ngữ cơ thể

1. Chào mọi người

Chắc chắn là bạn không hoàn toàn biết hết những người đến nghe thuyết trình hoặc một người bạn mới trong nhóm nhưng họ vẫn gật đầu chào bạn và nhìn bạn như là người quen. Điều đó có nghĩa là họ đang kết nối với bạn. Do đó, hãy đáp lại như thể bạn cũng quen biết họ.

2. Thể hiện ngôn ngữ cơ thể một cách rõ ràng và không mơ hồ

Sử dụng nét mặt một cách có ý thức. Cố gắng thể hiện đam mê và làm cho người nghe thấu cảm bằng cách dùng nét mặt dịu dàng, nhẹ nhàng, chú tâm. Tránh nét mặt tiêu cực như cau mày hoặc nhướng chân mày. Điều gì được cho là tiêu cực hoặc tích cực hoàn toàn phụ thuộc vào ngữ cảnh, đặc biệt là ngữ cảnh văn hóa, nên bạn cần ứng biến tùy theo tình huống.

Nhạy bén trong việc nhận diện cử chỉ không mong muốn có thể dẫn đến xung đột văn hóa như nắm chặt tay, tư thế buông thõng vai hoặc kể cả sự im lặng. Nếu không rõ tường tận về một nền văn hóa nào đó, bạn nên hỏi thăm về những khó khăn có thể gặp trong giao tiếp trước khi bạn bắt đầu trò trò chuyện (hoặc thuyết trình) với người có văn hóa khác biệt.

3. Giao tiếp bằng mắt

Việc giao tiếp bằng mắt sẽ xây dựng mối quan hệ, giúp người khác cảm thấy bạn đáng tin cậy và thể hiện sự thích thú. Trong khi giao tiếp hoặc thuyết trình, việc nhìn vào mắt người nghe khi có thể và duy trì giao tiếp bằng mắt trong lượng thời gian hợp lý là rất quan trọng. Tuy nhiên, bạn không nên nhìn quá lâu. Tiếp xúc mắt một cách tự nhiên, khoảng 2-4 giây là đủ.

Nên nhớ nhìn tất cả người nghe. Nếu bạn trình bày trong phòng họp thì nên giao tiếp bằng mắt với từng thành viên có mặt ở đó. Không chú ý đến một người nào đó có thể được cho là dấu hiệu xúc phạm khiến bạn trượt mất hợp đồng kinh doanh, sự thu nhận, thành công hoặc bất kỳ thứ gì mà bạn cố gắng đạt được.

Nếu bạn ngỏ ý nhắc đến một người nghe nào đó, hãy dừng lại và nhìn vào mắt người đó khoảng 2 giây trước khi quay đi và trở lại chủ đề đang nói. Việc này khiến cho người mà bạn nhắc đến cảm thấy được được trân trọng.

Tuy nhiên, lưu ý rằng việc giao tiếp bằng mắt được quy định khác nhau đối với từng nền văn hóa. Trong một số nền văn hóa, điều này được cho là đáng lo ngại và không phù hợp. Hãy hỏi về vấn đề này hoặc tự nghiên cứu trước.

4. Tận dụng hơi thở và sự ngắt quãng để tăng hiệu quả giao tiếp

Cách ngắt quãng có chứa đựng một sức mạnh. Simon Reynolds nói rằng việc ngắt quãng khiến người nghe tập trung và lắng nghe. Việc này còn nhấn mạnh những điểm mà bạn đề cập và cho người nghe thời gian để nghiền ngẫm những gì bạn nói. Ngoài ra, nó không chỉ tăng tính thuyết phục cho việc giao tiếp mà còn làm cho nội dụng trở nên dễ nghe và dễ hiểu.

Hít thở sâu vài lần để làm cho bản thân thoải mái trước khi bắt đầu giao tiếp.

Tập thói quen thở sâu và đều đặn trong khi giao tiếp. Như vậy, bạn sẽ giữ được giọng nói từ tốn, khoan thai và cũng sẽ thoải mái hơn.

Dùng sự ngắt quãng để tạo ra một khoảng nghỉ ngắn trong quá trình nói.

5. Chú ý cách thể hiện cử chỉ

Dùng cử chỉ tay một cách cẩn thận. Hãy chú ý đến cách thể hiện của đôi tay trong khi nói. Một số cử chỉ tay có thể rất hiệu quả trong việc nhấn mạnh vấn đề (chẳng hạn như cử chỉ cởi mở) nhưng số khác có thể gây xao nhãng hoặc làm cho một số người nghe khó chịu và chấm dứt cuộc trò chuyện hoặc lắng nghe (cử chỉ đóng). Quan sát cử chỉ tay của những người nói khác nhằm mục đích tìm hiểu cảm nhận của bạn khi thấy những cử chỉ đó. Hãy bắt chước những cử chỉ hiệu quả và thu hút sự chú ý. Lưu ý rằng những cử chỉ hiệu quả thường tự nhiên, chậm rãi và dứt khoát.

6. Lưu ý ngôn ngữ cơ thể khác

Cẩn thận với những biểu hiện như mắt nhìn dáo dác, tay nhặt xơ vải trên áo, liên tục khịt mũi, cựa quậy, đung đưa, v.v. Những cử chỉ nhỏ này sẽ làm mất đi tính hiệu quả trong việc trình bày thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

Nhờ ai đó quay phim phần trình bày của bạn, sau đó dành thời gian để xem ở chế độ tua nhanh. Bất kỳ cử chỉ lặp lại hoặc không ý thức của bạn đều sẽ được nhìn thấy rõ và đôi khi sẽ rất buồn cười. Khi đã nhìn rõ những cử chỉ đó, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh sự vô ý trong cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể và chú ý không lặp lại.

Phần 5: Giao tiếp hiệu quả khi tranh luận

1. Đặt bản thân vào vị trí trung lập

Đừng giẫm đạp hoặc đe dọa người khác. Việc này sẽ tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh và đẩy cuộc tranh luận lên mức độ khác. Nếu họ đang ngồi, bạn cũng nên ngồi cùng họ.

2. Lắng nghe người nói

Để họ chia sẻ cảm xúc của mình. Chờ đến khi họ hoàn toàn ngưng nói thì bạn sẽ bắt đầu nói ý của mình.

3.Nói bằng giọng khoan thai với âm lượng vừa phải

Đừng la hoặc buộc tội người đối diện hoặc hành động của họ.

4. Cho họ biết bạn đã lắng nghe quan điểm của họ và thấu hiểu điều đó

Dành thời gian để để nói những câu như "Nếu tôi hiểu đúng thì ý bạn muốn nói là..."

5. Đừng cố gắng tranh luận tới cùng bằng mọi giá

Nếu người đó bước ra khỏi phòng, đừng đi theo họ. Hãy để họ làm như vậy và chờ họ quay lại khi đã bình tĩnh hơn và sẵn sàng trò chuyện.

6. Đừng cố nói lời sau cùng

Nhắc lại, việc này có thể dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh khiến cho cuộc tranh luận leo thang và không thể dừng lại. Đôi khi, bạn phải chấp nhận bất đồng và cho qua.

7. Dùng thông điệp "Tôi"

Khi muốn nói lên nỗi băn khoăn của bạn, cố gắng bắt đầu bằng câu "Tôi..." và nói rõ hành động của họ làm bạn cảm thấy thế nào. Việc này sẽ làm cho người đối diện dễ dàng tiếp nhận phàn nàn của bạn và đồng cảm với bạn. Ví dụ, thay vì nói "Tính cẩu thả của cậu làm tớ phát điên", hãy nói "Tớ thấy thấy rằng mức độ bừa bộn khác nhau là vấn đề của chúng ta. Sự bừa bộn khiến tôi khó chịu và ảnh hưởng đến việc mà tôi định làm. Nói thật, sự bừa bộn làm cho tôi bị rối loạn nhiều hơn những việc khác".

Từ lý thuyết đến thực hành là cả một chặng đường gian nan.