Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể tại công ty

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể là chủ đề đã và đang được quan tâm trong thời gian gần đây và thực sự trở thành vấn đề cấp bách hàng đầu không thể thiếu đối với các tổ chức doanh nghiệp vì nó tạo ra sự khác biệt về tốc độ và tư duy vượt trội.



Mô hình số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể

Hiện trạng quản lý tài liệu tại doanh nghiệp hiện nay bao gồm các vấn đề :

1. 90% thông tin tài liệu đang được lưu trữ dưới dạng văn bản cứng và trên các giá kệ
2. Các tài liệu khó tìm kiếm tra cứu khi có nhu cầu sử dụng: Trung bình một nhân viên tốn 30-40% thời gian để tìm kiếm thông tin
3. 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu
4. 70% giao dịch có thể thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng, thất lạc hoặc không được chia sẻ kịp thời.

Để giải quyết các vấn đề trên các doanh nghiệp, tổ chức cần đến giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể

Giới thiệu chung về giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể là nền tảng giải pháp số hoá tài liệu thông minh được xây dựng theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nhằm đáp ứng các yêu cầu về:


Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý dữ liệu chất lượng cao
Quản lý thông tin, số liệu hiệu quả
Cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật
Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc


Các thành phần của số hóa tài liệu
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể

Bước 1: Thu thập tài liệu giấy

Bước 2: Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu

Bước 3: Quét tài liệu

Bước 4: Kiểm tra file đầu ra (thực hiện 2 lần)

- Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra

- Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra

Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự

Áp dụng một trong hai phương pháp hoặc hốn hợp cả hai:

- Nhập liệu tự động –áp dụng với các bản gốc chất lượng cao, tài liệu mới: D-IONE tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động giúp thông tin được thu nhận nhanh chóng, chính xác và có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng

- Nhập liệu thủ công – áp dụng với các bản gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, không thể nhận dạng được: Nhân viên nhập liệu sẽ nhập tay các dữ liệu và các trường thông tin theo yêu cầu

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu (thực hiện 2 lần)

- Lần 1: Kiểm tra 100% file đầu ra

- Lần 2: Kiểm tra xác suất 30% fiel đầu ra

Bước 7: Kết xuất và lưu trữ thông tin


Quy trình số hóa tài liệu


Lợi ích của giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể mang lại

1. Giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ tài liệu
2. Nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
3. Tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu
4. Truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, hiệu quả
5. Giúp việc bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn
6. Bảo mật thông tin an toàn
7. Khai thác tài liệu nhanh chóng, mở rộng phạm vi sử dụng nguồn tài nguyên

Quý khách có nhu cầu Số hóa tài liệu, Scan tài liệu, In tài liệu, xử lý các dạng tài liệu.... Hãy đến với Minh Châu :

Cơ sở HN: 1705c, golden Land, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
Cơ Sở HCM :7th Floor, Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú nhuận, TP. HCM
Tel : 0978.891.148 (Mrs.Hoài) - Mail : sodaminhchau@gmail.com