Dịch vụ làm thẻ APEC: Giải pháp hỗ trợ doanh nhân hoàn thiện hồ sơ thuận lợi hơn

Trong quá trình hội nhập kinh tế, ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam mở rộng hoạt động kinh doanh, đầu tư và hợp tác với đối tác tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương. Điều này cũng làm tăng nhu cầu đi công tác nước ngoài của chủ doanh nghiệp, giám đốc và những người đang giữ vị trí quản lý.

Đối với doanh nhân thường xuyên di chuyển giữa các nền kinh tế thuộc APEC, thẻ đi lại doanh nhân APEC có thể mang đến nhiều thuận lợi trong quá trình xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, điều kiện và hồ sơ đề nghị cấp thẻ tương đối chặt chẽ. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ làm thẻ APEC để được kiểm tra điều kiện và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu.

Thẻ APEC là gì?​

Thẻ APEC có tên tiếng Anh là APEC Business Travel Card, thường được viết tắt là ABTC. Đây là loại thẻ hỗ trợ việc đi lại ngắn hạn vì mục đích kinh doanh trong khu vực APEC cho những người đáp ứng điều kiện theo quy định.

Người sở hữu thẻ có thể được tạo điều kiện thuận lợi hơn khi nhập cảnh vào những nền kinh tế đã chấp thuận thông tin của mình. Thẻ cũng hỗ trợ sử dụng làn ưu tiên tại một số cửa khẩu quốc tế. Tuy nhiên, thẻ APEC không thay thế hộ chiếu và không bảo đảm người sở hữu luôn được nhập cảnh trong mọi trường hợp. Quyết định cuối cùng vẫn thuộc cơ quan có thẩm quyền tại nơi đến.

Thẻ ABTC phù hợp với những doanh nhân thường xuyên phải:

• Gặp gỡ và đàm phán với đối tác nước ngoài;
• Tham dự hội nghị, triển lãm hoặc sự kiện thương mại;
• Khảo sát thị trường và tìm kiếm cơ hội đầu tư;
• Kiểm tra hoạt động của chi nhánh hoặc dự án;
• Ký kết và triển khai hợp đồng kinh doanh.

Vì sao thủ tục làm thẻ APEC thường mất nhiều thời gian?​

Không giống thủ tục xin thị thực du lịch thông thường, hồ sơ thẻ APEC liên quan đến cả doanh nhân và doanh nghiệp nơi người đó đang làm việc.

Cơ quan tiếp nhận có thể xem xét nhiều nội dung như vị trí công việc, thời gian làm việc, hoạt động của doanh nghiệp, việc thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm xã hội và quan hệ hợp tác với đối tác thuộc khu vực APEC.

Doanh nghiệp cũng có thể phải cung cấp hợp đồng, thư mời, chứng từ xuất nhập khẩu hoặc tài liệu thể hiện hoạt động hợp tác kinh doanh thực tế với đối tác nước ngoài. Thành phần hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy địa phương và trường hợp của người đề nghị.

Một số nguyên nhân thường khiến hồ sơ phải sửa đổi hoặc bổ sung gồm:

• Chức danh trên quyết định bổ nhiệm không thống nhất với hồ sơ bảo hiểm xã hội;
• Doanh nhân chưa đáp ứng thời gian làm việc theo yêu cầu;
• Hợp đồng với đối tác nước ngoài chưa có chứng từ chứng minh đã thực hiện;
• Báo cáo tài chính, hồ sơ thuế hoặc tài liệu doanh nghiệp chưa đầy đủ;
• Hộ chiếu sắp hết hạn hoặc thông tin trên giấy tờ không thống nhất;
• Tài liệu bằng tiếng nước ngoài chưa được dịch thuật, chứng thực đúng quy định.

Đây là lý do doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện trước khi bắt đầu làm hồ sơ thay vì chuẩn bị giấy tờ theo một danh sách có sẵn trên mạng.

Dịch vụ làm thẻ APEC hỗ trợ những công việc gì?​

Một đơn vị cung cấp dịch vụ làm thẻ APEC thường hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình chuẩn bị và theo dõi hồ sơ.

Kiểm tra điều kiện của doanh nghiệp và doanh nhân​

Trước khi nhận hồ sơ, đơn vị tư vấn sẽ kiểm tra loại hình doanh nghiệp, thời gian hoạt động, vị trí của người đề nghị, quá trình làm việc và nhu cầu đi lại đến các nền kinh tế thuộc APEC.

Việc đánh giá ban đầu giúp doanh nghiệp biết trường hợp của mình đã đáp ứng điều kiện hay vẫn còn nội dung cần hoàn thiện.

Rà soát giấy tờ và thông tin​

Các thông tin trên hộ chiếu, quyết định bổ nhiệm, bảo hiểm xã hội, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hợp đồng với đối tác nước ngoài cần có sự thống nhất.

Đơn vị tư vấn sẽ rà soát từng tài liệu, phát hiện những điểm chưa phù hợp và hướng dẫn cách bổ sung trước khi nộp hồ sơ.

Soạn thảo hồ sơ theo từng trường hợp​

Mỗi doanh nghiệp có ngành nghề, quy mô, đối tác và hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, hồ sơ không nên được chuẩn bị theo một mẫu chung cho tất cả khách hàng.

Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ xây dựng danh mục giấy tờ và soạn văn bản dựa trên tình trạng thực tế của từng doanh nghiệp.

Theo dõi quá trình giải quyết​

Trong quá trình xử lý, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu giải trình hoặc cung cấp thêm tài liệu. Đơn vị dịch vụ sẽ theo dõi hồ sơ, tiếp nhận thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp phản hồi đúng nội dung được yêu cầu.

Những ai nên sử dụng dịch vụ làm thẻ APEC?​

Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ khi thuộc một trong những trường hợp sau:

• Lần đầu thực hiện thủ tục cấp thẻ APEC;
• Chưa xác định người đề nghị có thuộc đối tượng được xem xét hay không;
• Doanh nhân vừa thay đổi chức vụ hoặc nơi làm việc;
• Quá trình tham gia bảo hiểm xã hội có thời gian gián đoạn;
• Hợp đồng với đối tác nước ngoài được lập bằng tiếng nước ngoài;
• Hồ sơ từng bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung;
• Doanh nghiệp không có nhân sự chuyên trách về thủ tục pháp lý;
• Cần cấp lại thẻ do đổi hộ chiếu, mất thẻ hoặc thay đổi thông tin.

Dịch vụ không thể thay thế các điều kiện bắt buộc và cũng không thể bảo đảm chắc chắn hồ sơ được chấp thuận. Giá trị chính của dịch vụ là giúp doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ đúng hướng, giảm sai sót và chủ động xử lý các vấn đề phát sinh.

Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị làm thẻ APEC​

Khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào mức giá hoặc những lời quảng cáo như “bao đậu”, “có thẻ siêu tốc” hay “không cần đáp ứng điều kiện”.

Một đơn vị uy tín nên:

• Kiểm tra hồ sơ trước khi báo phương án thực hiện;
• Tư vấn rõ điều kiện mà doanh nghiệp chưa đáp ứng;
• Phân biệt chi phí dịch vụ với lệ phí nhà nước;
• Không cam kết kết quả khi chưa xem hồ sơ;
• Có hợp đồng và phạm vi công việc rõ ràng;
• Bảo mật tài liệu về hộ chiếu, thuế, tài chính và hoạt động kinh doanh;
• Thường xuyên cập nhật tình trạng xử lý cho khách hàng.

Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu tư vấn viên giải thích rõ từng giai đoạn, thời gian dự kiến và các trường hợp có thể phát sinh bổ sung.

Dịch vụ làm thẻ APEC tại AZVLAW​

AZVLAW cung cấp dịch vụ làm thẻ APEC dành cho doanh nghiệp và doanh nhân có nhu cầu đi lại thường xuyên trong khu vực APEC.

Tùy từng hồ sơ, AZVLAW hỗ trợ:

• Tư vấn điều kiện cấp mới hoặc cấp lại thẻ APEC;
• Kiểm tra chức danh và quá trình làm việc của doanh nhân;
• Rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội, thuế và tài liệu doanh nghiệp;
• Kiểm tra hợp đồng, thư mời và chứng từ giao dịch với đối tác nước ngoài;
• Soạn thảo hồ sơ theo từng giai đoạn;
• Hướng dẫn dịch thuật và chứng thực giấy tờ;
• Theo dõi hồ sơ và hỗ trợ xử lý yêu cầu bổ sung;
• Hướng dẫn nhận, quản lý và sử dụng thẻ đúng mục đích.

Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết điều kiện, thành phần hồ sơ và quy trình thực hiện tại bài viết về dịch vụ làm thẻ APEC tại AZVLAW.

Kết luận​

Thẻ APEC là công cụ hỗ trợ hữu ích đối với doanh nhân thường xuyên đi công tác, tìm kiếm đối tác hoặc triển khai hoạt động kinh doanh trong khu vực châu Á – Thái Bình Dương.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rằng đây không phải loại thẻ được cấp chỉ dựa trên nhu cầu cá nhân. Hồ sơ phải thể hiện được chức vụ, hoạt động thực tế của doanh nghiệp và nhu cầu hợp tác với đối tác tại các nền kinh tế APEC.

Sử dụng dịch vụ làm thẻ APEC có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra điều kiện sớm, chuẩn bị giấy tờ có hệ thống và hạn chế những sai sót không cần thiết trong quá trình thực hiện.