Chi tiết mô tả công việc, chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng vật tư

Bạn quan tâm đến vị trí Trưởng phòng vật tư nhưng chính xác công việc này đòi hỏi những gì, nhiệm vụ, chức năng ra sao thì bạn chưa hiểu rõ? Hãy tham khảo bài viết cụ thể dưới đây để đưa ra quyết định đúng đắn cho sự nghiệp sau này, chúng có thể giúp ích rất nhiều cho quá trình phỏng vấn tuyển dụng.

Trưởng phòng vật tư là gì?​

Quản lý vật tư là một chức năng quan trọng trong chuỗi cung ứng, lập kế hoạch yêu cầu vật tư, chịu trách nhiệm xác định số lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng trong chuỗi cung ứng, thiết lập kế hoạch bổ sung, xác định mức tồn kho để giữ cho từng loại hàng tồn kho liên quan đến nhu cầu vật chất trong suốt chuỗi cung ứng.
Trưởng phòng vật tư là người chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu của doanh nghiệp, lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tất cả hoạt động liên quan đến dòng nguyên liệu vào đơn vị.

>>> Xem thêm: Top 15 câu hỏi Trưởng phòng vật tư chuyên sâu nhất

Chức năng của Trưởng phòng vật tư​

Trưởng phòng vật tư nhìn chung thì có chức năng cơ bản gồm cung cấp, quản lý vật tư, giá cả vật liệu và cách sử dụng. Chuyên sâu hơn thì họ cần phải làm thế nào để thuận lợi cho chuỗi cung ứng, cụ thể:

Lập kế hoạch và kiểm soát vật liệu​

Nguyên liệu là yếu tố cần thiết đối với bất kỳ hoạt động nào, chúng được quyết định dựa trên dự báo bán hàng và kế hoạch sản xuất. Việc lập kế hoạch và kiểm soát thực hiện các vật liệu có liên quan đến ước tính các yêu cầu riêng của các bộ phận, chuẩn bị ngân sách, dự báo mức độ tồn kho, lên lịch các đơn đặt hàng và giám sát hiệu suất sản xuất, bán hàng.

Thu mua​

Trưởng phòng vật tư là cung cấp cho bộ phận cần dùng đúng vật liệu vào đúng thời điểm, đúng số lượng và chất lượng. Để thực hiện được điều này thì công việc của người quản lý là lựa chọn nguồn cung cấp, hoàn thiện các điều khoản mua hàng, sắp xếp đơn hàng, theo dõi, duy trì quan hệ với nhà cung cấp, phê duyệt thanh toán, đánh giá và phát triển các nhà cung cấp.

Kiểm soát hàng tồn kho​

Đây là một trong những chức năng quan trọng để kiểm soát tốt nguyên vật liệu, điều này bao gồm các vấn đề như thiết lập mức tồn kho, phân tích, sửa số lượng đơn hàng, xác định mức tồn kho an toàn, báo cáo thời gian.

Phân phối vật lý​

Sắp xếp vận chuyển cần được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, Trưởng phòng vật tư lựa chọn loại phương tiện vận chuyển phù hợp, tùy thuộc vào tần suất mua vật liệu. Khu vực quản lý vật liệu phải chủ động trong việc đếm và bốc dỡ. Sau kho vật tư được giao sẽ thực hiện kiểm soát, bảo quản, giảm thiểu lỗi, hư hỏng và có xử lý kịp thời.

Quản lý vật tư, thiết bị​

Trưởng phòng vật tư cần lập quy trình cung ứng vật tư – thiết bị, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện việc cung ứng vật tư - thiết bị. Đồng thời, lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định toàn bộ máy móc thiết bị toàn công ty.

>>> Có thể bạn quan tâm: Muốn trở thành Trưởng phòng vật tư giỏi thì cần những yếu tố nào?

Quản lý nguồn lực​

Là người đứng đầu phòng ban, Trưởng phòng vật tư cần có cách quản lý nhân sự cấp dưới hiệu quả, phân bổ nhiệm vụ cho từng cá nhân, giám sát và đôn đốc họ thực hiện tốt vai trò của mình.

Nhiệm vụ của Trưởng phòng vật tư​

Mục đích chính của họ là giám sát lập kế hoạch và điều phối hàng tồn kho, mua hàng cho công ty, họ được giao nhiệm vụ nghiên cứu mức giá tốt nhất, theo dõi mức tồn kho, phân phối vật tư và đàm phán hợp đồng.
- Nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng, đàm phán giá cả có lợi cho doanh nghiệp, làm việc với các nhà quản lý để xác định nhu cầu cung cấp.
- Đề xuất phương pháp cải thiện quy trình hiện có để giảm chi phí, nâng cao số lượng, chất lượng.
- Tổng hợp, đánh giá tất cả số liệu vật tư. Quản lý việc phân phối vật tư trong tổ chức.
- Giám sát mức tồn kho. Phối hợp với ban giám đốc, các bộ phận khác để lên kế hoạch cho mô hình dự báo.
- Chuẩn bị dữ liệu, báo cáo, hồ sơ chi tiết về hoạt động mua sắm, số lượng, nhà cung cấp.
- Duy trì và thiết kế ngân sách.
- Tuyển dụng, phát triển, đào tạo nhân viên cho bộ phận vật tư.
- Phát triển, duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp tốt. Đạt được mức phối hợp cao với người dùng.
- Đảm bảo hiệu quả và trung thực hồ sơ để cung cấp lộ trình kiểm toán.

Mô tả công việc của Trưởng phòng vật tư​

- Tham mưu cho công tác hoạch định kế hoạch mua và cung ứng vật tư – thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng và tổ chức điều hành kho bãi trong hệ thống của công ty cho ban giám đốc.
- Quản lý các nhà cung ứng theo tiêu chí: Sản phẩm, thời gian giao hàng, khả năng thanh toán, dịch vụ hậu mãi, tiềm năng phát triển.
- Xây dựng và thực hiện hệ thống sổ sách kho.
- Báo cáo đầy đủ và kịp thời theo quy định của công ty.
- Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, hiệu quả.
- Bảo đảm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, tiết kiệm chi phí.
- Lập quy trình cung ứng vật tư – thiết bị.
- Thường xuyên kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện cung ứng vật tư - thiết bị, bảo trì, kiểm định máy móc thiết bị toàn công ty.

>>> Xem thêm: Vai trò của chuyên viên, trưởng phòng, giám đốc chuỗi cung ứng

Tìm việc Trưởng phòng vật tư ở đâu?​

Tuyển dụng Trưởng phòng vật tư đòi hỏi nhiều yếu tố khắt khe khác nhau vì đây là một vị trí quan trọng. Nhiều doanh nghiệp ngày nay đều sử dụng dịch vụ của công ty headhunter để tìm cho mình lượng nhân sự chất lượng, uy tín hàng đầu phải kể đến HRchannels.
Nếu bạn có nhu cầu làm việc Trưởng phòng vật tư hay một công việc lương cao nào đó thì hãy tham khảo ngay trên trang HRchannels. Hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin mang đến bạn dịch vụ tốt nhất.