Cẩm nang quản lý - 101 chỉ dẫn đơn giản về các vấn đề quản lý hàng ngày

(Theo Neil Flanagan và Jarvis Finger)



Kỳ 1: Lập kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động nhằm đề ra lời giải cho 1 vấn đề quản lý cụ thể, cách tiếp cận từng bước bằng cách nêu ra danh mục "Ai làm gì, khi nào". Thông qua các bước dưới đây, tin rằng các nhà quản lý sẽ đạt được những kết quả mỹ mãn.

1. Chia 1 vấn đề thành các mục tiêu
Khi bạn đã lựa chọn được giải pháp đối với 1 vấn đề quản lý cụ thể thì sau đó cần phải xác định dưới dạng 1 danh mục các mục tiêu. VD, với mỗi mục tiêu có thể ghi "để chúng ta có thể...chúng ta cần phải...". Ghi lại mỗi mục tiêu lên đầu trang giấy hoặc bảng để thực hiện.

2. Lập 1 danh mục các hành động
Khai thác trí tuệ tập thể để lên 1 danh mục các hành động cần thiết nhằm đạt tới mục tiêu đã định. Sắp xếp các hành động đề ra theo 1 trật tự nhất định.

3. Chuẩn bị biểu thời gian
Hãy lập ra 1 biểu thời gian theo thứ tự các hành động, bắt đầu bằng điểm có ghi "BÂY GIỜ" và kết thúc tại điểm "MỤC ĐÍCH".

4. Dự kiến các yếu tố có ảnh hưởng tới kế hoạch
Hãy lần lượt lấy từng điểm trong biểu thời gian và xác định xem có những sự kiện nào khác nảy sinh trước khi các hoạt động nêu ra được thực hiện. Các điểm tương ứng chưa được nêu sẽ được bổ sung vào biểu thời gian.

5. Xác định những vấn đề có thể xảy ra
Lập 1 kế hoạch dự phòng trong trường hợp bất kỳ 1 vấn đề rắc rối nào mà ta đã lường tính trước nảy sinh. Có thể làm việc này bằng cách xem xét và cân nhắc tất cả những việc có khả năng sẽ bị trục trặc. Liệt kê các vấn đề này và xác định nguyên nhân cũng như các hành động thích hợp để giải quyết chúng. Đến lúc này chúng ta có thể bổ sung những hoạt động này vào chỗ thích hợp của biểu thời gian.

6. Lập 1 bản kế hoạch chỉ đạo
Liệt kê những phương thức theo dõi và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch hành động. Khớp công việc giám sát này vào trong biểu thời gian.

7. Giao nhiệm vụ
Lần lượt nhặt từng điểm trong biểu thời gian và đặt câu hỏi "Ai sẽ làm gì, đến ngày nào xong, để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể nào?" Hãy ghi lại các nhiệm vụ đã được giao.

8. Hoàn chỉnh các vấn đề cụ thể
Chuyển tất cả các thông tin sang 1 bản liệt kê các hành động cần thực hiện, cá nhân có trách nhiệm và khi nào thì 1 hoạt động cần thiết phải tiến hành. Bây giờ, bạn đã xây dựng 1 bản kế hoạch hành động hoàn chỉnh với những mục tiêu và thời hạn cụ thể, bạn hãy thông báo kế hoạch này cho tất cả những người hữu quan.

Kỳ 2: Thuyết phục đối phương trong 1 cuộc tranh luận
Nhà quản lý cần có khả năng bày tỏ quan điểm hoặc diễn đạt ý kiến về 1 vấn đề cụ thể mà không quá duy cảm hoặc rơi vào tình trạng khẩu chiến.

1. Chuẩn bị cho cuộc tranh luận
Nếu có điều kiện, hãy chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc tranh luận.
- Đầu tiên cần tìm hiểu ngọn ngành vấn đề.
- Thứ hai, bám vào vấn đề để làm sáng tỏ cách nghĩ của mình và chuẩn bị kỹ lý lẽ của mình trong cuộc tranh luận.
- Thứ ba, chuẩn bị điều mình sẽ nói bằng cách củng cố những suy nghĩ của mình. Nhẩm lại vấn đề từ đầu đến cuối, nhất là những điểm chính.
- Thứ tư, xem xét vấn đề theo quan điểm của đối phương và xây dựng những lý lẽ để tranh luận với những quan điểm này 1 cách hợp lý.
- Cuối cùng, khi đã hoàn thành các luận điểm của mình, bạn có thể hình dung trước cuộc tranh luận sẽ diễn ra như thế nào.
Bây giờ bạn đã được chuẩn bị đầy đủ để giải quyết vấn đề và lợi thế nghiêng về bạn.

2. Hãy lắng nghe những điều đối phương nói
Hãy để cho đối phương trình bày ý kiến của họ và không nên ngắt lời họ. Nếu bạn cắt ngang để bình luận hoặc bắt bẻ thì bạn chỉ làm vấn đề thêm rắc rối. Việc lắng nghe những lý lẽ của đối phương là rất quan trọng trước khi bạn đưa ra ý kiến của mình.

3. Hãy tạm dừng 1 chút
Không nên đáp lời ngay lập tức. Nếu bạn vội vã nhảy vào, nghĩa là bạn cho thấy dấu hiệu sốt ruột và chứng tỏ rằng bạn chẳng thèm bận tâm đến ý kiến của đối phương. Ít nhất hãy gây ấn tượng rằng bạn đã suy nghĩ về vấn đề 1 cách chín chắn.

4. Trình bày quan điểm 1 cách logic, từ tốn và chính xác
Nếu bạn không định thua cuộc thì không nên kiêu căng, tức giận hoặc khiếm nhã. Những sự việc được trình bày từ tốn sẽ là vũ khí hiệu quả hơn là cao giọng, dùng ngôn ngữ giễu cợt hay hăm dọa. Thuyết phục chớ không nên áp đặt. Nếu cuộc tranh luận bắt đầu không nghiêm túc thì sẽ không còn giải quyết được vấn đề gì nữa.

5. Nếu có thể hãy tận dụng 1 người thứ 3
Lý lẽ của bạn sẽ chắc chắn hơn nếu bạn có thể đưa ra 1 người thứ ba ủng hộ quan điểm của bạn. Nó cũng giống như trường hợp luật sư đưa ra nhân chứng, người bán hàng viện dẫn lời khen của khách hàng hay người đi xin việc trình thư giới thiệu.

6. Hãy để cho đối phương rút lui trong danh dự
Đôi khi, đối phương của bạn cảm thấy rất khó khăn trong việc thừa nhận sai lầm hoặc thất bại. Vì vậy bạn nên tạo điều kiện để đối phương không cảm thấy mất thể diện, đồng ý với ý kiến của bạn mà không lúng túng. Một trong những phương pháp là bạn có thể nói "hóa ra anh không có những thông tin mà tôi biết, thảo nào anh cảm thấy như vậy..."

Kỳ 3: Lựa chọn lập trường và giữ vững lập trường đó
Khi bạn diễn tả cảm xúc, ý kiến hay quan điểm của bạn 1 cách chân thực, thẳng thắn và với phong cách đúng mực thì bạn được nhận xét là 1 con người quyết đoán.
Để trở thành 1 nhà quản lý tốt, rất nhiều tình huống bạn phải tỏ ra quyết đoán. Đương nhiên, thái độ quyết đoán tốt hơn nhiều so với thái độ hung hăng hay ngược lại nhu nhược. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn trở thành 1 con người quyết đoán hơn nữa.

1. Quyết định xem khi nào bạn cần phải tỏ ra quyết đoán
Cố nhiên không phải là lúc nào bạn cũng cần tỏ ra quyết đoán. Bạn hãy suy xét xem trong trường hợp nào bạn cảm thấy thái độ quyết đoán của bạn là đúng. Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu rõ bạn muốn đạt được điều gì bởi lẽ bạn chỉ nên tỏ ra quyết đoán khi bạn muốn có 1 kết quả gì đó thôi.

2. Tạo cho mình 1 quan điểm rõ ràng và vững chắc
Ngay từ ban đầu bạn hãy tỏ cho mọi người biết quan điểm của mình và ý định của bạn tranh luận để bảo vệ quan điểm đó.

3. Thường xuyên nhắc lại quan điểm của mình
Bạn cần bình tĩnh diễn đạt điều bạn muốn và nhắc lại điều này nhiều lần theo mức độ mà bạn cho là cần thiết. Như vậy bằng sự kiên trì của mình, bạn đã tránh được những rắc rối và tranh luận không cần thiết.

4. Hiểu rõ ý kiến của người khác
Hãy tiếp thu ý kiến của người khác 1 cách bình tĩnh, tìm hiểu mức độ trung thực trong những điều được nói ra. Nó sẽ không làm ảnh hưởng tới kết quả mà bạn mong muốn.

5. Tập hợp thêm nhiều lý lẽ
Hãy lắng nghe lý lẽ của những người khác, qua đó bạn có thể nhận thấy điều gì là quan trọng từ phía đối tác của mình. Cái này được gọi là "thông tin miễn phí" và có thể sử dụng để củng cố thêm quan điểm của bạn.

6. Chấp nhận phê bình
Chấp nhận những lời phê bình của người khác nhưng chớ để chúng làm bạn phiền lòng. Cái quan trọng là kết quả cuối cùng. Chẳng hạn như khi bạn để quá hạn 1 công việc gì đó, bạn có thể bị khiển trách, bạn hãy nói: "Vâng, tôi không làm đúng hạn. Quả thật là lần này tôi vô trách nhiệm hơn mọi khi".

7. Làm rõ những lời phê bình
Trước khi chấp nhận sự phê bình, bạn nên thu thập những thông tin bổ sung có thể giúp bạn đạt được kết quả mong muốn. VD như bạn có thể hỏi: "Sự sai hẹn của tôi ảnh hưởng đến anh như thế nào nhỉ?"

8. Đáp lại những lời phê bình với 1 thái độ tích cực
Cố nhiên ai cũng khó chịu khi nghe những lời phê bình, nhưng bạn hãy chấp nhận nó như 1 hiện tượng tất yếu. Đừng cố tìm lời lẽ, mà hãy đáp lại 1 cách biết điều những lời phê bình của người khác. VD như ai đó nói với bạn: "Cậu đúng là đồ đầu bò", bạn có thể trả lời: "Cảm ơn vì cùng chung ý nghĩ với tôi. Hy vọng tương lai sẽ đỡ hơn".

9. Cởi mở quan điểm của mình
Sau khi đã nhận những lời "công kích" của người khác, giờ đến lượt bạn bày tỏ về những cảm tưởng, quan niệm về giá trị hay nhân sinh quan, thế giới quan của bạn. VD bạn có thể đáp lại 1 bình luận bằng cách nói như thế này: "Mình cảm thấy buồn vì nhận xét của cậu vì mình tin rằng cậu không hiểu quan điểm của mình".

10. Đạt tới 1 thỏa hiệp
Khi cần thiết, bạn có thể đưa ra và đi đến nhất trí về 1 thỏa hiệp khả dĩ để không bên nào bị nhầm lẫn về quan điểm cũng như phương pháp hành động của nhau

Kỳ 4: Để viết tốt 1 bản thông báo
Với tư cách là 1 nhà quản lý, bạn thường xuyên phải chuyển tải thông tin đến nhân viên, khách hàng hoặc công chúng qua các bản tin hoặc các ấn phẩm khác. Tuy nhiên có 1 điều không may là mặc dù bạn có thể đã viết hoặc phân phát thông tin của bạn song không có nghĩa là bạn luôn đạt được kết quả khả quan trong việc thông tin tới những độc giả của mình. Sau đây là 1 số các quy tắc quan trọng giúp bạn nâng cao khả năng thông tin của mình.
1. Hãy biết đối tượng thông tin của bạn
Các bản thông báo hoặc các ấn phẩm tương tự là 1 phương tiện thông tin hiệu quả và kinh tế, nhưng sẽ trở thành vô hiệu nếu không thu hút được đúng đối tượng độc giả. Hãy viết vì người đọc hơn là vì bản thân người quản lý.

2. Hãy thông báo những thông tin mà họ cần
Bạn đọc của bạn thường muốn biết những thông tin về tổ chức, về các hoạt động, chương trình, các công việc và những quyết định có ảnh hưởng tới họ. Vậy không những phải thông báo mà còn cả thuyết phục họ

3. Hãy tránh dùng các biệt ngữ
Trong 1 số tổ chức, khi bạn dành phần lớn thời gian trong ngày để chuyện trò với đồng nghiệp, bạn thường quên rằng hầu hết những cuộc trò chuyện đó là khó hiểu đối với mọi người. Hãy tránh dùng các biệt ngữ vào trong bài viết của bạn. Hãy dùng các ngôn ngữ của đời thường.

4. Hãy viết ngắn gọn, dễ hiểu và sinh động:
Rất ít người muốn biết nhiều về 1 chủ đề gì đó như bạn tưởng, bởi vậy bạn phải đi ngay vào những điểm chính và viết thật súc tích. Rèn luyện 1 văn phong hàm súc và cố gắng học theo phong cách báo chí. Nên nhớ 3 nguyên tắc quan trong nhất là dễ hiểu, cụ thể và khúc chiết

5. Đề cập các nội dung một cách nhanh chóng và rõ ràng
Để giành được sự ưu ái của người đọc, hãy nêu ra các nội dung của bạn 1 cách nhanh chóng và rõ ràng. Không phải ai cũng đủ kiên nhẫn chờ và nuốt từng từ của bạn. Hãy cố gắng tiết kiệm thời gian cho độc giả của bạn. Nên nhớ quy tắc 30 - 3 - 30. Nhiều người chỉ đọc lướt qua trong 30 giây, sau đó bỏ luôn. Hầu hết dành 3 phút là cùng cho những bản thông báo của bạn. Nhưng người bạn hoặc những người quan tâm thật sự chính là những độc giả duy nhất bỏ ra tới 30 phút để đọc thông báo của bạn.

6. Hãy viết như 1 bài nói chuyện thường ngày
Cần phải viết bản thông tin 1 cách đơn giản, trực tiếp và thân mật như ta đang nói chuyện. 1 bản tin hay gợi cho người đọc cảm thấy như đang nghe chứ không phải là đọc - những thông tin chỉ dành cho chính họ. Hoa mỹ và hình thức thường bị vứt vào sọt rác.

7. Viết về những con người đang làm việc
Hãy tập trung vào mọi người. Những vấn đề lý thuyết, triết lý, chi tiết tẻ nhạt sẽ làm cho mọi người chán ngán không muốn đọc.

8. Bỏ công sức cho bài viết của bạn
Chỉ 1 số ít trong chúng ta được may mắn có kỹ năng này như 1 năng khiếu bẩm sinh. Vậy cần phải học và rèn luyện 1 cách thường xuyên. Hầu hết những người viết tốt đã từng phải viết đi viết lại nhiều lần.

9. Hãy nhấn mạnh thông tin cần truyền đạt
Đừng nên tham vọng biến bản tin của mình thành 1 tuyệt tác về bố cục và thiết kế. Cái quan trọng mà bạn cần tập trung vào chính là từ ngữ chuyển tải thông tin cho chính xác và có sức thuyết phục.

10. Đừng cố gắng nhồi nhét quá nhiều
Nếu bản tin của bạn là kinh khủng cả về hình thức lẫn độ dài thì người đọc dễ vứt sang 1 bên hơn là đọc nó. Vì vậy, chỉ cần 1 số dòng được viết tốt, súc tích với 1 khoảng lề nhất định trông sẽ hấp dẫn và thực hiện được chức năng thông tin tốt hơn nhiều.

Kỳ 5: Huy động và sử dụng trí tuệ tập thể



Suy nghĩ tập thể là 1 cách làm việc theo nhóm thường dùng để tiếp nhận 1 số lượng lớn các ý tưởng trong 1 khoảng thời gian ngắn. Quá trình này khuyến khích các thành viên của nhóm tự do suy nghĩ và đưa ra càng nhiều càng tốt các ý kiến để, trên cơ sở đó, xây dựng 1 ý tưởng chung. Các nhà quản lý tìm thấy trong cách suy nghĩ tập thể 1 công cụ có giá trị cho việc hình thành các ý tưởng mang tính sáng tạo. Dưới đây là các bước của quá trình này...

1. Giới thiệu
Bạn có thể sử dụng định nghĩa nêu trên để giải thích cách suy nghĩ tập thể cho cả nhóm. Nếu cách làm này còn mới mẻ đối với cả nhóm thì bạn nên tìm ra 1 ví dụ và thực hiện 1 bài tập thực tiễn. Bắt chước theo quy trình sau: đưa ra cho nhóm 1 tình huống ko thường gặp, khuyến khích họ đưa ra các ý tưởng mang tính sáng tạo. VD: "hãy đưa ra các phương thức khuyến khích tham dự các trận đấu bóng đá vào chủ nhật". Hãy ghi lại tất cả các phương thức được nêu ra.

2. Trình bày các hướng dẫn cho việc suy nghĩ tập thể
Tiếp theo bài tập khởi động này, bạn có thể trình bày tiếp hoặc gợi ra cho nhóm 4 hướng dẫn sau đây cho việc suy nghĩ tập thể đạt được hiệu quả:
* cư xử cởi mở (ko đánh giá)
* tùy ý
* khuyến khích về số lượng (mọi ý tưởng đều được chấp nhận)
* xây dựng tiếp trên cơ sở ý tưởng của người khác
Bây giờ bạn có thể sẵn sàng tập trung vào nhiệm vụ được giao.

3. Trình bày vấn đề
Trình bày sao cho cả nhóm hiểu được vấn đề nêu ra. Nếu cần có thể dành thời gian nói thêm những gì mà bạn muốn thấy và khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm.

4. Hãy chỉ định 1 thư ký
Người thư ký sẽ ghi lại tất cả những ý tưởng được nêu ra. Khi có thêm 1 người ghi chép lại những ý kiến tham gia, bạn sẽ được rảnh tay hơn để điều khiển quá trình làm việc.

5. Trình bày lại vấn đề
Có nhiều cách để soát lại vấn đề và nên khuyến khích các thành viên xem xét lại vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau. Hãy ghi lại các tình huống khác nhau đó, mở đầu bằng "Làm thế nào..."

6. Lựa chọn các ý kiến
Từ những ý kiến khác nhau, nhóm sẽ quyết định giữ lại những điểm dễ chấp nhận nhất. Sắp xếp lại các ý kiến được giữ lại cho cả nhóm.

7. Ghi chép lại các ý kiến tham gia
Hãy ghi lại mọi ý tưởng và đánh số. Các số này sau đó sẽ tạo điều kiện dễ dàng cho việc tham khảo của những người tham dự.

8. Hãy tìm kiếm các vấn đề tương tự
Khi việc sáng tạo của nhóm đã xong, các thành viên phải xác định những ý kiến nào là giống nhau. Hãy ghi ý kiến mới kết hợp với những điểm này hoặc loại bỏ những điểm tương tự.

9. Phân loại các ý tưởng
Các ý tưởng sẽ được chia làm 3 nhóm
* ko thể: những cái rất ít khi làm được
* ko chắc có: những cái mà rất ít hy vọng thực hiện nhưng cũng ko thể loại bỏ ngay trong bước này
* có khả năng: những cái mà bạn có thể dùng và quan tâm ngay

10. Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Khi bạn đã xác định những cái có khả năng và loại bỏ những cái ko chắc chắn, bây giờ bạn có thể phân loại thứ tự ưu tiên các ý tưởng và phát triển nó thành 1 kế hoạch hành động.

Kỳ 6: Hòa nhập vào một vị trí công tác mới




Khi nhận 1 vị trí quản lý mới trong tổ chức của mình, bạn thường cảm thấy xen lẫn 1 cảm giác là mình không thích ứng. Để giúp bạn vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu, bạn hãy tham khảo những lời khuyên sau:

1. Tập trung nghiên cứu công tác mới
Trong những tuần đầu, bạn nên hạn chế bớt những hoạt động sinh hoạt xã hội. Cần tập trung hoàn toàn vào việc nghiên cứu vị trí, công việc mới. Đương nhiên bạn sẽ cảm thấy vô cùng mệt mỏi vì phải huy động 1 khối lượng năng lượng lớn và bạn cần có thời gian để nghỉ ngơi nhưng công tác mới sẽ là trọng tâm chú ý của bạn.

2. Tìm hiểu nhân viên
Nếu không có 1 sơ đồ về cơ cấu tổ chức khi nhận nhiệm vụ, bạn nên tự làm ra 1 cái để biết được các nhân viên, vị trí, chức năng và nhiệm vụ của họ. Những tuần sau đó, bạn tiếp tục thu thập thêm các thông tin còn thiếu, sơ đồ này sẽ trở nên chi tiết hơn và bạn sẽ am hiểu hơn về tổ chức của mình.

3. Tránh bộc lộ mình quá sớm
Trong thời gian đầu, nhiều người sẽ chăm chú quan sát bạn trong cuộc sống thường ngày. Hãy tạo ra 1 chút bí hiểm về sự có mặt của mình trong những ngày đầu. Chỉ khi bạn phải đi đâu đó, gặp gỡ ai đó bạn hãy mang 1 số người theo. Lúc này hãy thu thập thông tin, đừng cho mọi người "xem lưng" khi bạn chưa sẵn sàng.

4. Hãy tránh những kẻ ngồi lê đôi mách
Thì thầm to nhỏ nói xấu người khác là 1 hiện tượng rất phổ biến trong các tổ chức. Những thông tin truyền tai nhau như vậy thường bị bóp méo, do đó bạn nên đứng ngoài nếu không bạn cũng sẽ nhận được những điều tiếng về bản thân bạn mà bạn không mong muốn.

5. Chớ nên có những xét đoán hồ đồ
Chớ nên có những xét đoán hồ đồ về những vấn đề đại loại như ai quan trọng, ai sẽ trở thành bạn, ai không... Sẽ là thông minh nếu bạn không hình thành những ý kiến về 1 người nào đó nếu bạn không biết rõ về anh ta và chưa nhìn thấy anh ta cư xử với những người khác. Đừng nên nghe những câu chuyện tiêu cực về việc ai sẽ lấy ai, ai sắp bị sa thải, ai gian lận... Hãy để ngỏ bộ óc của mình và xét đoán chín chắn.

6. Hãy chịu khó đọc để làm quen với đơn vị
Mỗi ngày bạn hãy mang về nhà 1 vấn đề gì đó để đọc giúp bạn trở nên quen thuộc với tổ chức của mình và đặc biệt là những nội dung công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn của bạn. Những tài liệu đó có thể là báo cáo thường niên, kế hoạch kinh doanh, sách tra cứu, báo, tạp chí và các tài liệu khác.

7. Nghiên cứu kỹ các hồ sơ
Những hồ sơ sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về tổ chức mới và giúp bạn tìm hiểu những gì là quan trọng đối với tổ chức này, các vấn đề thường được xử lý như thế nào và những vấn đề tồn tại là gì.

8. Hãy chú trọng vào những điều chủ yếu
Chớ nên có kỳ vọng biết ngay và cặn kẽ tất cả mọi khía cạnh trong vị trí mới của bạn. Hãy đề nghị thủ trưởng của bạn cho biết 3 hoặc 4 trách nhiệm quan trọng nhất và trong những ngày đầu tiên hãy cố gắng để nắm vững những trách nhiệm đó.

Bài việt rất hay.
Cảm ơn rất nhiều