Cách quản lý văn bản đi đến hiệu quả theo xu hướng số hóa bằng công nghệ

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn một số bí quyết và kinh nghiệm giúp quản lý văn bản đi đến đảm bảo tính chính xác, kịp thời, an toàn và hiệu quả nhằm số hóa văn bản cho doanh nghiệp.

• Đối với văn bản đến

Cần đảm bảo quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến hiệu quả. Tất cả các văn bản, công văn đến cần được tập trung tại văn thư cơ quan để thực hiện các thủ tục tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ. Sau khi nhận văn bản và photo, văn thư cần vào sổ cẩn thận và gửi đến các phòng ban, cá nhân liên quan. Cần đảm bảo chuyển giao kịp thời văn bản đến Giám đốc khi có việc cần xử lý trong ngày.

• Đối với văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản, công văn do cơ quan phát hành ra ngoài. Bộ phận văn thư cần đảm bảo việc soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định, cần có sự xem xét, phê duyệt của lãnh đạo và kiểm tra kỹ càng trước khi phát hành.
Việc chuyển phát văn bản cần đảm bảo nhanh chóng, chuẩn xác và bảo mật. Trước khi chuyển phát cần lưu trữ tại cơ quan và hồ sơ. Sắp xếp văn bản lưu theo thứ tự đăng ký.

• Đối với công tác lưu trữ văn bản

Việc lưu trữ văn bản nhằm hỗ trợ cho việc khai thác sử dụng một cách có hiệu quả hệ thống văn bản, hồ sơ tài liệu đồng thời đảm bảo tính an toàn lưu trữ tài liệu.
Nhân viên lưu trữ cần xây dựng các nội quy, cách thức lưu trữ tài liệu. Cần phân loại chính xác tài liệu và sắp xếp một cách khoa học. Xây dựng sơ đồ tài liệu hoặc hệ thống tra cứu tài liệu một cách khoa học, đảm bảo việc tìm kiếm được nhanh chóng. Cập nhật ngay khi có tài liệu mới cần lưu trữ. Bên cạnh đó, cần đảm bảo tài liệu không bị ẩm mốc, hư hỏng.

Dù nắm được một số ý trên, nhưng quản lý văn bản hiệu quả là điều không hề đơn giản đối với các DN lớn nơi mà lượng văn bản đi đến là khổng lồ. Chính vì vậy, nhiều DN đã lựa chọn áp dụng giải pháp công nghệ để giải quyết các bài toán trên.

Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến IBOM.DOC được xem là phương pháp khoa học và chuyên nghiệp nhất giúp đơn vị bạn lưu trữ quản lý theo một chuẩn nhất định. Có thể phân loại văn bản tài liệu hồ sơ một cách hiệu quả.

Link đăng ký dùng thử đâu ạ?