Tiền sảnh là nơi mà khách hàng sẽ tiếp xúc đầu tien khi đặt chân đến khách sạn. Vì vậy muốn tạo được ấn tượng với khách hàng thì bộ phận này phải được trang trí đẹp, phục vụ tận tình và thân thiện. Vậy tiền sảnh khách sạn gồm những bộ phận nào? Mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết câu trả lời nhé.
Nhiệm vụ của các bộ phận trong tiền sảnh khách sạn ra sao?
Phụ thuộc vào quy mô của mỗi resort, khách sạn mà cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các vị trí trong bộ phận tiền sảnh là khác nhau. Nhưng nhìn chung bộ phận tiền sảnh sẽ có một số bộ phận sau:
Bộ phận lễ tân (Reception)
Nhân viên lễ tân là người chào đón khách, giúp đỡ khách trong quá trình check-in, tiếp nhận và làm thủ tục giao phòng cho khách, cung cấp các thông tin về dịch vụ lưu trú, ăn uống, đi lại của khách hàng. Khi khách hàng có thắc mắc về dịch vụ khách sạn, họ sẽ là người trực tiếp giải đáp cho khách.
Có thể bạn quan tâm: thiết bị khách sạn
Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)
Đây là bộ phận tư vấn cho khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn, các dịch vụ hỗ trợ thêm khi khách rời khách sạn, hỗ trợ sắp xếp các phương tiện vận chuyển… Nhân viên concierge còn hỗ trợ công việc cho nhân viên Doorman và Bellman.
Bộ phận thu ngân (Cashier)
Là bộ phận phụ trách hoạt động trả phòng cho khách lưu trú tại khách sạn, thanh toán các hóa đơn dịch vụ của khách như dịch vụ thuê phòng, ẩm thực, giặt là, mini bar…, thêm các dịch vụ như đổi tiền cho khách. Báo cáo doanh thu hàng ngày là công việc không thể thiếu cho bộ phận thu ngân.
Bộ phận tổng đài (Operator)
Bộ phận tổng đài viên bộ phận phụ trách công việc tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng trong và ngoài khách sạn. Họ sẽ ghi nhận, xử lý hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận chuyên trách. Ngoài ra, tổng đài viên còn có trách nhiệm giải quyết những đề nghị của khách hàng đang lưu trú như thông báo giờ ăn sáng, báo thức và giúp chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hàng khi họ không có mặt ở khách sạn.
Bộ phận đứng cửa và hỗ trợ hành lý (Door men, Bell men)
Đây là bộ phận tiếp xúc với khách hàng trước cả bộ phận lễ tân, là những người sẽ mở xe, cửa sảnh chào đón khách, hướng dẫn chỗ đỗ xe cho khách. Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm trong hỗ trợ xách hành lý cho khách và hứng dẫn đưa khách lên phòng, hỗ trợ các yêu cầu như đóng gói hành lý, nhận hành lý ký gửi của khách trong thời gian khách cư trú…
Đặc biệt Bellman là một công việc khá vất vả. Vì thế để giảm sự mệt nhọc của nhân viên thì họ thường sử dụng xe đẩy hành lý chuyên dụng để vận chuyển đồ đạc, phụ kiện một cách nhanh nhất. Xe đẩy hành lý giúp nhân viên tiết kiệm được công sức, thời gian và tăng năng xuất lao động hiệu qủa.
Những kỹ năng cần có của một nhân viên trong bộ phận tiền sảnh
Là những người đầu tiên gặp gỡ, và tiếp xúc với khách hàng, nhân viên làm việc ở bộ phận tiền sảnh thường phải được học việc và rèn luyện những kỹ năng giao tiếp một cách kỹ lưỡng. Ngoài ra, khi ứng tuyển vào vị trí công việc của bộ phận tiền sảnh, anh/chị phải đạt được các kỹ năng sau:
Giao tiếp tốt, diễn đạt vấn đề rành mạch và rõ ràng.
Ứng phó tốt mọi tình huống, khéo léo trong giải quyết vấn đề.
Chu toàn, cẩn thận khi làm công việc đặt phòng và thanh toán.
Biết tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
Thành thạo vi tính văn phòng.
Khả năng ghi nhớ chi tiết.
Khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo trong giao tiếp và văn bản
Qua bài viết trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến cho bạn một số thông tin về nhiệm vụ của các bộ phận trong tiền sảnh rồi. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu mua xe đẩy hành lý hoặc bất kỳ trang thiết bị khách sạn nào khác để phục vụ cho khách sạn của mình thì hãy liên hệ ngay với Hành Tinh Xanh qua:
Công Ty CP Thương Mại và Dịch Vụ Hành Tinh Xanh
Cơ sở phía Bắc:
Địa chỉ: Tầng 4, Tòa Nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0981.228.766
Cơ sở phía NAM:
Địa chỉ: 165/2 đường Bờ Bao Tân Thắng, P.Sơn Kỳ, Q.Tân Phú, TP.HCM.
Hotline: 0912.026.829
Nhiệm vụ của các bộ phận trong tiền sảnh khách sạn ra sao?
Phụ thuộc vào quy mô của mỗi resort, khách sạn mà cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các vị trí trong bộ phận tiền sảnh là khác nhau. Nhưng nhìn chung bộ phận tiền sảnh sẽ có một số bộ phận sau:
Bộ phận lễ tân (Reception)
Nhân viên lễ tân là người chào đón khách, giúp đỡ khách trong quá trình check-in, tiếp nhận và làm thủ tục giao phòng cho khách, cung cấp các thông tin về dịch vụ lưu trú, ăn uống, đi lại của khách hàng. Khi khách hàng có thắc mắc về dịch vụ khách sạn, họ sẽ là người trực tiếp giải đáp cho khách.
Có thể bạn quan tâm: thiết bị khách sạn
Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)
Đây là bộ phận tư vấn cho khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn, các dịch vụ hỗ trợ thêm khi khách rời khách sạn, hỗ trợ sắp xếp các phương tiện vận chuyển… Nhân viên concierge còn hỗ trợ công việc cho nhân viên Doorman và Bellman.
Bộ phận thu ngân (Cashier)
Là bộ phận phụ trách hoạt động trả phòng cho khách lưu trú tại khách sạn, thanh toán các hóa đơn dịch vụ của khách như dịch vụ thuê phòng, ẩm thực, giặt là, mini bar…, thêm các dịch vụ như đổi tiền cho khách. Báo cáo doanh thu hàng ngày là công việc không thể thiếu cho bộ phận thu ngân.
Bộ phận tổng đài (Operator)
Bộ phận tổng đài viên bộ phận phụ trách công việc tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng trong và ngoài khách sạn. Họ sẽ ghi nhận, xử lý hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận chuyên trách. Ngoài ra, tổng đài viên còn có trách nhiệm giải quyết những đề nghị của khách hàng đang lưu trú như thông báo giờ ăn sáng, báo thức và giúp chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hàng khi họ không có mặt ở khách sạn.
Bộ phận đứng cửa và hỗ trợ hành lý (Door men, Bell men)
Đây là bộ phận tiếp xúc với khách hàng trước cả bộ phận lễ tân, là những người sẽ mở xe, cửa sảnh chào đón khách, hướng dẫn chỗ đỗ xe cho khách. Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm trong hỗ trợ xách hành lý cho khách và hứng dẫn đưa khách lên phòng, hỗ trợ các yêu cầu như đóng gói hành lý, nhận hành lý ký gửi của khách trong thời gian khách cư trú…
Đặc biệt Bellman là một công việc khá vất vả. Vì thế để giảm sự mệt nhọc của nhân viên thì họ thường sử dụng xe đẩy hành lý chuyên dụng để vận chuyển đồ đạc, phụ kiện một cách nhanh nhất. Xe đẩy hành lý giúp nhân viên tiết kiệm được công sức, thời gian và tăng năng xuất lao động hiệu qủa.
Những kỹ năng cần có của một nhân viên trong bộ phận tiền sảnh
Là những người đầu tiên gặp gỡ, và tiếp xúc với khách hàng, nhân viên làm việc ở bộ phận tiền sảnh thường phải được học việc và rèn luyện những kỹ năng giao tiếp một cách kỹ lưỡng. Ngoài ra, khi ứng tuyển vào vị trí công việc của bộ phận tiền sảnh, anh/chị phải đạt được các kỹ năng sau:
Giao tiếp tốt, diễn đạt vấn đề rành mạch và rõ ràng.
Ứng phó tốt mọi tình huống, khéo léo trong giải quyết vấn đề.
Chu toàn, cẩn thận khi làm công việc đặt phòng và thanh toán.
Biết tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
Thành thạo vi tính văn phòng.
Khả năng ghi nhớ chi tiết.
Khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo trong giao tiếp và văn bản
Qua bài viết trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến cho bạn một số thông tin về nhiệm vụ của các bộ phận trong tiền sảnh rồi. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu mua xe đẩy hành lý hoặc bất kỳ trang thiết bị khách sạn nào khác để phục vụ cho khách sạn của mình thì hãy liên hệ ngay với Hành Tinh Xanh qua:
Công Ty CP Thương Mại và Dịch Vụ Hành Tinh Xanh
Cơ sở phía Bắc:
Địa chỉ: Tầng 4, Tòa Nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0981.228.766
Cơ sở phía NAM:
Địa chỉ: 165/2 đường Bờ Bao Tân Thắng, P.Sơn Kỳ, Q.Tân Phú, TP.HCM.
Hotline: 0912.026.829