5 bước quan trọng khi tham gia hội chợ triển lãm

Để việc tham dự hội chợ triển lãm thực sự đạt kết quả như mong đợi, đem lại những hợp đồng tốt nhất, quảng bá được hình ảnh của doanh nghiệp tới đông đảo khách thăm quan, doanh nghiệp nên lưu ý những điểm dưới đây trong quá trình thiết kế gian hàng, chuẩn bị tham gia hội chợ.

• Đăng ký mặt bằng gian hàng
  Vị trí gian hàng rất quan trọng trong việc thu hút khách đến với gian hàng. Việc đăng ký mặt bằng sớm với Ban tổ chức là ưu tiên số một trong quá trình chuẩn bị, thông thường là trước một năm để đảm bảo có được vị trí tốt
  
  
  
  
  Đăng ký mặt bằng triển lãm là bước đầu tiên phải làm trước khi thiết kế gian hàng

• Thiết kế gian hàng
  Đây là bước vô cùng quan trọng. Nếu bạn đã có một sản phẩm tốt, đã đăng ký được một vị trí đặt gian hàng đẹp nhưng bộ phận thiết kế gian hàng thiếu kinh nghiệm thì cũng không thể thu hút những vị khách “ưa cái đẹp” về với “đội” của bạn được. Chúng ta làm thêm một giả thuyết nữa nhé. Nếu một bên là sản phẩm của bạn - sản phẩm mới, chưa được khách hàng biết đến, hoặc chất lượng sản phẩm đời đầu chưa thực sự ưu Việt nhưng lại có một “đội ngũ” thiêt kế gian hàng triển lãm chuyên nghiệp, tạo nên sự đột phá và một bên là sản phẩm có tính năng vượt trội hơn nhưng gian hàng lại sơ sài, thiếu đầu tư, thiếu chuyên nghiệp thì theo bạn khách hàng sẽ ưu tiên ghé thăm gian hàng nào trước? Tôi sẽ không áp đặt ý kiến của mình cho câu hỏi này mà sẽ để mỗi chúng ta cùng suy ngẫm nhé!
  
  
  

Việc kết hợp với một đối tác thiết kế gian hàng hội chợ triển lãm quan trọng đến vậy nhưng họ sẽ phải đáp ứng được những nhu cầu gì của ta?

Gian hàng phải toát lên được hình ảnh của công ty .Do đó, cần đầu tư, nghiên cứu trong việc đưa ra thông tin và bố cục. Để thu hút được sự chú ý của khách tham quan, một gian hàng cần:

- Thiết kế hài hoà, hình ảnh nổi bật

- Truyền tải tốt thông tin đồng thời nêu bật được đặc tính riêng biệt của ngành hàng với văn hoá đặc trưng của quốc gia kết hợp với thị hiếu thẩm mỹ của thị trường tiêu thụ

- Tránh rườm rà, nhiều màu sắc, quá nhiều hình ảnh

- Nên chọn những đơn vị thiết kế địa phương có kinh nghiệm với thị trường ,họ hiểu rõ tính thẩm mỹ của khách hàng địa phương.

- Nên dành ít nhất 4 -6 tháng (tùy thuộc vào qui mô gian hàng) để xây dựng ý tưởng thiết kế, tìm đối tác và đi đến thống nhất về thiết kế.

• Chọn lựa sản phẩm trưng bày

Phải nghiên cứu đặc tính thị trường, tính chất của hội chợ để chọn sản phẩm phù hợp về mẫu mã bao bì, kích cỡ,… Cần lưu ý những điều sau :

- Sản phẩm nào là sản phẩm chính để đưa ra thị trường cạnh tranh của công ty ?

- Những sản phẩm đó có phù hợp với xu hướng tiêu thụ và nhu cầu của thị trường không?

- Thiết kế, đóng gói bao bì có phù hợp thị trường không?

- Diện tích trưng bày sản phẩm hợp lý chưa?

- Cần những phương tiện hỗ trợ nào để làm nổi bật sản phẩm trưng bày như thiết bị nấu thử sản phẩm,v.v...

• Đăng ký khách sạn

Trong thời gian hội chợ được diễn ra, số lượng khách tập trung rất lớn nên đăng ký trước khách sạn sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí. Có thể liên lạc với Ban tổ chức để đăng ký những dịch vụ này vì Ban tổ chức đều kết hợp với các công ty du lịch để tạo điều kiện cho khách dễ dàng đặt khách sạn, phương tiện đi lại...

• Xin visa

Đây là bước rất quan trọng cần phải được thực hiện càng sớm càng tốt. Theo qui định của EU, hồ sơ xin visa phải được nộp trước thời gian khởi hành 1 tháng với khá nhiều giấy tờ liên quan, do đó, doanh nghiệp nên dành 2 tháng trước khi đoàn lên đường cho việc xin visa.