4 bước kiểm soát rủi ro trong tổ chức sự kiện

4 bước kiểm soát rủi ro trong tổ chức sự kiện
Tiến hành kiểm tra rủi ro là công việc thiết yếu của việc phát triển kế hoạch quản lý sự kiện. Kiểm tra rủi ro liên quan đến việc xác định và đánh giá tất cả các rủi ro để đưa ra một kế hoạch đối phó với bất kỳ sự kiện nào không mong muốn gây ra thiệt hại cho người tham gia hoặc thiệt hại cho tổ chức.

Kiểm tra rủi ro bao gồm:

· Kiểm tra các điểm đề xuất có thể gây nguy hiểm

· Quan sát các sự kiện tương tự khác để xem người tham gia có phản ứng như thế nào với môi trường tổ chức sự kiện

· Rà soát tát cả hệ thống quản lý sự kiện, các chính sách, thủ tục và phảI đảm bảo chúng luôn được cập nhật

· Phỏng vấn nhân sự để kiểm tra xem liệu họ thật sự đã được đào tạo phù hợp

1. Kiểm tra các địa điểm

Nói chung, có hai tình huống để chúng ta xem xét. Tình huống đầu tiên là bạn đã quen thuộc với địa điểm vì bạn đã từng sử dụng trước đây. Trong trường hợp này, vẫn cần phải quản lý rủi ro nhưng thời gian kiểm tra địa điểm sẽ tập trung nhiều hơn vào việc đảm bảo địa điểm được chuẩn bị tốt theo kế hoạch quản lý rủi ro mà bạn đã từng. Cần phải xác định bất kỳ thay đổi nào trong địa điểm kể từ lần cuối cùng bạn xài nó. Dịch vụ tổ chức lễ khánh thánh

Trong trường hợp thứ hai, bạn không quen với địa điểm này và bạn có thể chưa bao giờ sử dụng nó từ trước đây. Trong trường hợp này, cần phải tiến hành đi khảo sát qua địa điểm để xác định các nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra. Bạn cần 1 danh sách để kiểm tra chuẩn bị. Ví dụ: danh sách kiểm tra của bạn để nhắc nhở bạn kiểm tra:

· Xe cứu thương được chuẩn bị trong mọI trường hợp khẩn cấp

· Cửa / cổng cần được bảo vệ để tránh mất thiết bị, hạn chế xen vào khán giả hoặc ngăn trẻ em ra khỏi địa điểm.

· Các khu vực cần phải được đóng kín nếu chúng là nơi nguy hiểm

· Khu vực / phòng nên cần 1 khu sử dụng để cấp cứu

2. Quan sát các sự kiện tương tự

Có thể lấy ví dụ như các sự kiện thể thao gây bất ngờ, đặc biệt là trong lúc trờI nóng. Không có phương pháp xác định rủi ro, nhưng xem tham khảo các sự kiện tương tự là rất hữu ích. Cụ thể, quan sát có thể cung cấp kiến thức về hành vi của khán giả và người chơi. Kiểm soát đám đông là một yếu tố thiết yếu trong quản lý các sự kiện thể thao. Người xem và người chơi có thể là người sẽ có thái độ và thậm chí bạo lực nhưng các nhân viên sự kiện cần phải có khả năng phản ứng nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.
3. Một số quy trình quản lý sự kiện

Các nhà quản lý sự kiện phải đảm bảo rằng các bước quản lý sự kiện dịch vụ tổ chức year end party bao gồm đầy đủ các trường hợp khẩn cấp bao gồm chấn thương hoặc bệnh nặng của người chơi hoặc khán giả, hỏa hoạn, đe doạ bom mìn, rối loạn đám đông và điều kiện khí hậu như sét, mưa xối xả, lũ lụt ...

Quy trình quản lý sự kiện cũng nên hỗ trợ thêm nhân sự để có thể thực hiện công việc của họ hiệu quả. Mặc dù các thủ tục quan trọng nhất sẽ là về an toàn, cần có các thủ tục khác làm giảm rủi ro cho sự sinh lợi của sự kiện và danh tiếng của ngườI tổ chức. Công việc bao gồm:

· Quản lý về tiền mặt

· Phục vụ và vệ sinh an toàn thực phẩm

· Thu gom chất thải sau sự kiện

· Sắp xếp của đối thủ cạnh tranh

· Hạn chế vào một số khu vực nhất định

· Đến và chào đón các vị quan khách tham dự

· Thông báo bằng loa thật lịch sự trong sự kiện

· Tặng quà lưu niệm hoặc tự do ăn uống

· Tặng thưởng và gây quỹ từ thiện

4. Phỏng vấn nhân sự

Việc cung cấp đào tạo cho nhân viên sự kiện (và tình nguyện viên) là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý rủi ro. Đó là một tình huống nguy hiểm để giả định rằng mọI quy định đã được thông báo và mọi người sẽ biết phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp. Cuối cùng, các điểm dừng với Quản lý sự kiện và do đó sử dụng hợp lý thời gian của Quản lý sự kiện để có các cuộc họp với nhân viên sự kiện, riêng lẻ hoặc theo nhóm, để xác định kiến thức cơ bản về công việc của họ.