Viết email chuyên nghiệp rất quan trọng vì nó giúp bạn giao tiếp hiệu quả và chuyên nghiệp với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Một email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo dựng được uy tín và sự chuyên nghiệp trong mắt người nhận. Ngoài ra, việc sử dụng ngôn từ và cấu trúc câu phù hợp cũng giúp thông điệp của bạn trở nên dễ hiểu và tránh hiểu lầm.
Nguồn: Phanmembiz
1. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (email tên miền riêng)
Nguyên tắc đầu tiên là sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp. Thay vì sử dụng địa chỉ email cá nhân, hãy sử dụng một địa chỉ email tên miền riêng chứa tên của bạn hoặc tên công ty, ví dụ như email@tencongty.com. Điều này góp phần tạo nên một ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ khâu gửi email.2. Ngôn ngữ lịch sự và chính xác
Khi viết email chuyên nghiệp, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chính xác và tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thức hoặc quá năng động. Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong cách diễn đạt thông điệp của bạn.3. Tiêu đề/chủ đề email rõ ràng, dễ hiểu
Một chủ đề/email tiêu đề rõ ràng sẽ giúp người nhận hiểu được nội dung của email ngay từ ban đầu. Hãy viết một chủ đề/email tiêu đề ngắn gọn và mô tả rõ nội dung của email để thu hút sự quan tâm và đáp ứng tích cực từ người nhận.4. Cân nhắc với "Reply All" (Trả lời tất cả)
Trong công việc, bạn có thể sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.5. Sắp xếp thông tin logic
Hãy tổ chức email của bạn một cách logic và có cấu trúc. Sử dụng đoạn và đầu đề để phân chia rõ ràng các nội dung và giúp người đọc dễ tiếp cận thông tin. Lưu ý đặt những điểm quan trọng lên đầu email để thu hút sự chú ý.6. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Một email chứa nhiều lỗi chính tả có thể làm mất đi sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của bạn. Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp để giúp bạn kiểm tra email một cách tỉ mỉ.7. Truyền đạt ý kiến một cách tế nhị
Khi viết email chuyên nghiệp, hãy truyền đạt ý kiến và phản hồi một cách tế nhị và lịch sự. Tránh sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ hoặc gây hiểu lầm. Một cách giao tiếp lịch sự và tế nhị sẽ giúp duy trì mối quan hệ tốt và đảm bảo sự hợp tác trong công việc.8. Chèn đính kèm và liên kết chính xác
Nếu bạn muốn chia sẻ tập tin hoặc liên kết trong email, hãy chắc chắn rằng đính kèm tập tin đúng và liên kết đúng. Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại các đường dẫn và tập tin để đảm bảo tính chính xác và tránh việc gửi sai thông tin cho người nhận.9. Đáp trả và phản hồi kịp thời
Trong công việc, thời gian là một yếu tố quan trọng. Khi nhận được một email, hãy cố gắng đáp trả và phản hồi kịp thời. Điều này không chỉ cho thấy sự chuyên nghiệp mà còn tôn trọng thời gian của người gử10. Nhập email người nhận sau khi soạn email xong
Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.11. Đính kèm chữ ký thích hợp
Cuối email, hãy đính kèm một chữ ký chuyên nghiệp, bao gồm tên, chức vụ, công ty và thông tin liên lạc của bạn. Chữ ký email chuyên nghiệp sẽ tăng độ tin cậy và truyền đạt sự chuyên nghiệp của bạn. Hãy thêm một chút cá nhân hóa vào chữ ký của bạn để người nhận nhớ đến bạn.Nguồn: Phanmembiz
