Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, người làm event cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết nhất có thể. Thường kết cấu một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản. Có phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết...