Viết báo cáo về một chuyến tham quan thực tế

Dù bạn là sinh viên hay chuyên gia, viết báo cáo tham quan thực tế sẽ giúp bạn ghi lại các quy trình, thủ tục tại một khu công nghiệp hoặc công ty. Những báo cáo này khá đơn giản. Đầu tiên hãy mô tả nơi bạn đến thăm và giải thích về những gì bạn đã làm trong khi bạn đang ở đó. Nếu được yêu cầu, hãy kể lại những gì bạn đã học được trong chuyến tham quan. Không cần bổ sung nghiên cứu hoặc thông tin khác.

Phần 1: Mô tả khu vực bạn đến thăm

1. Xem qua các yêu cầu của báo cáo tham quan thực tế

Không chỉ có 1 cách duy nhất để bạn viết báo cáo. Nếu là sinh viên, bạn hãy kiểm tra yêu cầu từ người hướng dẫn của mình. Nếu là nhà tư vấn hoặc chuyên gia làm việc cho một công ty, bạn hãy xem các báo cáo khác trong công ty để sử dụng làm bài mẫu.

Các báo cáo thường chỉ dài 2-3 trang, nhưng trong một số trường hợp, các báo cáo này có thể dài hơn nhiều.

Trong một số trường hợp, bạn có thể được yêu cầu đưa ra khuyến nghị hoặc ý kiến về địa điểm đến thăm. Trong các trường hợp khác, yêu cầu có thể chỉ là mô tả về địa điểm đó.

Đề nghị lãnh đạo hoặc người hướng dẫn của bạn cung cấp các mô hình báo cáo tham quan thực tế khác. Nếu không xin được mẫu báo cáo, bạn có thể tìm trên internet.

2. Hãy bắt đầu báo cáo bằng thông tin chung về chuyến tham quan

Đây chính là phần giới thiệu. Trong phần này, hãy cho người đọc biết thời gian và địa điểm thực hiện chuyến tham quan. Ghi tên đầu mối liên lạc tại nơi bạn đến thực tế. Nếu phải di chuyển qua nhiều địa điểm, bạn có thể mô tả ngắn gọn về cách bạn đến khu vực đó.

3. Xác định mục đích của địa điểm đến thăm

Trong 1-2 đoạn, hãy mô tả mục đích của địa điểm đó. Đây có phải là một nhà máy, công trường xây dựng, kinh doanh hay trường học không? Hãy viết chi tiết trong báo cáo về diện tích, cách bài trí và thiết bị được sử dụng tại địa điểm này. Hãy ghi ra có bao nhiêu người làm việc tại nơi đó hoặc chủ sở hữu địa điểm.

Nếu bạn đến thăm một nhà máy, hãy viết về những gì nhà máy đang sản xuất và thiết bị được sử dụng.

Nếu bạn đến thăm công trường xây dựng, hãy mô tả những gì đang được xây dựng và thời gian xây dựng. Bạn cũng nên mô tả địa hình và cách bài trí của công trường.

Nếu bạn đến thăm một doanh nghiệp, hãy mô tả những gì doanh nghiệp làm. Hãy nêu tên đơn vị hoặc bộ phận của doanh nghiệp bạn đã đến thăm.

Nếu bạn đến thăm một trường học, hãy xem trường dạy khối lớp nào. Ghi lại số học sinh theo học tại trường. Kể tên các giáo viên dạy lớp học mà bạn dự thính.

4. Mô tả những gì đã xảy ra trong chuyến tham quan thực tế theo thứ tự thời gian

Bắt đầu là từ khi khởi hành chuyến thăm của bạn. Bạn đã làm gì? Bạn đã gặp ai? Mô tả các sự kiện trong ngày sẽ diễn ra cho đến khi bạn rời khỏi địa điểm đến thăm. Độ dài của phần này có thể từ một vài đoạn đến một vài trang. Nhớ đưa các nội dung sau vào báo cáo:
Bạn đã nói chuyện với? Họ đã nói gì với bạn?
Bạn đã thấy gì ở địa điểm đến thăm?
Những sự kiện nào đã diễn ra? Bạn có tham dự một buổi hội thảo, hỏi đáp hoặc phỏng vấn nào không?
Bạn có xem việc thao tác thiết bị hoặc kỹ thuật nào không?

5. Tóm tắt các hoạt động tại địa điểm đến thăm

Mô tả quy trình và thủ tục tại địa điểm đến thăm càng chi tiết càng tốt. Nếu họ sử dụng bất kỳ kỹ thuật đặc biệt nào đó, hãy nêu cách thực hiện các kỹ thuật này. Nếu họ sản xuất một thứ gì đó theo một cách cụ thể, hãy ghi lại quy trình từng bước của hoạt động này.

Ví dụ, tại một nhà máy sản xuất ô tô, hãy mô tả xem những chiếc xe được tạo ra bởi robot hay con người. Mô tả từng bước của dây chuyền lắp ráp.

Nếu bạn đang đến thăm một doanh nghiệp, hãy nói về các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Mô tả cấu trúc công ty và xác định những chương trình họ sử dụng để triển khai kinh doanh.

Phần 2: Miêu tả chuyến tham quan của bạn

1. Hãy mô tả những gì bạn học được tại địa điểm đến thăm nếu bạn là một sinh viên

Tạo mối liên hệ giữa những gì bạn học được tại buổi tham quan thực tế và những gì bạn đã học trên lớp. Ghi lại cảm nhận về những điều bạn thấy ở nơi tham quan đã giúp bạn hiểu những gì bạn đang học trên lớp. Bạn có thể tự đặt những câu hỏi sau:
Có điều gì bạn học được ở nơi này mà trước đó bạn chưa biết không?
Người nào tại địa điểm bạn đến thăm đã cung cấp thông tin hữu ích cho bạn?
Điều bạn yêu thích trong chuyến tham quan là gì và tại sao?

2. Xác định điểm mạnh và điểm yếu của nơi bạn đến thăm

Lưu ý các quy trình, chính sách và thực tiễn hoạt động tốt tại nơi đó. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ sai sót nào, hãy mô tả cả những vấn đề này nữa. Cố gắng càng cụ thể càng tốt. Viết tên chính xác máy móc, thiết bị, quy trình hoặc chính sách có thể được sửa chữa hoặc điều chỉnh.
Ví dụ, bạn có thể viết là nhà máy sử dụng công nghệ mới nhất nhưng nhân viên cần được đào tạo nhiều hơn để làm việc với thiết bị mới.
Nếu có bất cứ điều gì quan trọng chưa được bao gồm trong chuyến thăm, hãy nói đó là gì. Ví dụ, có thể bạn mong muốn được nhìn thấy khu nhà máy chính hoặc nói chuyện với người quản lý.

3. Cung cấp các khuyến nghị để cải thiện nếu cần thiết

Nếu bạn được yêu cầu cung cấp các khuyến nghị, hãy dành một vài đoạn để chia sẻ suy nghĩ và quan sát của bạn. Xác định các khu vực có vấn đề tại nơi bạn đến thăm và cung cấp các khuyến nghị cụ thể, khả thi để cải thiện chúng.
Đưa ra các đề xuất riêng cho cơ quan hoặc tổ chức sở hữu địa điểm bạn đến thăm. Điều gì là thiết thực và hợp lý giúp họ cải thiện nơi đó?
Hãy viết cụ thể. Đừng chỉ nói rằng họ nên cải thiện cơ sở hạ tầng. Hãy nêu loại thiết bị họ cần có hoặc đưa ra lời khuyên để cải thiện tinh thần của nhân viên.

Phần 3: Định dạng báo cáo

1. Thêm trang tiêu đề vào phần đầu báo cáo của bạn

Tiêu đề phải là tên của chuyến tham quan và địa điểm đến thăm, chẳng hạn như "Tham quan nhà máy sản xuất máy bay" hoặc "Báo cáo tham quan trụ sở công ty". Hãy thêm tên của bạn, cơ quan bạn làm việc và ngày thực hiện chuyến thăm vào bên dưới tiêu đề. Không đưa bất kỳ thông tin nào khác vào trang này.

Nếu bạn đang theo một phong cách viết nhất định, như phong cách của Hiệp hội tâm lý học Mỹ (APA) hoặc Chicago, hãy đảm bảo định dạng trang tiêu đề theo quy tắc của các tài liệu hướng dẫn này.

2. Viết bằng ngôn ngữ rõ ràng và khách quan

Giữ câu của bạn ngắn gọn và súc tích. Tránh viết với quá nhiều tính từ hoặc ngôn ngữ hoa mỹ. Nhờ đó, báo cáo của bạn sẽ rõ ràng và trực diện.

Đừng chỉ nói rằng chuyến thăm rất thú vị, hay tôi cảm thấy tẻ nhạt. Hãy nói cụ thể khi mô tả những gì bạn đã học hoặc đã thấy.

3. Hãy đưa vào báo cáo bất kỳ hình ảnh có liên quan nếu muốn

Mặc dù hình ảnh thường không được yêu cầu, nhưng chúng có thể hữu ích trong một số báo cáo tham quan. Hình ảnh nhóm, hình ảnh của máy móc hoặc đồ họa thể hiện bố cục của địa điểm đến thăm có thể có ích.

4. Đọc kỹ lại báo cáo của bạn

Kiểm tra bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả. Yêu cầu người khác đọc qua báo cáo cho bạn để đảm bảo báo cáo được viết trôi chảy. Nếu bạn là một sinh viên, hãy kiểm tra hướng dẫn của giáo viên để biết chắc rằng báo cáo đã bao gồm tất cả các phần bắt buộc.