Mô tả công việc thủ kho và những kỹ năng đỉnh trong nghề

Các công ty, doanh nghiệp dù thuộc lĩnh vực, ngành nghề nào cũng yêu cầu nhập và xuất những nguyên vật liệu, thiết bị, tài sản cần thiết để phục vụ cho quá trình hoạt động của mình. Việc đảm bảo hàng hóa và nguyên liệu trong kho về số lượng lẫn chất lượng chính là công việc của một thủ kho.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn, bài viết này của Navigos Search sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về công việc thủ kho. Tìm hiểu ngay nhé!

1. Thủ kho là gì?​

Thủ kho là người đảm nhận vai trò quản lý hàng hóa trong kho trên tất cả các công đoạn từ lúc nhập hàng vào kho, bảo quản, lưu trữ đến lúc xuất hàng ra khỏi kho, đảm bảo tốt các yêu cầu về mặt chất lượng và số lượng của hàng hóa. Thủ kho cũng là người kiểm kho và báo cáo số lượng hàng tồn kho theo định kỳ.

Bất cứ cơ sở sản xuất ở lĩnh vực nào cũng cần nhập và xuất nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất, hoạt động, nên cơ hội tìm việc làm ở vị trí thủ kho là rất lớn.


Thủ kho là người đảm nhận vai trò quản lý hàng hóa trong kho

2. Mô tả chi tiết nhiệm vụ, công việc thủ kho​

Một thủ kho sẽ đảm nhận các công việc sau đây:

Thực hiện thủ tục nhập/xuất hàng

+ Nhận thông tin chi tiết và chính xác khi hàng hóa đến kho và kiểm tra, ghi chép kỹ số lượng và tình trạng hàng hóa khi xuất hàng khỏi kho.
+ Kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất/nhập hàng hóa theo quy định để đảm bảo hàng hóa chất lượng, giao đến đúng đối tượng và tránh nhầm lẫn.
+ Nhận chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu thông tin lên hệ thống quản lý hàng hóa và chuyển cho bộ phận mua hàng hay kế toán theo quy định để phục vụ khâu kiểm soát tiếp theo.
+ Khi có thông tin nhập hàng, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vị trí, mặt bằng gọn gàng và sạch sẽ để tiếp nhận hàng hóa một cách thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
+ Đảm bảo quá trình nhập hàng và xuất hàng không làm tổn hại hàng hóa.
+ Ghi phiếu nhập kho, xuất kho cụ thể để thống kê rõ số lượng hàng hóa.
+ Theo dõi số lượng hàng nhập/xuất kho mỗi ngày và đối chiếu với định mức tối thiểu để duy trì hiệu suất kho.

Theo dõi hàng tồn kho

+ Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu và số lượng hàng tồn trong ngày.
+ Đảm bảo hàng hóa luôn có định mức tồn kho tối thiểu hợp lý để phòng ngừa trường hợp đối tác yêu cầu 1 lượng lớn hàng hóa đột xuất hoặc có hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
+ Nếu có sự thay đổi đột ngột về số lượng hay chất lượng hàng hóa thì phải đề xuất lên Giám đốc để thay đổi định mức tối thiểu của kho, đưa ra phương án giải quyết kịp thời để khắc phục.

Thực hiện thủ tục đặt hàng trong kho

+ Lập phiếu yêu cầu mua hàng đúng với kế hoạch.
+ Làm thủ tục mua hàng hóa và xuất hàng hóa.
+ Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc mua hàng, mua nguyên liệu để đảm bảo hiệu suất kho và cung cấp nguyên liệu thiết yếu cho quá trình sản xuất.


Các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện của một thủ kho

Sắp xếp hàng hóa trong kho

+ Lập hồ sơ đổi kho và cập nhật sơ đồ kho khi có sự thay đổi.
+ Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học, thông thoáng, và sạch sẽ theo đúng yêu cầu.
Lập hồ sơ kho và kiểm kê hàng hóa
+ Lập hồ sơ kho là công việc thủ kho phải thực hiện, giúp việc quản lý kho được dễ dàng. Với các kho lớn, số lượng hàng hóa nhiều thì việc này càng quan trọng. Lập hồ sơ kho sẽ phân theo từng loại hàng gồm có mã hàng, hạn sử dụng, kích thước, đối tượng yêu cầu,...
+ Kiểm kê hàng hóa giúp kiểm soát lượng hàng lưu thông và hàng tồn kho, giúp thủ kho phát hiện các bất thường về hàng hóa để lập danh sách gửi cho bộ phận chức năng tiến hành xử lý.

Tuân thủ đúng quy định về phòng cháy chữa cháy

Công việc này giúp đảm bảo an toàn cho kho, bởi kho là nơi sắp xếp hàng hóa có môi trường khô, nhiều vật liệu dễ cháy nên luôn tiềm ẩn nguy cơ hỏa hoạn. Do đó, bạn phải có những biện pháp phòng ngừa cháy nổ trong sắp xếp hàng hóa và có những giải pháp chữa cháy trong tình hình xấu nhất.

Có thể thấy khối lượng công việc cũng như áp lực cho vị trí này khá lớn. Tuy nhiên, nếu bạn có thể phát triển những kỹ năng phù hợp, công việc của bạn sẽ được hỗ trợ rất nhiều. Cùng Navigos Search tìm hiểu các phẩm chất, kỹ năng cần có của một thủ kho ở phần tiếp theo nhé.

3. Những kỹ năng cần có để trở thành một thủ kho giỏi​

Kỹ năng thích nghi nhanh với môi trường làm việc

Môi trường làm việc hiện nay luôn có nhiều sự thay đổi đến từ nhân viên, công việc, hoàn cảnh,... Và công việc thủ kho cũng có nhiều sự khác biệt xuyên suốt quá trình làm việc. Bởi thế, để trở thành một thủ kho giỏi, bạn cần phải nhanh chóng thích nghi với các thay đổi trong môi trường làm việc và phát triển khả năng suy nghĩ độc lập để đáp ứng nhu cầu công việc.

Bắt đầu một môi trường làm việc mới, có thể bạn sẽ lo lắng và dễ gặp phải những áp lực trong thời gian đầu làm quen với đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp. Do đó, một thủ kho chuyên nghiệp sẽ biết cách để thích ứng nhanh chóng với nơi làm việc mới. Và để bản thân tự tin hơn khi bắt đầu công việc ở môi trường làm việc mới, bạn có thể thực hiện theo những hướng dẫn sau:

• Chuẩn bị tinh thần tốt nhất
• Học hỏi, ghi chép cẩn thận
• Chú trọng văn hóa tại đơn vị đang làm việc
• Thân thiện và hòa đồng với tất cả mọi người
• Tích cực tham gia hoạt động ngoài giờ làm việc
• Nói chuyện với cấp trên về mục tiêu sự nghiệp của bạn.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Công việc thủ kho liên quan tới nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó, bạn phải phối hợp với những bộ phận khác như kế toán kho, quản lý, kỹ thuật và bảo vệ kho để đảm bảo, duy trì tiến độ làm việc của kho theo đúng trật tự. Vì thế, kỹ năng kết hợp và làm việc nhóm là rất quan trọng.

Tuy nhiên, có được kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả vừa đơn giản mà lại vừa khó khăn. Đã bao giờ, bạn tự hỏi rằng tại sao có một số nhóm hoạt động rất hiệu quả, trong khi các nhóm khác phải đối mặt với rất nhiều vấn đề? Bởi làm việc nhóm thành công chính là nền tảng tạo ra một nhóm hoạt động tốt.

Vậy, để rèn luyện kỹ năng này, bạn và các thành viên trong nhóm cần trao đổi thông tin, bàn giao công việc rõ ràng để bộ phận khác cũng như tất cả mọi người cùng nắm thông tin, tránh những lỗi không đáng có. Đồng thời, bạn phải hiểu rõ công việc của bản thân, nắm vững quy trình xử lý công việc của từng bộ phận để có cái nhìn tổng quan bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Và khi có vấn đề, tình huống phát sinh, bạn sẽ tìm được giải pháp xử lý nhanh chóng và tìm người hỗ trợ kịp thời.


Thủ kho cần am hiểu và biết cách bảo quản hàng hóa

Am hiểu và biết cách bảo quản hàng hóa

Việc am hiểu về hàng hóa trong kho sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp và vận chuyển nhanh chóng sản phẩm, hàng hóa khi được yêu cầu. Do đó, hãy dành thời gian tìm hiểu về các sản phẩm mà bạn đang quản lý: loại hàng, đặc tính, hạn sử dụng, khả năng phản ứng với các chất khác nhau,... Khi hiểu được từng loại hàng, bạn sẽ phân chia được khu vực lưu trữ hợp lý, giúp bảo quản, tránh gây hỏng hóc, ướt, vỡ và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp khoa học

Kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp nhân viên thủ kho làm việc hiệu quả hơn, tránh được các tai nạn không đáng có. Nếu không biết sắp xếp, tổ chức hàng hóa hợp lý sẽ dễ gây lộn xộn với các loại hàng hóa khác trong kho và khó tìm kiếm được đúng mặt hàng cần có.
Vậy thì để biết cách tổ chức và sắp xếp hàng hóa, bạn phải làm thế nào? Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều đã có cách thức sắp xếp hàng hóa hợp lý trong kho. Nhiệm vụ của bạn chính là duy trì cách thức đó, đảm bảo không gây xáo trộn ở trong kho. Thế nhưng, trong một số trường hợp phải tiếp nhận sản phẩm mới, bạn cần nắm rõ sơ đồ kho, đặc tính từng loại sản phẩm để sắp xếp sao cho khoa học và dễ nhìn nhất.

Còn nếu bạn cảm thấy cách sắp xếp hàng hóa tại kho chưa hợp lý, hãy tham khảo từ những người có kinh nghiệm. Sau đó, đề xuất ý kiến lên ban lãnh đạo và thực hiện sự thay đổi nếu cho phép. Khi đã làm chủ và điều khiển tốt hàng hóa, bạn sẽ gây ấn tượng tốt với đồng nghiệp và sếp. Đồng thời, giúp rút ngắn thời gian quản lý của mình hơn.

Sự tỉ mỉ, cẩn thận

Đây là những phẩm chất cần có và đặc trưng cho yêu cầu công việc thủ kho. Từ các công việc của một thủ kho đã phân tích cụ thể ở trên, có thể thấy được yêu cầu về độ chuẩn xác, tiếp xúc nhiều đơn hàng nên một nhân viên thủ kho rất cần sự tỉ mỉ và cẩn thận để đảm bảo chất lượng lẫn số lượng hàng hóa. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể xáo trộn toàn bộ đơn hàng mà bạn đang quản lý. Khi đó, bạn sẽ cần dành rất nhiều thời gian và công sức để kiểm tra lại. Đôi khi, sự sai sót không thể “cứu vãn”, bạn sẽ là người đứng ra đền bù thiệt hại cho doanh nghiệp mà mình đang làm việc.

Thành thạo quy trình nhập, xuất hàng

Công việc chính của thủ kho vẫn là quản lý về hàng hóa trong kho. Vì thế, muốn trở thành nhân viên thủ kho giỏi, bạn cần phải thành thạo các bước nhập, xuất hàng đúng quy định. Không chỉ đảm bảo số lượng và chất lượng của sản phẩm mà nhân viên thủ kho giỏi còn phải biết đề xuất, đưa ra các thay đổi thích hợp với hàng hóa trong kho để cải thiện hiệu quả năng suất làm việc.
Nếu bạn băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu, bạn có thể tham khảo kiến thức từ người trong ngành, hoặc đăng ký những khóa học chuyên môn phù hợp. Khi nắm chắc kỹ năng và kiến thức chuyên môn, bạn sẽ tự tin khi làm công việc của mình.

Nhạy bén, chính xác

Khi làm việc với số lượng lớn hàng hóa có giá trị, chỉ cần lơ là, nhầm lẫn nhỏ cũng có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, yêu cầu công việc thủ kho rất cần độ chuẩn xác và nhạy bén. Nếu bạn là một người không kỹ tính, đừng lo, hãy áp dụng những gợi ý nhỏ sau đây để cải thiện kỹ năng này nhé:

• Luôn luôn kiểm tra lại các thông tin
• Ghi chú lại các thông tin và sắp xếp gọn gàng để dễ theo dõi
• Luôn dành thời gian kiểm tra lại để đảm bảo bạn đã hoàn thành đúng công việc theo mục tiêu đề ra.

Nhạy bén và chính xác cũng là yếu tố cần có của một thủ kho

4. Tìm việc thủ kho chất lượng tại Navigos Search​

Nếu bạn tự tin hội tụ đầy đủ những kỹ năng cần có của một thủ kho, hãy gửi thông tin CV đến Navigos Search để nhanh chóng có được nơi làm việc như ý.

Dựa vào sự đánh giá về năng lực, kinh nghiệm của ứng viên và tình hình thị trường lao động, Navigos Search sẽ tìm kiếm, tư vấn cho bạn công việc thủ kho hay vị trí khác thích hợp hơn. Navigos Search tập hợp các nhóm tư vấn chuyên về từng lĩnh vực, chức năng cụ thể.

Các chuyên gia tư vấn của Navigos Search có nhiều kinh nghiệm và mối quan hệ trong các lĩnh vực tương ứng của họ, đảm bảo mang đến cho bạn nhà tuyển dụng phù hợp nhất. Đặc biệt, sau khi ứng viên trúng tuyển, chuyên viên tuyển dụng sẽ tiếp tục hỗ trợ ứng viên trong suốt quá trình thử việc, sau thử việc.


Navigos Search giúp bạn có được công việc trong mơ

Trung bình mỗi tháng, đơn vị phỏng vấn hàng ngàn ứng viên cấp trung và cấp cao, mang đến rất nhiều cơ hội việc làm chất lượng cho người tìm việc. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Navigos Search tự hào là đơn vị săn nhân tài và tuyển dụng uy tín hàng đầu Việt Nam. Hãy liên hệ với chúng tôi khi có nhu cầu tuyển dụng hoặc ứng tuyển vị trí thủ kho theo thông tin dưới đây: