Nhuquynh29
Thành viên
- Tham gia
- 8/5/2020
- Bài viết
- 18
Yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển, cũng như chi phối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đó chính là lợi nhuận kinh doanh. Tuy nhiên, để có được một khoản lợi nhuận ổn định và đảm bảo thì lại buộc các nhà quản lý phải quản lý tốt doanh thu và các khoản chi phí.
Có những doanh nghiệp kinh doanh vẫn “thuận buồm xuôi gió”, “êm đềm” nhưng khoản lợi nhuận họ nhận lại không được thích đáng. Trong trường hợp này, tất cả các nhà quản lý ai cũng nên kiểm tra và rà soát một cách thật kỹ lưỡng công tác quản lý doanh thu và chi phí của doanh nghiệp, biết đâu bạn sẽ nhận ra nhiều điều “bất ngờ”.
Vậy tại sao lại như vậy? Phần lớn, câu trả lời sẽ là công tác quản lý dòng tiền của doanh nghiệp chưa phù hợp ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí khác.
Vậy nguyên nhân nào dẫn đến việc quản lý doanh thu và chi phí chưa hiệu quả?
Thứ nhất, quản lý dòng tiền bằng phương pháp thủ công
Như bạn cũng biết, nghiệp vụ kế toán/ kiểm toán chủ yếu sẽ tiếp với con số và mặt chữ, hàng ngày họ phải xử lý hàng nghìn hoá đơn, giấy từ và chứng từ. Nhìn chung, có thể thấy phương pháp này khá đơn giản, không có gì quá phức tạp, tuy nhiên nó vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến việc quản lý hiệu quả thu chi của doanh nghiệp như:
Sổ sách, giấy tờ: Sử dụng phương pháp thủ công bằng cách dùng “sổ sách”, không những mất nhiều thời gian, công sức mà còn gặp nhiều sai sót và nhầm lẫn trong quá trình ghi chép, tính toán. Hơn nữa, tính bảo mật của sổ sách, giấy là rất kém, dễ bị đánh căp và thất lạc.
Sử dụng phần mềm Excel: Phần mềm Excel được coi là công cụ quản lý thu chi khá đơn giản và thuận tiện. Tuy nhiên, Excel lại gặp phải khó khăn khi quản lý số lượng dữ liệu quá nhiều và quá phức tạp. Hơn nữa với Excel, khó theo dõi thu chi một cách thống nhất bởi dữ liệu được lưu trữ tách rời.
Thứ hai, xác định không đúng nguồn doanh thu
Mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều nguồn thu khác nhau trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, trong đó có nhiều nguồn không được coi là doanh thu của doanh nghiệp nhưng vẫn tính vào số liệu doanh thu. Điều này dẫn đến hạng mục doanh thu không chính xác, gây ra sai sót cho doanh nghiệp Và hai hạng mục thường được xác định sai bao gồm:
Nợ khách hàng phải trả
Hàng đang chuyển
Thứ ba, nhân viên tài chính xác định thiếu chi phí
Chi phí được coi là một nhân tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời quyết định sức cạnh tranh cũng như sự phát triển bền vững của DN.
Một số sai lầm khác trong việc quản lý khi phí có thể kể đến đó là:
- Tính toán, đánh giá sai, sai phương pháp và nguyên tắc, sai số học; đặc biệt là các khoản chi phí ước tính.
- Các khoản chi phí bị hạch toán sai tài khoản, sai đối tượng tập hợp chi phí.
- Các khoản chi phí bị chi khống nhằm tạo lợi ích cá nhân cho những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
- Các khoản chi phí bị lãng phí, sử dụng không hiệu quả.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hoạch toán doanh thu, chi phí gặp nhiều sai sót, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Mặc khác, quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được suôn sẻ và thuận lợi mà đó còn là cơ sở cạnh tranh để vượt mặt các đối thủ.
Vậy đâu mới là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền của mình?
Giải pháp 1. Nâng cao các kiến thức về quản lý tài chính cho cán bộ tài chính
Các doanh nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên quản lý tài chính có cơ hội tham gia các khoá học ngắn, dài hạn, nếu doanh nghiệp có điều kiện có thể cử sang học tại nước ngoài để có thể tiếp thu những kiến thức quản lý và tài chính doanh nghiệp hiện đại.
Thường xuyên cử họ đi dự các hội thảo chuyên ngành tài chính nhằm học hỏi và cập nhập những mô hình quản trị tài chính mới áp dụng vào doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cần phải có những ràng buộc khi cử đi học, vì những hoạt động này cũng làm mất một phần chi phí của doanh nghiệp.
Giải pháp 2. Dự báo dòng tiền thường xuyên và chính xác
Doanh nghiệp cần dự báo dòng tiền một cách thường xuyên và liên tục để kiểm soát và đưa ra các giải pháp kịp thời nhằm cân đối giữa dòng tiền vào và ra.
Đặc biệt, luôn luôn có một kế hoạch tài chính cụ thể và chi tiết về dòng tiền nhằm cân đối thu chi trên cơ sở kết hợp ba quyết định chiến lược tối ưu: Đầu tư, tài trợ và phân phối lợi nhuận.
Phân tích tình hình kinh tế thực để biết được “sự sẵn có” tiền mặt trong những giai đoạn khác nhau, đặc biệt là bối cảnh nền kinh tế gặp khó khăn, khủng hoảng nhằm đảm bảo cho sự an toàn về dòng tiền của doanh nghiệp.
Giải pháp 3. Sử dụng công nghệ để tự động hoá các quy trình
Kinh doanh ngày càng trở nên khốc liệt khi xuất hiện hàng loạt đối thủ mới, ngoài việc sở hữu nguồn lực tài chính mạnh, lực lượng lao động trẻ, năng động thì chắc chắn họ sẽ trang bị những ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại bậc nhất để vượt mặt những đối thủ hiện tại.
Giờ đây, ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp được xem là một lợi thế cạnh tranh, bởi nó giúp nhân viên của bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và tính chính xác cao.
Hãy tưởng tượng nếu ngày nay bạn vẫn dùng phương pháp kế toán thủ công bao gồm nhiều thủ tục giấy tờ “ rườm rà” và “phức tạp”, chưa tính đến việc tính toàn theo cách này có thể mang lại những kết quả sai lệch.
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện nhiều ứng dụng quản lý bao gồm những nghiệp vụ ngân hàng, bảng lương, chấm công, phần mềm bán hàng,... Những phần mềm này được tích hợp các tính năng thông minh, cho phép doanh nghiệp kiểm soát và theo dõi tình hình tài chính một cách chi tiết và chuẩn xác.
Quản lý dòng tiền hiệu quả giúp cho doanh nghiệp luôn biết được tình trạng hiện tại của mình. Và việc nên đầu tư vào các công nghệ quản lý mới hay nói cách khác là các phần mềm quản lý sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát hơn và chính xác hơn về tình hình hoạt động của tất cả các bộ phận.
Bạn đã từng nghe đến phần mềm quản lý KSmart?
Sự xuất hiện của Ksmart - phần mềm quản lý nhân viên không những giúp cho doanh nghiệp giải quyết những vướng mắc trong công tác quản lý nhân viên mà còn theo dõi tình hình doanh thu chi tiết của doanh nghiệp làm cho công tác quản lý trở nên đơn giản nhưng đảm bảo hiệu quả công việc của người lao động.
Sở hữu những tính năng vượt trội như:
- Quản lý giám sát vị trí và công việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi.
- Quản lý lộ trình di chuyển của nhân viên, giúp hoạch định kế hoạch di chuyển hợp lý tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian di chuyển.
- Lập kế hoạch, xây dựng tuyến bán hàng và phân công công việc cho nhân viên thuận tiện dễ dàng.
- Đo hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác, đơn giản thông qua báo cáo doanh thu theo ngày của từng nhân viên.
- Cung cấp thông tin đầy đủ về doanh thu, khách hàng theo từng ngày đến từng nhân viên.
- Lưu trữ và cập nhật hình ảnh của từng đại lý, từng khách hàng.
Đặc biệt, sở hữu một lợi thế riêng biệt Ksmart có thể tùy biến, lập trình theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Chúc bạn đọc gặt hái nhiều thành công!
Có những doanh nghiệp kinh doanh vẫn “thuận buồm xuôi gió”, “êm đềm” nhưng khoản lợi nhuận họ nhận lại không được thích đáng. Trong trường hợp này, tất cả các nhà quản lý ai cũng nên kiểm tra và rà soát một cách thật kỹ lưỡng công tác quản lý doanh thu và chi phí của doanh nghiệp, biết đâu bạn sẽ nhận ra nhiều điều “bất ngờ”.
Vậy tại sao lại như vậy? Phần lớn, câu trả lời sẽ là công tác quản lý dòng tiền của doanh nghiệp chưa phù hợp ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí khác.
Vậy nguyên nhân nào dẫn đến việc quản lý doanh thu và chi phí chưa hiệu quả?
Thứ nhất, quản lý dòng tiền bằng phương pháp thủ công
Như bạn cũng biết, nghiệp vụ kế toán/ kiểm toán chủ yếu sẽ tiếp với con số và mặt chữ, hàng ngày họ phải xử lý hàng nghìn hoá đơn, giấy từ và chứng từ. Nhìn chung, có thể thấy phương pháp này khá đơn giản, không có gì quá phức tạp, tuy nhiên nó vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến việc quản lý hiệu quả thu chi của doanh nghiệp như:
Sổ sách, giấy tờ: Sử dụng phương pháp thủ công bằng cách dùng “sổ sách”, không những mất nhiều thời gian, công sức mà còn gặp nhiều sai sót và nhầm lẫn trong quá trình ghi chép, tính toán. Hơn nữa, tính bảo mật của sổ sách, giấy là rất kém, dễ bị đánh căp và thất lạc.
Sử dụng phần mềm Excel: Phần mềm Excel được coi là công cụ quản lý thu chi khá đơn giản và thuận tiện. Tuy nhiên, Excel lại gặp phải khó khăn khi quản lý số lượng dữ liệu quá nhiều và quá phức tạp. Hơn nữa với Excel, khó theo dõi thu chi một cách thống nhất bởi dữ liệu được lưu trữ tách rời.
Thứ hai, xác định không đúng nguồn doanh thu
Mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều nguồn thu khác nhau trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, trong đó có nhiều nguồn không được coi là doanh thu của doanh nghiệp nhưng vẫn tính vào số liệu doanh thu. Điều này dẫn đến hạng mục doanh thu không chính xác, gây ra sai sót cho doanh nghiệp Và hai hạng mục thường được xác định sai bao gồm:
Nợ khách hàng phải trả
Hàng đang chuyển
Thứ ba, nhân viên tài chính xác định thiếu chi phí
Chi phí được coi là một nhân tố quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời quyết định sức cạnh tranh cũng như sự phát triển bền vững của DN.
Một số sai lầm khác trong việc quản lý khi phí có thể kể đến đó là:
- Tính toán, đánh giá sai, sai phương pháp và nguyên tắc, sai số học; đặc biệt là các khoản chi phí ước tính.
- Các khoản chi phí bị hạch toán sai tài khoản, sai đối tượng tập hợp chi phí.
- Các khoản chi phí bị chi khống nhằm tạo lợi ích cá nhân cho những người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ.
- Các khoản chi phí bị lãng phí, sử dụng không hiệu quả.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hoạch toán doanh thu, chi phí gặp nhiều sai sót, ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Mặc khác, quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được suôn sẻ và thuận lợi mà đó còn là cơ sở cạnh tranh để vượt mặt các đối thủ.
Vậy đâu mới là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền của mình?
Giải pháp 1. Nâng cao các kiến thức về quản lý tài chính cho cán bộ tài chính
Các doanh nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên quản lý tài chính có cơ hội tham gia các khoá học ngắn, dài hạn, nếu doanh nghiệp có điều kiện có thể cử sang học tại nước ngoài để có thể tiếp thu những kiến thức quản lý và tài chính doanh nghiệp hiện đại.
Thường xuyên cử họ đi dự các hội thảo chuyên ngành tài chính nhằm học hỏi và cập nhập những mô hình quản trị tài chính mới áp dụng vào doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cần phải có những ràng buộc khi cử đi học, vì những hoạt động này cũng làm mất một phần chi phí của doanh nghiệp.
Giải pháp 2. Dự báo dòng tiền thường xuyên và chính xác
Doanh nghiệp cần dự báo dòng tiền một cách thường xuyên và liên tục để kiểm soát và đưa ra các giải pháp kịp thời nhằm cân đối giữa dòng tiền vào và ra.
Đặc biệt, luôn luôn có một kế hoạch tài chính cụ thể và chi tiết về dòng tiền nhằm cân đối thu chi trên cơ sở kết hợp ba quyết định chiến lược tối ưu: Đầu tư, tài trợ và phân phối lợi nhuận.
Phân tích tình hình kinh tế thực để biết được “sự sẵn có” tiền mặt trong những giai đoạn khác nhau, đặc biệt là bối cảnh nền kinh tế gặp khó khăn, khủng hoảng nhằm đảm bảo cho sự an toàn về dòng tiền của doanh nghiệp.
Giải pháp 3. Sử dụng công nghệ để tự động hoá các quy trình
Kinh doanh ngày càng trở nên khốc liệt khi xuất hiện hàng loạt đối thủ mới, ngoài việc sở hữu nguồn lực tài chính mạnh, lực lượng lao động trẻ, năng động thì chắc chắn họ sẽ trang bị những ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại bậc nhất để vượt mặt những đối thủ hiện tại.
Giờ đây, ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp được xem là một lợi thế cạnh tranh, bởi nó giúp nhân viên của bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và tính chính xác cao.
Hãy tưởng tượng nếu ngày nay bạn vẫn dùng phương pháp kế toán thủ công bao gồm nhiều thủ tục giấy tờ “ rườm rà” và “phức tạp”, chưa tính đến việc tính toàn theo cách này có thể mang lại những kết quả sai lệch.
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện nhiều ứng dụng quản lý bao gồm những nghiệp vụ ngân hàng, bảng lương, chấm công, phần mềm bán hàng,... Những phần mềm này được tích hợp các tính năng thông minh, cho phép doanh nghiệp kiểm soát và theo dõi tình hình tài chính một cách chi tiết và chuẩn xác.
Quản lý dòng tiền hiệu quả giúp cho doanh nghiệp luôn biết được tình trạng hiện tại của mình. Và việc nên đầu tư vào các công nghệ quản lý mới hay nói cách khác là các phần mềm quản lý sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát hơn và chính xác hơn về tình hình hoạt động của tất cả các bộ phận.
Bạn đã từng nghe đến phần mềm quản lý KSmart?
Sự xuất hiện của Ksmart - phần mềm quản lý nhân viên không những giúp cho doanh nghiệp giải quyết những vướng mắc trong công tác quản lý nhân viên mà còn theo dõi tình hình doanh thu chi tiết của doanh nghiệp làm cho công tác quản lý trở nên đơn giản nhưng đảm bảo hiệu quả công việc của người lao động.
Sở hữu những tính năng vượt trội như:
- Quản lý giám sát vị trí và công việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi.
- Quản lý lộ trình di chuyển của nhân viên, giúp hoạch định kế hoạch di chuyển hợp lý tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian di chuyển.
- Lập kế hoạch, xây dựng tuyến bán hàng và phân công công việc cho nhân viên thuận tiện dễ dàng.
- Đo hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác, đơn giản thông qua báo cáo doanh thu theo ngày của từng nhân viên.
- Cung cấp thông tin đầy đủ về doanh thu, khách hàng theo từng ngày đến từng nhân viên.
- Lưu trữ và cập nhật hình ảnh của từng đại lý, từng khách hàng.
Đặc biệt, sở hữu một lợi thế riêng biệt Ksmart có thể tùy biến, lập trình theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Chúc bạn đọc gặt hái nhiều thành công!
