Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm các hoạt động gì?
Chu trình doanh thu bao gồm những hoạt động: Nhận và xử lý đơn đặt hàng; Xuất kho giao hàng; Lập hóa đơn, theo dõi công nợ; Thu tiền của khách hàng; Báo cáo doanh thu.Mỗi hoạt động trên lại có những chức năng riêng, cụ thể:
1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng:
Hoạt động đầu tiên là tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng. Sau đó xem xét khả năng và điều kiện để đáp ứng những yêu cầu đó. Thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng.- Kiểm tra hàng hóa
- Kiểm tra khách hàng
- Thông báo kết quả
2. Xuất kho giao hàng:
Tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Hệ thống thông tin kế toán phải xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.- Xuất kho
- Giao hàng
3. Lập hóa đơn, theo dõi công nợ:
Tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện. Từ đó xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.- Đối chiếu xác nhận
- Lập hóa đơn bán hàng
- Theo dõi công nợ
4. Thu tiền của khách hàng:
Đây là một hoạt động quan trọng trong chu trình doanh thu. Bởi nó liên quan đến việc ghi nhận doanh thu sau này. Hoạt động có tính Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng, đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ- Lựa chọn thanh toán
- Lập chứng từ thu
- Xác nhận thu tiền.
5. Báo cáo doanh thu
Báo cáo doanh thu hay còn được gọi là báo cáo lãi lỗ. Đây là bản tóm tắt về lợi nhuận và chi phí của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (hàng tháng, hàng quý, hàng năm). Báo cáo này giúp doanh nghiệp nắm được hiệu suất làm việc của mình. Biết được lợi nhuận của doanh nghiệp gia tăng hoặc giảm như thế nào. Từ đó có thể quản lý thu chi doanh nghiệp tốt nhất.- Trích xuất dữ liệu
- Tính toán xử lý
- Lên báo cáo doanh thu.
Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán
Trong hệ thống thông tin kế toán, chu trình bán hàng được xử lý dưới dạng thông tin đầu vào (Input) và đầu ra (Output) với mô tả chi tiết như sau:Xử lý dữ liệu đầu vào (input):
Khi có đơn hàng, bộ phận bán hàng có trách nhiệm kiểm tra trạng thái của hàng hóa (loại hàng, số lượng tồn kho, chất lượng, hạn sử dụng,…) và tình trạng công nợ hiện có của khách hàng.Nếu đơn hàng được chấp nhận:
Các hoạt động diễn ra trong hệ thống thông tin kế toán đối với chu trình doanh thu bao gồm:- Lệnh bán hàng hóa sẽ được gửi tới các bộ phận như: Bộ phận Cung cấp hàng hóa, Bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ.
- Sau đó, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ tiếp tục sử dụng lệnh Bán để lập hóa đơn ghi nhận chi tiết các nội dung: giá bán, điều khoản thanh toán, …
- Bộ phận kho lập phiếu giao hàng.
- Sau khi nhận được dữ liệu thanh toán của khách hàng, bộ phận kế toán kiểm tra và thực hiện các bút toán liên quan và lập phiếu thu.