Cách sử dụng chung định dạng AutoText của Microsoft Word

Chức năng nhập văn bản tự động AutoText của Microsoft Word và Outlook giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian nếu cần đánh máy lặp lại một đoạn văn cho nhiều lần. Bạn sẽ còn thấy hữu ích hơn khi chuyển được toàn bộ định dạng này sang các máy tính cần sử dụng.

Bạn không thể "cưỡng chế" hai phần mềm tự động chia sẻ chức năng này. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể copy toàn bộ nội dung của AutoText từ chương trình này sang chương trình kia.

Đơn giản bạn chỉ cần đóng cả 2 ứng dụng Word và Outlook, rồi tìm các file có tên là Normal.dotm và NormalEmail.dotm.

Chúng mặc định được lưu trữ trong thư mục C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates.

Nếu nội dung định dạng AutoText được lưu trữ trong mẫu của Word thì bạn nên sao dự phòng file dữ liệu NormalEmail.old cho an toàn, sau đó copy tệp Normal.dotm và đổi tên thành NormalEmail.dotm để thực hiện ghi đè vào thư mục gốc của Outlook.

Ngược lại, định dạng AutoText nằm trong Outlook thì bạn đảo ngược quy trình thao tác trên đây để có file dữ liệu cho chức năng Word vận hành.

Lưu ý, khi sao chép nội dung AutoText thì định dạng font mặc định trên ứng dụng nguồn cũng được tự động chuyển kèm theo sang ứng dụng đích.

Với các bước kỹ thuật trên, bạn cũng có thể chia sẻ định dạng AutoText cho nhiều người cùng muốn sử dụng với các phiên bản Word và Outlook khác nhau.

Theo Vũ Anh Tú - VTC (PC Magazine)