Cách chuẩn bị bài phát biểu

Việc chuẩn bị một bài phát biểu không khó nếu bạn tuân theo một quy trình nhất định. Các bước xây dựng một bài phát biểu dưới đây đã được kiểm chứng và đáng tin cậy. Hãy thư giãn và tiếp tục đọc, bạn sẽ biết cách sắp xếp bài phát biểu và kiểm soát được sự lo lắng thường gặp khi phát biểu.

phương pháp 1: Bắt đầu từ khán giả của bạn

1. Nắm rõ việc bạn sẽ phát biểu trong dịp nào

Sẽ rất là quan trọng nếu bạn có một khởi đầu tốt thì việc bạn nắm rõ thể loại và mục đích bài phát biểu của mình là dễ dàng. Đó có thể là sự chia sẻ về bản thân, cung cấp thông tin, thuyết phục người nghe hay là bài phát biểu trong các buổi lễ.
Tường thuật về bản thân. Một bài tường thuật chỉ đơn giản là một câu chuyện. Nếu bạn được yêu cầu kể một câu chuyện về bản thân, hãy lưu tâm đến lý do tại sao bạn lại kể câu chuyện đó? Bạn muốn rút ra một bài học, truyền tải một lời răn dạy, truyền cảm hứng hay chỉ đơn giản là để giải trí.
Phát biểu cung cấp thông tin. Có hai dạng phát biểu cung cấp thông tin: giải thích và mô tả. Nếu bài phát biểu của bạn thuộc dạng giải thích, bạn nên trình bày cách hoàn thành một việc, tạo ra một vật hoặc cách hoạt động của một sự vật để khán giả có thể hiểu được từng bước của quá trình. Nếu bài phát biểu của bạn nhằm mục đích mô tả, việc bạn cần làm là phải giải thích sao cho khán giả hiểu về một chủ đề phức tạp bằng cách chia vấn đề đó ra thành nhiều phần nhỏ.
Phát biểu thuyết phục. Nếu như mục tiêu của bạn là thuyết phục khán giả, bạn cần khiến khán giả chấp nhận và làm theo lối suy nghĩ, niềm tin và cách ứng xử mà bạn ủng hộ.
Phát biểu trong các buổi lễ. Các bài phát biểu trong buổi lễ có rất nhiều dạng. Đó có thể là lời chúc mừng trong đám cưới, tán dương một người hay một điều gì đó, phát biểu trong lễ tốt nghiệp hay trong tiệc chia tay. Đa số những bài phát biểu này thường ngắn và tập trung vào việc giải trí, truyền cảm hứng hoặc làm cho người nghe cảm kích hơn đối với một người, một việc nào đó.

2. Chọn một chủ đề thu hút được sự quan tâm của khán giả

Nếu bạn được lựa chọn, hãy chọn những chủ đề khiến cho khán giả cảm thấy thú vị và hứng thú lắng nghe. Đôi khi bạn không được chọn chủ đề bài nói của mình mà sẽ được chỉ định nói về một chủ đề nhất định. Trong trường hợp này, bạn cần tìm cách thu hút sự quan tâm của khán giả vào những gì bạn cần trình bày.

3. Đặt ra một mục tiêu

Viết một câu về điều mà bạn muốn khán giả của mình đạt được. Đó có thể là một câu rất đơn giản như “Tôi muốn khán giả nắm được bốn tiêu chí họ cần cân nhắc khi chọn mua kim cương” hay “Tôi muốn thuyết phục khán giả từ bỏ thức ăn nhanh trong một tháng”. Những câu này nghe có vẻ đơn giản nhưng khi được viết ra, chúng đem lại hai lợi ích: giúp bạn đi đúng hướng khi bắt đầu viết bài phát biểu và nhắc nhở bạn tập trung vào khán giả trong suốt quá trình chuẩn bị bài nói.

4. Luôn nghĩ về khán giả

Sẽ thật lãng phí thời gian và công sức nếu bạn hết lòng chuẩn bị bài phát biểu của mình mà cuối cùng khán giả lại chẳng nhớ được một từ nào khi bài nói chuyện kết thúc. Bạn phải không ngừng tìm cách để làm cho những gì bạn nói ra luôn luôn thú vị, hữu ích, có liên quan và đáng nhớ đối với khán giả.
Đọc báo. Nếu có thể liên hệ bài nói của mình với những thông tin thời sự đang diễn ra, bạn sẽ làm nổi bật được sự liên quan của bài nói đối với khán giả.
Minh họa cho các con số. Việc sử dụng số liệu trong bài phát biểu có thể mang đến những tác động mạnh mẽ, và những tác động này sẽ mạnh mẽ hơn nếu bạn minh họa để khán giả có thể hình dung ra được con số đó. Ví dụ, bạn có thể nói rằng hằng năm trên toàn thế giới có khoảng 7,6 triệu người chết vì căn bệnh ung thư, và để cho con số đó trở nên đáng quan tâm hơn, bạn có thể nói thêm rằng con số này bằng với toàn bộ dân số của Thuỵ Sĩ.
Chỉ ra lợi ích của khán giả. Hãy để khán giả của bạn biết chính xác họ sẽ nhận được gì khi nghe bài phát biểu của bạn, như vậy họ sẽ chăm chú lắng nghe. Hãy cho khán giả biết rằng họ sẽ học được cách tiết kiệm tiền, hay những thông tin bạn chia sẻ sẽ làm cho cuộc sống của họ trở nên dễ dàng hơn theo một cách nào đó, hay họ sẽ có những nhận thức mới về một con người hoặc một sự việc.

Phương pháp 2: Nghiên cứu và viết bài phát biểu
1. Nắm rõ chủ đề của mình

Trong một số trường hợp, những việc bạn cần làm chỉ đơn giản là ngồi xuống, tập trung suy nghĩ và ghi tất cả các ý tưởng của bạn ra giấy. Nhưng nếu phải nói về một chủ đề không quen thuộc với mình, bạn cần nghiên cứu để am hiểu hơn hơn về nó. Thường thì bạn sẽ rơi vào khoảng giữa hai trường hợp trên.

2. Nghiên cứu từ nhiều nguồn

Mạng internet là một nguồn thông tin hữu ích để bạn tìm kiếm thông tin cho bài phát biểu của mình, nhưng bạn không nhất thiết phải dừng lại ở đó. Nếu bạn là một sinh viên, hãy sử dụng dữ liệu của thư viện ở trường hoặc các thư viện khác. Rất nhiều thư viện công cộng cung cấp một nguồn dữ liệu có chứa tới hàng nghìn bài viết. Nếu có thẻ thư viện, bạn có thể tiếp cận với nguồn tài liệu miễn phí. Hãy nghĩ đến việc phỏng vấn một người nào đó là chuyên gia trong lĩnh vực bạn cần nghiên cứu hoặc tiến hành làm khảo sát. Bạn càng sử dụng nhiều kênh để thu thập thông tin, tỷ lệ thành công của bạn càng cao. Thêm vào đó, hãy áp dụng nhiều nguồn nghiên cứu để mở rộng bài phát biểu của bạn.

3. Tránh đạo văn

Nhớ ghi nguồn của những thông tin mà bạn sử dụng trong bài phát biểu của mình. Để làm được điều này, hãy ghi lại nguồn của những thông tin đó và dùng để trích dẫn sau này.

4. Quyết định viết dàn ý hay kịch bản hoàn chỉnh

Bài tường thuật, bài phát biểu cung cấp thông tin và bài phát biểu thuyết phục có thể viết dưới dạng dàn ý, trong khi phát biểu trong các buổi lễ nên được viết thành kịch bản hoàn chỉnh.
Viết dàn ý. Khi lập dàn ý, chỉ cần liệt kê các ý chính trong bài nói của mình. Ví dụ, nếu bạn nói về chủ đề được đề cập ở trên “Tôi muốn khán giả của tôi nắm được bốn tiêu chí họ cần cân nhắc khi chọn mua kim cương”, bạn sẽ gạch ra bốn gạch đầu dòng cho bốn tiêu chí “Góc cắt”, “Màu sắc”, “Độ tinh khiết”, và “Trọng lượng”. Dưới mỗi gạch đầu dòng, bạn sẽ cung cấp cho khán giả thêm các thông tin chi tiết.
Dàn ý có thể được viết dưới dạng câu hoàn chỉnh hoặc các cụm từ ngắn gọn. Hoặc bạn có thể viết câu hoàn chỉnh, sau đó chuyển thành dàn ý trong giấy ghi chú bằng cách chỉ sử dụng những từ ngữ và gợi ý cần thiết.
Kịch bản hoàn chỉnh. Bạn cần viết ra hoàn chỉnh bài phát biểu trong các buổi lễ, vì cách bạn lựa chọn từ ngữ để nói trong những dịp này là vô cùng quan trọng. Nhiệm vụ của bạn là truyền cảm hứng, giải trí hay tỏ lòng kính trọng với một người nào đó, vì vậy hãy nói chính xác những gì bạn muốn nói và chuẩn bị kỹ càng để tăng cơ hội thành công của bạn.
Xem lại sách tập làm văn cũ và ôn lại những kiến thức như phép so sánh, ẩn dụ, phép lặp lại và các biện pháp tu từ khác. Các công cụ này sẽ mang đến những ảnh hưởng mạnh mẽ cho bài phát biểu của bạn.
Lưu ý những lỗi thường gặp khi đọc theo kịch bản. Với một trang giấy đầy chữ trước mặt, bạn sẽ dễ mắc phải những lỗi cơ bản như chỉ chăm chú đọc theo giấy và bỏ quên những cử chỉ như ngước lên nhìn khán giả, giao tiếp bằng ánh mắt hay thu hút sự chú ý của khán giả. Việc thực hành sẽ giúp bạn tránh được các lỗi như vậy.

5. Đảm bảo trình bày đủ các phần của bài phát biểu

Một bài phát biểu bao gồm ba phần chính: phần mở bài, thân bài và kết luận. Hãy chắc chắn rằng bạn chuẩn bị đủ cả ba phần đó trong bài nói của mình.
Phần mở bài. Một đoạn mở bài tốt thường bao gồm hai yếu tố: thu hút sự chú ý của khán giả và giới thiệu chung về nội dung bài nói.
Thu hút sự chú ý của khán giản. Điều quan trọng nhất bạn cần làm trong phần mở đầu là thu hút được sự chú ý của khán giả. Có nhiều cách để thực hiện điều này: hãy hỏi một câu hỏi, nói về một điều gì đó đáng kinh ngạc, đưa ra một số liệu gây sốc, sử dụng trích dẫn, thành ngữ liên quan đến nội dung bài nói hoặc kể một câu chuyện ngắn. Hãy dành thời gian để nghĩ xem bạn sẽ thu hút khán giả của mình bằng cách nào, thu hút họ ngay từ đầu sẽ dễ dàng hơn khi bạn đang trình bày.
Nêu cái nhìn bao quát. Một cái nhìn toàn cảnh giống như nêu ra “những điều thú vị đang chờ đón” trong bài phát biểu của bạn. Chuẩn bị thông tin cho khán giả về những ý chính mà bạn sẽ trình bày. Không cần thiết phải đi quá chi tiết, bạn sẽ cung cấp thông tin chi tiết trong phần thân bài. Phần này có thể chỉ cần gói gọn trong một câu.
Thân bài. Thân bài chính là phần “món chính” trong bài phát biểu. Những ý bạn gạch ra trong phần dàn ý hoặc kịch bản sẽ xây dựng nên phần thân bài. Có nhiều cách để bạn sắp xếp thông tin trong phần thân bài: theo trình tự thời gian, thứ tự các bước, từ điểm quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất, nguyên nhân - giải pháp,…. Chọn một cách sắp xếp phù hợp dựa vào mục đích bài phát biểu của bạn.
Kết luận. Có hai điều bạn cần đạt được ở phần kết luận. Bạn không nên đưa ra thêm thông tin mới, thay vào đó, hãy tóm lại những vấn đề bạn đã trình bày một cách rõ ràng và đáng nhớ nhất.
Đưa ra tóm tắt. Lặp lại một cách có chủ ý là một trong những cách khiến khán giả của bạn ghi nhớ nội dung bài phát biểu. Trong phần mở đầu, bạn cần giới thiệu chung về nội dung bài nói; trong phần thân bài, bạn sẽ trình bày về những nội dung đó; và phần kết bài cần nhắc lại những điều mà bạn đã trình bày bằng cách tóm lược lại những ý chính.
Kết thúc bằng một lý lẽ vững chắc. Lý lẽ ở đây chính là một nhận định rõ ràng và đáng nhớ ám chỉ rằng bài phát biểu của bạn đã kết thúc. Một cách dễ dàng để nêu ra nhận định này là liên hệ ngược lại với những gì bạn đã nói để thu hút sự chú ý của khán giả lúc ban đầu. Điều này sẽ giúp hoàn thiện và kết thúc bài phát biểu.

Phương pháp 3: Chọn dụng cụ trực quan

1. Chọn dụng cụ trực quan giúp ích cho khán giả

Có nhiều lý do để bạn dùng dụng cụ trực quan. Chúng sẽ giúp cho những gì bạn đang truyền đạt trở nên dễ hiểu hơn, giúp khán giả nhớ được những gì bạn nói, thu hút những người học bằng trực quan và làm cho bài nói của bạn trở nên thuyết phục hơn. Hãy nắm rõ mục đích bạn sử dụng từng dụng cụ trực quan trong bài nói của mình.

2. Dùng dụng cụ trực quan phù hợp với bài phát biểu

Việc sử dụng dụng cụ trực quan rất hữu ích, tuy nhiên bạn cần chọn dùng những dụng cụ phù hợp. Ví dụ, trong bài nói về kim cương ở trên, nếu muốn khán giả của mình biết về bốn tiêu chí cần xem xét khi chọn mua kim cương, bạn nên trình chiếu một biểu đồ minh họa về nơi người thợ đá quý cắt viên kim cương, hoặc có thể trình chiếu những bức ảnh về các loại kim cương trong suốt, kim cương màu trắng, màu vàng cạnh nhau để cho khán giả thấy được sự khác biệt về màu sắc. Mặt khác thì việc sử dụng một bức ảnh bên trong một cửa hàng trang sức lại không hữu ích cho lắm.

3. Cẩn trọng khi sử dụng phần mềm trình chiếu Powerpoint

Powerpoint là một phần mềm trình chiếu vô cùng hữu ích. Bạn có thể trình chiếu hình ảnh, biểu đồ, đồ thị một cách dễ dàng. Tuy nhiên có một số lỗi mà người thuyết trình thường gặp khi sử dụng Powerpoint để trình chiếu. Những lỗi này hoàn toàn có thể tránh được nếu bạn dành thời gian xem xét chúng.
Đừng viết tất cả những gì bạn muốn nói lên slide (trang trình chiếu). Chúng ta hẳn đều đã từng được nghe những bài phát biểu mà người nói chỉ chăm chú vào việc đọc slide. Điều này làm khán giả cảm thấy nhàm chán và sẽ nhanh chóng mất tập trung. Thay vào việc đọc slide, hãy sử dụng biểu đồ để giới thiệu, nhắc lại và nhấn mạnh những thông tin quan trọng. Luôn nhớ rằng slide chỉ nên đóng vai trò hỗ trợ chứ không nên là bản sao hoàn chỉnh của những gì bạn muốn nói.
Đảm bảo khán giả có thể đọc được slide của bạn. Hãy sử dụng cỡ chữ mà khán giả có thể đọc được và đừng trình bày quá nhiều thứ trên một slide. Nếu khán giả không thể đọc được hay không xem được hết những gì bạn chiếu trên slide thì tất cả sẽ trở nên vô ích.
Sử dụng hiệu ứng trình chiếu đơn giản. Các hình ảnh bay qua bay lại, phóng to, thu nhỏ và thay đổi màu sắc có thể thu hút, nhưng đồng thời cũng làm khán giả trở nên sao nhãng. Đừng dùng quá nhiều hiệu ứng đặc biệt. Slide của bạn chỉ nên đóng vai trò hỗ trợ chứ không nên giữ vai trò chính trong bài thuyết trình.

Phương pháp 4: Tập dượt bài phát biểu

1. Dành nhiều thời gian chuẩn bị

Càng dành nhiều thời gian tập luyện, bạn càng cảm thấy mình đã chuẩn bị kỹ càng, nhờ đó sẽ cảm thấy bớt lo lắng hơn. Thời gian nên dành để chuẩn bị cho bài phát biểu là khoảng một đến hai giờ cho mỗi phút bạn sẽ nói. Ví dụ, bạn cần dành 5 đến 10 giờ chuẩn bị cho một bài phát biểu dài 5 phút. Tất nhiên, thời gian đó đã bao gồm tất cả các bước chuẩn bị từ đầu tới cuối, việc tập dượt chỉ chiếm một phần thời gian trong đó.
Dành thời gian để tập luyện. Nếu có thói quen trì hoãn, bạn sẽ rơi vào tình huống có rất ít hoặc không có thời gian để tập nói trước khi trình bày bài phát biểu của mình. Bạn sẽ cảm thấy mình chuẩn bị chưa kỹ càng và trở nên lo lắng.

2. Thực hành nói trước đám đông

Bất cứ khi nào có thể, hãy tập nói trước mặt gia đình và bạn bè của bạn. Nếu muốn nghe nhận xét của họ, bạn hãy hướng dẫn cụ thể về những điểm mà bạn muốn họ góp ý, như vậy bạn sẽ không bị choáng ngợp với những lời nhận xét.
Nhìn vào khán giả. Không gì có thể thu hút khán giả nhiều hơn là sự giao tiếp bằng ánh mắt từ người nói. Khi bạn luyện tập bài nói của mình, hãy nhớ nhìn vào người thân và bạn bè trong vai trò là các khán giả. Bạn sẽ cần luyện tập một chút để có thể nhìn vào dàn ý, kịch bản hoặc ghi chú, nắm bắt một vài ý rồi trình bày những ý đó trong khi nhìn vào khán giả. Đó cũng là một lý do tại sao việc tập dượt trước lại quan trọng như vậy.
Nếu bạn không có dịp luyện nói trước mọi người, hãy đọc to bài nói của mình lên trong lúc tập dượt. Bạn sẽ không muốn ngày bạn lên phát biểu cũng là lần đầu tiên bạn nghe những lời phát biểu do mình nói ra. Thêm vào đó, khi nói lên thành tiếng, bạn sẽ có cơ hội kiểm tra lại và chỉnh sửa những từ bị phát âm sai, thực hành phát âm rõ ràng và đảm bảo thời gian cho bài nói (Chúng ta nói nhanh hơn khi đã thuộc lòng bài nói của mình)

3. Điều chỉnh bài phát biểu nếu cần

Việc thực hành nói cũng cho phép bạn thực hiện những thay đổi cần thiết. Nếu cảm thấy bài nói quá dài, bạn có thể cắt bớt đi một số thông tin. Nếu bài nói quá ngắn hoặc một vài phần chưa đủ thông tin, bạn có thể thêm vào. Không chỉ vậy, mỗi lần bạn tập nói to bài phát biểu, bạn sẽ nói khác đi một chút. Việc này là hoàn toàn bình thường. Bạn là một con người chứ không phải người máy nên không nhất thiết phải làm cho bài phát biểu của mình hoàn hảo đến từng chữ. Điều quan trọng là bạn cần truyền đạt thông tin sao cho thu hút và đáng nhớ.

Phương pháp 5: Giảm sự lo lắng khi phát biểu

1. Vận động

Chúng ta thường có một số biểu hiện thể chất mỗi khi lo lắng, chẳng hạn như tim đập nhanh, thở gấp và run tay trước khi lên phát biểu. Đó là những phản ứng hoàn toàn bình thường gây ra bởi sự phóng thích adrenaline khi cơ thể cảm thấy bị đe dọa. Bạn nên vận động một chút để đưa adrenalline đi qua cơ thể và tan đi.
Siết chặt và thả lỏng. Nắm hai tay của bạn thật chặt, giữ một vài giây sau đó thả lỏng. Lặp lại vài lần. Bạn cũng có thể siết chặt các cơ ở bắp chân sau đó thả lỏng. Mỗi lần thả lỏng bạn sẽ cảm thấy các triệu chứng giảm dần.
Thở sâu. Hoóc môn adrenaline được tiết ra trong cơ thể khi bạn cảm thấy sợ hãi khiến hơi thở trở nên nông hơn, điều này lại làm tăng cảm giác bồn chồn lo lắng. Bạn cần phá vỡ vòng tuần hoàn đó. Hít vào thật sâu bằng mũi, để cho không khí tràn vào bụng. Khi không khí đã vào đầy bụng, bạn hãy giữ hơi và mở rộng lồng ngực, cuối cùng dồn hơi thở lên ngực. Mở hé miệng và bắt đầu thở ra, giải phóng không khí ở ngực, sau đó là lồng ngực và cuối cùng là bụng. Lặp lại toàn bộ quá trình năm lần.

2. Tập trung vào khán giả

Thật khó tin, nhưng một bài phát biểu tốt hay không không phụ thuộc vào người nói mà phụ thuộc vào khán giả. Bạn cần hết sức tập trung vào khán giả qua bài phát biểu, đặc biệt là từ đầu bài. Thật sự lôi cuốn họ vào bài nói và để ý đến những thông điệp không lời mà họ gửi đến bạn họ có hiểu những gì bạn đang nói không? Bạn có cần nói chậm lại không? Họ có đồng ý với bạn không? Họ có thấy thoải mái khi bạn tiến lại gần để gia tăng sự kết nối giữa người nói và người nghe hay không? Nếu hoàn toàn tập trung vào khán giả, bạn sẽ không có thời gian để hồi hộp và lo lắng nữa.

3. Sử dụng dụng cụ trực quan

Bạn có thể đã lên kế hoạch sử dụng dụng cụ trực quan, nếu không, bạn nên cân nhắc về điều đó. Đối với một số người, việc sử dụng dụng cụ trực quan giúp giảm sự lo lắng vì họ cảm thấy mình không còn là trung tâm duy nhất của sự chú ý nữa khi sân khấu được chia sẻ cho các dụng cụ trực quan.

4. Tập tưởng tượng

Bước này chỉ đơn giản là bạn hình dung trong đầu hình ảnh bạn có một bài phát biểu thành công. Nhắm mắt lại và tưởng tượng bạn đang ngồi trước giờ phát biểu. Bạn nghe thấy tên mình được gọi hoặc nghe thấy mình được giới thiệu. Tưởng tượng bạn tự tin đứng dậy, cầm theo ghi chú và đi lên sân khấu. Bạn thấy mình dừng lại kiểm tra một chút để đảm bảo rằng ghi chú của bạn đã được đặt đúng thứ tự và giao tiếp với khán giả bằng ánh mắt. Rồi bạn tưởng tượng mình đang phát biểu. Bạn trình bày bài phát biểu của mình trơn tru từ đầu tới cuối. Bạn thấy khi bài phát biểu của mình kết thúc, bạn nói “cảm ơn” và tự tin trở lại chỗ ngồi.

5. Luôn lạc quan

Dù bạn cảm thấy lo lắng, hãy cố gắng tránh những câu nói tiêu cực. Thay vì nói” Bài phát biểu này sẽ là một thảm họa”, hãy nói “Tôi đã cố gắng chuẩn bị bài phát biểu này tốt nhất có thể”. Thay vì nói “Tôi vô cùng lo lắng”, hãy nói “Tôi cảm thấy lo lắng, nhưng tôi biết đó là cảm giác thường gặp trước khi trình bày một bài phát biểu, và tôi sẽ không vì thế mà ngừng cố gắng để phát biểu một cách tốt nhất”.
Những suy nghĩ tiêu cực có sức mạnh rất lớn người ta ước tính rằng bạn cần năm suy nghĩ tích cực mới có thể chống lại được một suy nghĩ tiêu cực, nên hãy cố gắng tránh xa những suy nghĩ tiêu cực đó.