5 bước để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công

Hiện nay, sự kiện trực tuyến đang dần trở thành xu hướng cho ngành sự kiện mùa dịch. Số lượng các sự kiện online ngày càng nhiều, chỉ cần có một chiếc điện thoại thông minh hay máy tính, laptop là chúng ta có thể tham gia vô số các loại hình sự kiện từ các công ty lớn như Microsoft, Facebook,... cho đến các doanh nghiệp nhỏ, từ lĩnh vực công nghệ, kinh tế cho đến thời trang, âm nhạc. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện trực tuyến thành công và thu hút người tham gia, các đơn vị, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều dưới đây.

1. Có một chiến lược truyền thông hiệu quả

Bất kì một sự kiện nào muốn thu hút được số lượng lớn khán giả đều cần có một chiến lược truyền thông hợp lý, hiệu quả. Đặc biệt là đối với việc livestream sự kiện hay tổ chức hội thảo trực tuyến, khi mà mọi người hạn chế ra ngoài và tụ tập đông người thì các hình thức quảng bá bằng các ấn phẩm truyền thông như banner, standee rất khó để tiếp cận người tham gia, do đó các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp cần đẩy mạnh truyền thông trên các trang web, diễn đàn, mạng xã hội, báo điện tử với các hình thức phong phú, mới mẻ, sáng tạo.

2. Lựa chọn loại hình sự kiện trực tuyến phù hợp: hội nghị, lễ hội, liveshow,...

Mỗi loại sự kiện có tính chất, đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác định được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

3. Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp, chất lượng

Hiện nay có rất nhiều nền tảng cho phép người dùng tổ chức các sự kiện trực tuyến nên cần dựa vào loại hình sự kiện để lựa chọn sao cho đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu tổ chức.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một số mạng xã hội như youtube, facebook, twitter, instagram, … đều có hỗ trợ tính năng phát trực tiếp (livestream). Riêng đối với các sự kiện như hội thảo, hội nghị, … cần nhiều tính năng hơn thì cần phải sử dụng đến những nền tảng chuyên về sự kiện trực tuyến. Một số nền tảng công nghệ có thể cân nhắc sử dụng cho sự kiện của mình là Zoom, Google Handout, Zoho Meeting,... hoặc phát sóng trên cầu truyền hình trực tuyến.


Lựa chọn nền tảng công nghệ phát sóng trực tuyến phù hợp

4. Kiểm tra và tổng duyệt nội dung sự kiện kĩ càng

Vì đây là hình thức livestream sự kiện trực tiếp nên trước khi tiến hành cần phải rà soát lại toàn bộ nội dung, kịch bản MC, kế hoạch chi tiết, các thiết bị cần thiết để đảm bảo không có sai sót trong quá trình sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó, việc lập ra một danh sách các phương án dự phòng cũng rất cần thiết để có thể giải quyết các sự cố phát sinh một cách nhanh chóng và kịp thời.

5. Đầu tư sử dụng các thiết bị quay chụp, thiết bị phát sóng và đường truyền internet chất lượng cao

Với các sự kiện online thì đường truyền internet cũng như các thiết bị công nghệ phục vụ cho việc quay, chụp, phát sóng vô cùng quan trọng, quyết định phân nửa sự thành công của sự kiện. Sẽ chẳng ai muốn tham gia một sự kiện xuất hiện vô vàn lỗi kỹ thuật như mất kết nối mạng, hình quay bị mờ cả. Vậy nên các đơn vị tổ chức cần đầu tư các thiết bị công nghệ hiện đại và có chất lượng cao, đồng thời thường xuyên kiểm tra và nâng cấp đường truyền internet để đảm bảo cho sự kiện diễn ra không bị gián đoạn.


Chú trọng đầu tư các thiết bị quay chụp cho sự kiện


Tổ chức sự kiện Viettimes

Hotline: 0868818881

Website: viettimesmedia.com

Trụ sở chính: Toà Hồ Gươm plaza, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội