Quản lý tồn kho ảo luôn là vấn đề cốt lõi của Doanh Nghiệp, trên thực tế việc kiểm kê hàng hóa trong kho thường gặp nhiều khó khăn tạo nên những sai sót và chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách. Vậy nguyên nhân của hàng tồn kho ảo là gì? Làm sao để ngăn chặn và xử lý hiệu quả hàng tồn kho ảo? Hãy tham khảo bài viết của chúng tôi để biết thêm thông tin về hàng tồn kho nhé.
1.Nguyên Nhân Tồn Tại Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho
Trường hợp đầu tiên sẽ xuất phát từ tính chủ quan: các thủ kho thường ước lượng về hàng tồn kho, kiểm kê qua loa không chi tiết, việc chuyển giao hàng hóa giữa các kho không được kiểm soát chặt chẽ và điều quan trọng dẫn đến sai lệch tồn kho khá nhiều là do hệ thống không cập nhật được hàng hóa đã xuất kho hay hàng được trả về không được cập nhật trên hệ thống…
Trường hợp thứ hai dẫn đến hàng tồn kho có thể đến từ nguyên nhân Khách Quan: Các quy trình chưa được hệ thống hóa giữa việc xuất và nhập hàng, các nghiệp vụ phát sinh chưa được cập nhật kịp thời vào hệ thống.
2. Những Khó Khăn Đang Tồn Tại Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho:
Không kiểm soát hiệu quả tồn kho của nhà phân phối: thông thường nhà phân phối sẽ dự đoán hàng tồn kho, và sau đó sẽ thông báo lại với Doanh Nghiệp về lượng hàng tồn kho. Tuy nhiên, Doanh Nghiệp sản xuất sẽ không thống kê được chính xác hàng tồn kho của từng nhà phân phối, không đo lường được số lượng, không đo lường được thị trường dẫn đến các quyết định về sản xuất có khá nhiều sai sót.
Thiếu quy trình hóa trong công tác xuất và nhập hàng: vai trò hệ thống hóa quy trình khá quan trọng trong công tác kiểm soát hàng tồn kho. Việc nhập và xuất hàng thường được chuyển giao bằng các chứng từ, đôi khi mất mát thông tin hoặc sai lệch hoặc do khi chuyển giao hàng hóa giữa các kho số liệu không được thể hiện trên hệ thống mà chỉ là sự thông báo giữa các thủ kho. Do vậy, khi thống kê hàng hóa trên hệ thống và thực tế số liệu thường không chính xác.
Tình trạng “cooking data”: khi nhân viên kinh doanh hoạt động trên thị trường họ sẽ ghi nhận lại các thông tin về thị trường, về nhu cầu của thị trường, cập nhật thông tin về độ phủ, đối thủ và cả thông tin về Khách Hàng… Tuy nhiên, công tác này dữ liệu trả về thường không chính xác, nhà quản trị không có công cụ để kiểm soát chính xác thị trường cũng như sản phẩm.
3. Lời Giải cho “Bài Toán” Quản Lý Hàng Tồn Kho
Có nhiều hướng đi cho các Doanh Nghiệp thời đại hiện nay, tuy nhiên với sự bùng nổ của Công Nghệ Thông Tin việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào quản lý sản xuất và kinh doanh đối với các Doanh Nghiệp đã không còn quá xa lạ. Ứng dụng công nghệ số và hệ thống điện toán đám mây, Giải pháp DMS – giải pháp quản lý hệ thống phân phối sẽ là “lời giải” hoàn hảo cho bài toán hàng tồn kho.
Giải pháp quản lý hệ thống phân phối của chúng tôi sẽ hỗ trợ Doanh Nghiệp hệ thống hóa toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh, các quy trình và chức năng được thiết kế chặt chẽ và hỗ trợ hiệu quả các đối tượng sử dụng trong hệ thống sẽ giúp công ty có được bộ dữ liệu DMS đầy đủ và “thật” từ dữ liệu thị trường, điểm bán, tuyến bán hàng đến tồn kho, sell-in, sell-out, khuyến mãi, trưng bày, POSM… hạn chế và ngăn chặn tối đa các trường hợp thay đổi (cook) dữ liệu bán hàng.
Đặc điểm nổi bật của giải pháp sẽ cung cấp cho Doanh Nghiệp hệ thống hóa quy trình quản lý Kho, từ Nhập kho, Xuất Kho, Chuyển Kho, Điều Chỉnh Kho, và Kiểm kê Kho. Quy trình sẽ được cập nhật liên tục, tự động hóa điều chỉnh số liệu nhanh chóng và chính xác.
Dựa vào thông tin chính xác và nhanh chóng, nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất lượng hàng tồn kho trong hệ thống cũng như kiểm soát được lượng hàng tồn kho tại các nhà phân phối từ đó sẽ có chiến lược sản xuất và phân phối hợp lý nhất. Sao cho việc cung và cầu hàng hóa luôn ở trạng thái cân bằng.
Hàng tồn kho ảo cao luôn là vấn nạn đối với các Doanh Nghiệp hiện nay, do vậy công tác quản lý và kiểm soát cần được tăng cường và đầu tư nhiều hơn bao giờ hết. Hãy tham khảo giải pháp DMS với phân hệ quản lý hàng tồn kho để có lựa chọn tốt nhất cho công tác quản lý và phát triển hiệu quả công ty nhé.
1.Nguyên Nhân Tồn Tại Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho
Trường hợp đầu tiên sẽ xuất phát từ tính chủ quan: các thủ kho thường ước lượng về hàng tồn kho, kiểm kê qua loa không chi tiết, việc chuyển giao hàng hóa giữa các kho không được kiểm soát chặt chẽ và điều quan trọng dẫn đến sai lệch tồn kho khá nhiều là do hệ thống không cập nhật được hàng hóa đã xuất kho hay hàng được trả về không được cập nhật trên hệ thống…
Trường hợp thứ hai dẫn đến hàng tồn kho có thể đến từ nguyên nhân Khách Quan: Các quy trình chưa được hệ thống hóa giữa việc xuất và nhập hàng, các nghiệp vụ phát sinh chưa được cập nhật kịp thời vào hệ thống.
2. Những Khó Khăn Đang Tồn Tại Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho:
Không kiểm soát hiệu quả tồn kho của nhà phân phối: thông thường nhà phân phối sẽ dự đoán hàng tồn kho, và sau đó sẽ thông báo lại với Doanh Nghiệp về lượng hàng tồn kho. Tuy nhiên, Doanh Nghiệp sản xuất sẽ không thống kê được chính xác hàng tồn kho của từng nhà phân phối, không đo lường được số lượng, không đo lường được thị trường dẫn đến các quyết định về sản xuất có khá nhiều sai sót.
Thiếu quy trình hóa trong công tác xuất và nhập hàng: vai trò hệ thống hóa quy trình khá quan trọng trong công tác kiểm soát hàng tồn kho. Việc nhập và xuất hàng thường được chuyển giao bằng các chứng từ, đôi khi mất mát thông tin hoặc sai lệch hoặc do khi chuyển giao hàng hóa giữa các kho số liệu không được thể hiện trên hệ thống mà chỉ là sự thông báo giữa các thủ kho. Do vậy, khi thống kê hàng hóa trên hệ thống và thực tế số liệu thường không chính xác.
Tình trạng “cooking data”: khi nhân viên kinh doanh hoạt động trên thị trường họ sẽ ghi nhận lại các thông tin về thị trường, về nhu cầu của thị trường, cập nhật thông tin về độ phủ, đối thủ và cả thông tin về Khách Hàng… Tuy nhiên, công tác này dữ liệu trả về thường không chính xác, nhà quản trị không có công cụ để kiểm soát chính xác thị trường cũng như sản phẩm.
3. Lời Giải cho “Bài Toán” Quản Lý Hàng Tồn Kho
Có nhiều hướng đi cho các Doanh Nghiệp thời đại hiện nay, tuy nhiên với sự bùng nổ của Công Nghệ Thông Tin việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào quản lý sản xuất và kinh doanh đối với các Doanh Nghiệp đã không còn quá xa lạ. Ứng dụng công nghệ số và hệ thống điện toán đám mây, Giải pháp DMS – giải pháp quản lý hệ thống phân phối sẽ là “lời giải” hoàn hảo cho bài toán hàng tồn kho.
Giải pháp quản lý hệ thống phân phối của chúng tôi sẽ hỗ trợ Doanh Nghiệp hệ thống hóa toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh, các quy trình và chức năng được thiết kế chặt chẽ và hỗ trợ hiệu quả các đối tượng sử dụng trong hệ thống sẽ giúp công ty có được bộ dữ liệu DMS đầy đủ và “thật” từ dữ liệu thị trường, điểm bán, tuyến bán hàng đến tồn kho, sell-in, sell-out, khuyến mãi, trưng bày, POSM… hạn chế và ngăn chặn tối đa các trường hợp thay đổi (cook) dữ liệu bán hàng.
Đặc điểm nổi bật của giải pháp sẽ cung cấp cho Doanh Nghiệp hệ thống hóa quy trình quản lý Kho, từ Nhập kho, Xuất Kho, Chuyển Kho, Điều Chỉnh Kho, và Kiểm kê Kho. Quy trình sẽ được cập nhật liên tục, tự động hóa điều chỉnh số liệu nhanh chóng và chính xác.
Dựa vào thông tin chính xác và nhanh chóng, nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan và chính xác nhất lượng hàng tồn kho trong hệ thống cũng như kiểm soát được lượng hàng tồn kho tại các nhà phân phối từ đó sẽ có chiến lược sản xuất và phân phối hợp lý nhất. Sao cho việc cung và cầu hàng hóa luôn ở trạng thái cân bằng.
Hàng tồn kho ảo cao luôn là vấn nạn đối với các Doanh Nghiệp hiện nay, do vậy công tác quản lý và kiểm soát cần được tăng cường và đầu tư nhiều hơn bao giờ hết. Hãy tham khảo giải pháp DMS với phân hệ quản lý hàng tồn kho để có lựa chọn tốt nhất cho công tác quản lý và phát triển hiệu quả công ty nhé.
