TỰ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ NHỮNG SAI LẦM MẮC PHẢI

Rất nhiều người nghỉ rằng thuê công ty tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp rất tốn kém, đó là một khoản “chơi sang” không cần thiết. Vì vậy, để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp thường huy động nhân viên của mình đứng ra tự tổ chức sự kiện đơn giản. Chính vì tự tổ chức “cây nhà lá vườn”, kỹ năng và kinh nghiệm còn yếu nên không thể tránh những sai lầm, rủi ro không lường trước được trong quá trình tổ chức, gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng như hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.

Dưới đây là những sai lầm của các doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện thường mắc phải. Bạn xem mình có mắc phải những điều này không nhé!

Ý tưởng lặp lại

Với các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức sự kiện, họ thường có phòng ban riêng chuyên phụ trách về mảng này, điều phối và tổ chức các sự kiện lớn nhỏ trong công ty. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp không thường xuyên tổ chức sự kiện, thường chỉ tổ chức 1 vài event thường niên. Vì vậy, vấn đề ý tưởng rất hạn chế, họ thường xào nấu, lặp lại các ý tưởng cũ, có chăng chỉ khác nhau về địa điểm tổ chức. Các khách mời sẽ như thế nào, khi tham gia sự kiện nào cũng một nội dung nhàm chán. Họ sẽ nghĩ về doanh nghiệp bạn ra sao? Thiếu ý tưởng hay không chịu thay đổi?



Không thể phủ nhận rằng những nhân viên công ty chính là người hiểu biết sâu sắc về công ty, sản phẩm, thương hiệu của mình nên họ biết điều gì là phù hợp với doanh nghiệp, nên cách họ tiếp cận vấn đề rất nhanh, rất xác thực, có số liệu chứng minh rất nhanh chóng và cụ thể để từ đó tìm ra các phương án khả thi nhất, phù hợp nhất với ngân sách của công ty có thể chi trả, và đề ra được những hoạt động tối ưu nhất với đặc trưng của công ty và của khách hàng. Tuy nhiên, không giống những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thường là những người thiếu lẫn trải nghiệm và kinh nghiệm thực tế, vì là dân không chuyên họ khó có thể cập nhật, nắm bắt và nảy ra ý tưởng mới mẻ, sáng tạo.

Không có phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Đây là một trong những sai lầm hay mắc phải của những người tổ chức sự kiện non nớt mắc phải. Nên nhớ rằng, dù cho check list hay lên các hạng mục kĩ càng ra sao thì bất kì các lĩnh vực nào, tổ chức sự kiện là công việc cực kỳ phát sinh những thứ không lường trước. Ví dụ như đến giờ bắt đầu sự kiện mà MC không thể đến? Sự kiện ban đêm nhưng bỗng dưng mất điện? Không có phương án dự phòng và quản lý trước những rủi ro nãy đồng nghĩa bạn đã đặt dấu chấm hết cho sự kiện. Chính điều này, ảnh hưởng đến “bộ mặt” của doanh nghiệp và không thể nào cứu vãn nếu điều đó xảy ra.

Thuê nhiều hạng mục nhỏ lẻ từ nhiều nhà cung cấp

Vì để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nên doanh nghiệp thường thuê nhiều hạng mục từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Thuê âm thanh ánh sáng một nơi, nhân sự một nơi, lắp đặt sân khấu một nơi sau khi đã so sánh giá giữa nhiều nhà cung cấp. Chưa biết chắc chắn là sẽ tiết kiệm được bao nhiêu chi phí nhưng rất mất thời gian khi phải quản lý và làm việc với nhiều đối tác.

Dựa vào bảng giá để quyết định

Là người mua hàng, bạn có quyền cân đo đong đếm, so sánh giá giữa các nhà cung cấp để lựa chọn cho mình một dịch vụ hợp lí với giá cả tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, riêng với tổ chức sự kiện, giá rẻ chưa bao giờ là yếu tố quyết định. Cũng là thiết bị sự kiện, lều bạt đơn sẽ khác xa với hệ thống nhà giàn vững chắc. Thuê MC có nhiều năm kinh nghiệm với mức giá cao thì sẽ khác với mức giá của MC mới vào nghề. Một người mua hàng thông minh không bao giờ dựa vào mức giá để đưa ra quyết định. Họ sẽ dựa trên giá trị mỗi nhà cung cấp đem lại và lựa chọn những sản phẩm, dịch vụ hiệu quả với chi phí phù hợp nhất.

Công ty tổ chức sự kiện – Những chuyên gia giàu kinh nghiệm

Các công ty tổ chức sự kiện có những điểm mạnh là họ làm việc với nhiều công ty, doanh nghiệp nghành nghề, cọ xát với nhiều thể loại sự kiện khác nhau, trải qua nhiều rủi ro, phát sinh đa dạng trong từng event bởi vậy họ có khả năng nắm bắt xu hướng thị trường tốt, cập nhật công nghệ nhạy bén, tư vấn cho bạn những kiến thức mới nhất để giúp sự kiện của bạn diễn ra một cách thành công nhất có thể. Cùng với đó là đội ngũ MC, PB, PG, ban nhạc, vũ đoàn...có nhiều năm kinh nghiệm và được đào tạo bài bản với khả năng ứng biến cao với các tình huống ngoài kịch bản.



Ngoài ra, Công ty tổ chức sự kiện cũng là người là am hiểu nhất về giá cả, chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp vì họ có nhiều kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Bên cạnh đó, công ty sự kiện cũng sẽ có mức giá ưu đãi hơn bởi họ đã trở thành khách quen của nhà cung cung cấp, thậm chí được ưu tiên những yêu cầu đột xuất như in lại backdrop, thuê thêm thiết bị sự kiện...

Trên đây một vài sai lầm của các doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện hay mắc phải. Thông qua những điều này, có thể thấy, để tiết kiệm được một khoản chi phí, doanh nghiệp phải đánh đổi rất nhiều thứ: không chỉ thời gian, công sức của nhân viên mà nó còn ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. Vì vậy, trước khi tổ chức bất kì sự kiện nào, thiết nghĩ doanh nghiệp nên cân nhắc giữa việc tự mình tổ chức và thuê một đơn vị tổ chức sự nghiệp chuyên nghiệp?

Cần tư vấn thêm về tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay Phát Hoàng Gia để được tư vấn từng hạng mục chi tiết.