- Tham gia
- 16/10/2013
- Bài viết
- 36
Tựa đề trên do Benjamin E. Ruark - nhà tư vấn có uy tín về đào tạo và phát triển tại thành phố Roseburg (bang Oregon, Hoa Kỳ) đặt ra. Ông nêu ra một nguyên tắc nhằm khuyến khích nhân viên dừng lại và xem xét một chút sau khi hoàn tất một công việc rồi mới bắt tay vào công việc khác.
Mục đích của việc này là để mọi người có thời gian tư duy và biết hành động tích cực nhằm hợp lý hóa quá trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động. Sau đây là những điểm được tác giả đưa lên hàng đầu (luôn được ông dùng từ “trước tiên”) trong nguyên tắc của ông:
1. Kiểm tra, tìm hiểu kỹ các công cụ sử dụng lần đầu
Trong lần đầu sử dụng một công cụ, hãy kiểm tra các tính năng quan trọng của nó nhằm tránh các lỗi nhỏ nhưng có thể tốn nhiều thời gian chỉnh sửa về sau. Ví dụ, khi phải nhập dữ liệu vào một phần mềm mới, nếu không kiểm tra trước để rồi phần mềm mới bị ngưng giữa chừng, dữ liệu chưa kịp lưu thì sẽ tốn nhiều thời gian để xử lý.
2. Xem xét các việc mang tính lặp lại
Trước khi thực hiện một công việc, hãy dùng giấy bút liệt kê ra các bước tiến hành để xem những bước nào có thể phối hợp, thực hiện song song, bỏ bớt hoặc đơn giản hóa quy trình nếu điều đó không ảnh hưởng xấu đến sự an toàn, năng suất và chất lượng.
3. Kiểm tra sự cần thiết của nguồn lực
Khi tốn nhiều thời gian với một loại nguồn lực mà nếu bị thiếu hụt sẽ khiến công việc bị ngưng trệ thì cần đánh giá mức độ cần thiết của nguồn lực ấy theo thang điểm từ 1 đến 10 (điểm 10 là mức tuyệt đối cần thiết).
Sau đó, đem nhân thời gian cần thiết để có nguồn lực đó với số người sẽ phải dùng đến nó. Kết quả đánh giá sẽ chỉ ra được chi phí lao động cần bỏ ra. Nếu nguồn lực chỉ nằm ở mức dưới 6 điểm thì hãy tìm kiếm một nguồn lực khác thay thế hoặc cố gắng hoàn thành công việc trong điều kiện thiếu nguồn lực ấy.
4. Phác thảo trước quy trình xử lý công việc
Không vội vã đi vào công việc cụ thể ngay, mà sau khi đã hình dung rõ sản phẩm cuối cùng thì nên phác thảo các bước cần thực hiện từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng để thấy được tất cả nhu cầu vật tư, trang thiết bị và chủ động chuẩn bị trước.
5.Mô tả rõ kết quả cần đạt được trước khi giao việc
Trước khi giao việc cho nhân viên, cần mô tả về kết quả cần thu được sau khi hoàn thành công việc, nếu thấy cần thì trình bày cụ thể trên giấy. Việc mô tả sẽ làm rõ các yếu tố như sử dụng cái gì, ở đâu, khi nào, bằng cách nào, số lượng bao nhiêu..., nhờ đó nhân viên sẽ chủ động được công việc, không bị mất thời gian chạy đi chạy lại hỏi thêm hoặc phải ngưng việc để tìm kiếm công cụ, vật tư.
6. Tìm giải pháp trong kho kiến thức của mình trước
Trước khi lên mạng tìm kiếm giải pháp cho vấn đề nào đó, hãy tìm ngay ở kho lưu trữ trong máy tính của mình. Để máy tính trở thành công cụ đắc lực, nên tạo thói quen cho đội ngũ nhân viên tạo ra hệ thống lưu trữ các thông tin hữu ích xoay quanh các chủ đề thường gặp nhất. Tuy cập nhật những kiến thức này mất thời gian, nhưng nơi lưu trữ này sẽ làm giảm đáng kể thời gian tìm kiếm so với tìm trên internet.
7. Làm rõ mọi yếu tố rồi mới bắt tay vào dự án mới
Trước khi nhận thực hiện một dự án mới, hãy nhận diện mức độ quan trọng của dự án đó, khả năng thực hiện của đơn vị mình, các nguồn lực cần thiết, sự phối hợp với đơn vị khác… Chỉ khi những yếu tố đó được khẳng định rõ ràng thì mới cam kết thực hiện dự án mới.
8. Phải thử nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước, sau đó mới chuyển giao cho người khác sử dụng
Điều này là đương nhiên đối với các sản phẩm và dịch vụ được tung ra thị trường, đồng thời cũng cần thiết đối với các dịch vụ được trao đổi giữa các đơn vị trong doanh nghiệp.
9. Phát huy các kết quả, kinh nghiệm được đúc rút từ những việc đã thành công
Chủ động đúc kết và hướng dẫn đội ngũ nhân viên tự rút kinh nghiệm sau từng dự án để hình thành các hình mẫu công việc để vận dụng trong các dự án khác.
10. Nhận thức lại
Hướng dẫn nhân viên suy nghĩ và phản ánh về những vấn đề phức tạp và cho họ nêu ra các ý tưởng về giải pháp tương ứng. Càng khuyến khích việc này, các giải pháp từ nhân viên càng nhiều và càng hiệu quả.
Mục đích của việc này là để mọi người có thời gian tư duy và biết hành động tích cực nhằm hợp lý hóa quá trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động. Sau đây là những điểm được tác giả đưa lên hàng đầu (luôn được ông dùng từ “trước tiên”) trong nguyên tắc của ông:
1. Kiểm tra, tìm hiểu kỹ các công cụ sử dụng lần đầu
Trong lần đầu sử dụng một công cụ, hãy kiểm tra các tính năng quan trọng của nó nhằm tránh các lỗi nhỏ nhưng có thể tốn nhiều thời gian chỉnh sửa về sau. Ví dụ, khi phải nhập dữ liệu vào một phần mềm mới, nếu không kiểm tra trước để rồi phần mềm mới bị ngưng giữa chừng, dữ liệu chưa kịp lưu thì sẽ tốn nhiều thời gian để xử lý.
2. Xem xét các việc mang tính lặp lại
Trước khi thực hiện một công việc, hãy dùng giấy bút liệt kê ra các bước tiến hành để xem những bước nào có thể phối hợp, thực hiện song song, bỏ bớt hoặc đơn giản hóa quy trình nếu điều đó không ảnh hưởng xấu đến sự an toàn, năng suất và chất lượng.
3. Kiểm tra sự cần thiết của nguồn lực
Khi tốn nhiều thời gian với một loại nguồn lực mà nếu bị thiếu hụt sẽ khiến công việc bị ngưng trệ thì cần đánh giá mức độ cần thiết của nguồn lực ấy theo thang điểm từ 1 đến 10 (điểm 10 là mức tuyệt đối cần thiết).
Sau đó, đem nhân thời gian cần thiết để có nguồn lực đó với số người sẽ phải dùng đến nó. Kết quả đánh giá sẽ chỉ ra được chi phí lao động cần bỏ ra. Nếu nguồn lực chỉ nằm ở mức dưới 6 điểm thì hãy tìm kiếm một nguồn lực khác thay thế hoặc cố gắng hoàn thành công việc trong điều kiện thiếu nguồn lực ấy.
4. Phác thảo trước quy trình xử lý công việc
Không vội vã đi vào công việc cụ thể ngay, mà sau khi đã hình dung rõ sản phẩm cuối cùng thì nên phác thảo các bước cần thực hiện từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng để thấy được tất cả nhu cầu vật tư, trang thiết bị và chủ động chuẩn bị trước.
5.Mô tả rõ kết quả cần đạt được trước khi giao việc
Trước khi giao việc cho nhân viên, cần mô tả về kết quả cần thu được sau khi hoàn thành công việc, nếu thấy cần thì trình bày cụ thể trên giấy. Việc mô tả sẽ làm rõ các yếu tố như sử dụng cái gì, ở đâu, khi nào, bằng cách nào, số lượng bao nhiêu..., nhờ đó nhân viên sẽ chủ động được công việc, không bị mất thời gian chạy đi chạy lại hỏi thêm hoặc phải ngưng việc để tìm kiếm công cụ, vật tư.
6. Tìm giải pháp trong kho kiến thức của mình trước
Trước khi lên mạng tìm kiếm giải pháp cho vấn đề nào đó, hãy tìm ngay ở kho lưu trữ trong máy tính của mình. Để máy tính trở thành công cụ đắc lực, nên tạo thói quen cho đội ngũ nhân viên tạo ra hệ thống lưu trữ các thông tin hữu ích xoay quanh các chủ đề thường gặp nhất. Tuy cập nhật những kiến thức này mất thời gian, nhưng nơi lưu trữ này sẽ làm giảm đáng kể thời gian tìm kiếm so với tìm trên internet.
7. Làm rõ mọi yếu tố rồi mới bắt tay vào dự án mới
Trước khi nhận thực hiện một dự án mới, hãy nhận diện mức độ quan trọng của dự án đó, khả năng thực hiện của đơn vị mình, các nguồn lực cần thiết, sự phối hợp với đơn vị khác… Chỉ khi những yếu tố đó được khẳng định rõ ràng thì mới cam kết thực hiện dự án mới.
8. Phải thử nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước, sau đó mới chuyển giao cho người khác sử dụng
Điều này là đương nhiên đối với các sản phẩm và dịch vụ được tung ra thị trường, đồng thời cũng cần thiết đối với các dịch vụ được trao đổi giữa các đơn vị trong doanh nghiệp.
9. Phát huy các kết quả, kinh nghiệm được đúc rút từ những việc đã thành công
Chủ động đúc kết và hướng dẫn đội ngũ nhân viên tự rút kinh nghiệm sau từng dự án để hình thành các hình mẫu công việc để vận dụng trong các dự án khác.
10. Nhận thức lại
Hướng dẫn nhân viên suy nghĩ và phản ánh về những vấn đề phức tạp và cho họ nêu ra các ý tưởng về giải pháp tương ứng. Càng khuyến khích việc này, các giải pháp từ nhân viên càng nhiều và càng hiệu quả.
