TỔNG HỢP THÔNG TIN VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÁC DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Đối với một doanh nghiệp, mở rộng quy mô và phát triển kinh doanh là nhu cầu tất yếu. Để thực hiện điều này, chủ doanh nghiệp thường hướng đến việc thành lập văn phòng đại diện. Vậy chính xác văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện có tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

Thông tin chi tiết về văn phòng đại diện​

Khái niệm văn phòng đại diện​

Văn phòng đại diện (Representative Office) được xem là “tập hợp con” của một doanh nghiệp. Đơn vị này chịu sự quản lý và điều hành bởi doanh nghiệp chính. Nhiệm vụ của văn phòng đại diện là thay mặt doanh nghiệp để tạo ra lợi ích và bảo vệ lợi ích ấy. Tuy nhiên, văn phòng đại diện sẽ không thực hiện các chức năng như doanh nghiệp chính.

>>> Dịch vụ văn phòng ảo quận Tân Bình

Xem tiếp...

Về bản chất, mọi doanh nghiệp đều có quyền thành lập các văn phòng đại diện trong và ngoài nước (Theo Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020). Bên cạnh đó, văn phòng đại diện có thể được đặt tại một hoặc nhiều địa điểm khác nhau tùy thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.


Tại Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện sẽ tuân theo quy định của bộ Luật Doanh nghiệp 2020 và một số văn bản liên quan. Nếu thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài, doanh nghiệp sẽ tuân theo các quy định pháp luật của quốc gia ấy. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin như: tên, địa chỉ, phương thức hoạt động,..., khi thành lập văn phòng đại diện.

Quy tắc đặt tên văn phòng đại diện tiếng Anh là gì?​

Để đặt tên văn phòng đại diện tiếng Anh được thành lập tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân theo một số quy tắc sau:

1. Tên văn phòng đại diện được phép đặt tên bằng: các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ: F, J, Z, W; chữ số và ký hiệu.
2. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp + cụm từ “Representative office”.

Ví dụ về đặt tên văn phòng đại diện tiếng Anh:

1. ABC TRADING BUSINESSMENT AND PRODUCTION COMPANY LIMITED REPRESENTATIVE OFFICE.

Đại diện kinh doanh là gì?​

Đại diện kinh doanh là người thay mặt cho doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Đặc biệt, khách hàng do đại diện kinh doanh phục vụ đều là các công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp thay vì một cá nhân cụ thể. Thông thường, đại diện kinh doanh sẽ làm việc trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc bên sản xuất sản phẩm, dịch vụ.


Khác với nhân viên kinh doanh, đại diện kinh doanh làm việc cho các công ty B2B. Nghĩa là họ trao đổi, mua bán, giao dịch sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cho một doanh nghiệp khác. Thời gian làm việc của các đại diện kinh doanh tối thiểu 40 giờ mỗi tuần.


Đại diện kinh doanh chủ yếu làm việc online hoặc qua điện thoại. Họ thường rất ít gặp khách hàng trực tiếp. Trên thực tế, đại diện kinh doanh là một trong những ngành nghề có triển vọng phát triển nhanh nhất hiện nay. Một đại diện kinh doanh giỏi có khả năng thăng tiến thành Giám đốc Kinh doanh hoặc Điều hành Kinh doanh.

Thế nào là trưởng văn phòng đại diện​

Trưởng văn phòng đại diện chính là Giám đốc Văn phòng đại diện. Đây là người được bổ nhiệm bởi Chủ tịch Hội đồng, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc dựa trên Hợp đồng Lao động. Do đó, tùy thuộc về quy định của điều lệ công ty, quy chế nội bộ công ty, trưởng văn phòng đại diện sẽ có quyền lợi và quyền hạn tương ứng.


Vậy trưởng văn phòng đại diện tiếng Anh là gì? Trưởng văn phòng đại diện được viết theo tiếng Anh là: Head of representative office.


>>> Dịch vụ văn phòng ảo Quận 7- trọng gói 399k/tháng

Một số chức năng của văn phòng đại diện​

Văn phòng đại diện được xem là “gương mặt đại diện” dựa trên ủy quyền của doanh nghiệp, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích cho doanh nghiệp ấy. Vì vậy, chức năng văn phòng đại diện sẽ tùy thuộc vào sự ủy quyền và quyết định của doanh nghiệp.


Nhưng nhìn chung, văn phòng đại diện được thành lập để thực hiện một số chức năng cốt lõi, như:

1. Là trung gian liên lạc, kết nối và giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp.
2. Trở thành “phương tiện” thúc đẩy đầu tư, khảo sát và phân tích thị trường, xác định khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
3. Hỗ trợ doanh nghiệp thu hút khách hàng, đối tác bằng cách nghiên cứu, cung cấp thông tin thị trường.
4. Thực hiện các chiến dịch quảng bá, tiếp thị truyền thông cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
5. Hỗ trợ doanh nghiệp tránh các rủi ro về biến động thị trường, các hành vi xâm phạm, ảnh hưởng tiêu cực đến quyền lợi của doanh nghiệp.
6. Truy tố, khiếu nại các hoạt động trái pháp luật, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp.
7. Báo cáo kết quả về hoạt động kinh doanh, quy trình tăng trưởng và các chiến lược phát triển hằng năm.
8. Thực hiện hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
9. Hỗ trợ xây dựng bộ máy quản lý theo định hướng của Hội đồng Quản trị.
10. Phối hợp cùng trụ sở chính điều động và quản lý đội ngũ nhân sự.
11. Soạn thảo văn bản pháp quy nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của văn phòng dựa trên các văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

Một số quy định về văn phòng đại diện doanh nghiệp cần lưu ý:​

Văn phòng đại diện không được:

1. Trực tiếp ký kết, giao dịch với khách hàng, đối tác, trừ trường hợp là đại diện của doanh nghiệp, công ty nước ngoài tại Việt Nam (Theo điều 18 khoản 3 Luật Thương mại năm 2005).
2. Nộp lệ phí môn bài nếu không hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh sản phẩm/dịch vụ.
3. Nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp, thực hiện các công việc về sổ sách, kế toán.

Vậy văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?


Theo điều 92.4 Bộ Luật dân sự, văn phòng đại diện không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ thực hiện nghĩa vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn đã được ủy quyền.


Mọi doanh nghiệp buộc phải tuân theo các quy định về văn phòng đại diện theo pháp luật. Bên cạnh đó, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các thủ tục, cung cấp biểu mẫu báo cáo liên quan để tiết kiệm thời gian và công sức.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trở thành xu hướng?​

Trong bối cảnh ngày nay, những văn phòng đại diện truyền thống bộc lộ không ít hạn chế, nhất là đối với các doanh nghiệp “trẻ” vừa mới dấn thân vào lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, thực trạng này đã trở thành tiền để để các văn phòng ảo (Virtual Office) “có đất dụng võ”.





Những văn phòng ảo có chi phí hợp lý, giúp doanh nghiệp trẻ tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động. Thậm chí, làm việc tại các văn phòng ảo, năng suất làm việc còn được thúc đẩy gấp nhiều lần.


Tương tự như các văn phòng truyền thống, văn phòng ảo sẽ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, điểm khác biệt là: văn phòng ảo không đòi hỏi mặt bằng hay diện tích thực. Mọi tác vụ công việc sẽ được thực hiện trực tuyến. Vì vậy, nhân viên của văn phòng ảo có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần trực tiếp đến công ty.





Trên thực tế, mô hình văn phòng ảo vẫn còn khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, khi đại dịch bùng phát, văn phòng ảo đã trở thành xu hướng chung của doanh nghiệp toàn cầu. Tại Việt Nam, mô hình này cũng từng bước thâm nhập vào quy trình hoạt động của nhiều doanh nghiệp, được dự đoán sẽ phát triển mạnh mẽ trong tương lai gần.


Như vậy, chúng tôi đã cung cấp đầy đủ thông tin về văn phòng đại diện và những thông tin xoay quay mô hình kinh doanh này. Hy vọng bài viết sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích, có thể hỗ trợ bạn chinh phục hành trình mở rộng và phát triển công ty của mình.