Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?

Hoạt động tổ chức sự kiện là lên kế hoạch và triển khai các hoạt động ở lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội, thương mại, nghệ thuật, thể thao, giáo dục… nhằm thu hút sự chú ý và truyền tải thông điệp đến người tham dự.
Ngày nay, có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện nói chung và công ty tổ chức sự kiện tphcm nói riêng để doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn khi cần tổ chức sự kiện cho công ty mình.
Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Hãy tham khảo bài viết bên dưới của chúng tôi.

Các thành phần có mặt trong một sự kiện​

Những thành phần sự kiện cần có: ban tổ chức sự kiện doanh nghiệp, công ty tổ chức. Đại biểu, khách mời, nhà đầu tư, nhà tài trợ, đối tác

Người tham dự: khách hàng mục tiêu, đại sứ thương hiệu, người nổi tiếng…

Kênh truyền thông: báo chí, ekip sản xuất, MC…

Tổ chức sự kiện gồm những gì?​

Phụ thuộc nhu cầu, mục tiêu tổ chức sự kiện sẽ khác nhau, các sự kiện đa dạng nhằm đáp ứng mục đích mà sự kiện đó nhắm đến. Các loại hình khác nhau phù hợp với quy mô sự kiện truyền tải thông điệp, ý nghĩa đến người tham dự.

ð Sự kiện ra mắt sản phẩm, giới thiệu dịch vụ

ð Sự kiện họp báo, thông cáo báo chí

ð Sự kiện gây quỹ, từ thiện

ð Triển lãm, hội chợ

ð Lễ hội, liên hoan, kỷ niệm…

ð Sự kiện khai trương, khánh thành

ð Hội thảo, hội nghị

ð Team building, hoạt động trải nghiệm…

Các công tác chuẩn bị sự kiện​

Để một sự kiện diễn ra tốt đẹp cần chú ý các công tác chuẩn bị triển khai tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức khảo sát, tìm hiểu về khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, xác định mục đích tổ chức, khoanh vùng đối tượng mục tiêu sự kiện hướng đến. Tìm ra ý tưởng độc đáo, thực hiện theo concept và quy mô tổ chức, nhất quán với mục đích đề ra.

Chọn địa điểm tổ chức: lên ý tưởng hình ảnh thiết kế, in ấn brochure, logo, banner, thư mời và thư cảm ơn… cho sự kiện. Chú ý các khu vực đặt backdrop, quầy lễ tân, khu trưng bày vật phẩm… phù hợp với concept chủ đạo góp phần tăng sự nhận diện thương hiệu.

Ý nghĩa và vai trò của tổ chức sự kiện​

Tổ chức sự kiện mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp, tổ chức?

Tổ chức sự kiện là hoạt động giúp doanh nghiệp thu hút được sự chú ý của công chúng và khách hàng tiềm năng. Quảng bá, nâng cao uy tín thương hiệu gia tăng nhận diện thương hiệu đến công chúng, xã hội. Tổ chức sự kiện để xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của công ty. Nhận đóng gói ý kiến từ khách hàng để cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ. Một số sự kiện lớn tận dụng hiệu ứng truyền thông để tiếp cận đến các khách hàng mục tiêu, đáp ứng các mục đích thương mại như thúc đẩy doanh số bán hàng, đáp ứng KPI...

>> Xem thêm thông tin về tổ chức hội nghị khách hàng tphcm tại đây!!

Lưu ý khi tổ chức sự kiện​

Một số kinh nghiệm để tổ chức sự kiện thành công

Cụ thể hóa mục tiêu xác định đúng đối tượng sự kiện nhắm tới, lên kế hoạch cụ thể, sắp xếp chặt chẽ có mục tiêu đo lường kết quả.

Triển khai và giám sát tiến độ thực hiện đúng theo lịch trình. Cân nhắc đến điều kiện thời tiết, sức chứa địa điểm phù hợp với quy mô tổ chức, chọn MC phù hợp.

Chuẩn bị các tiết mục hoạt náo, giải trí phù hợp với ý nghĩa chương trình. Các khu vực ăn uống, giao lưu chú trọng giúp người tham gia cảm thấy thoải mái.

Chú ý đảm bảo an toàn cho sân khấu, thiết bị… cân nhắc các rủi ro và các phương án dự phòng. Chuẩn bị sẵn các phương án cấp cứu khi xảy ra rủi ro.

Tại sao nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?​

Một công ty chuyên nghiệp, uy tín sẽ biết rõ các bước làm, quá trình thực hiện sự kiện để tiến hành sự kiện thành công. Tổ chức sự kiện chất lượng đòi hỏi công ty tổ chức phải có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn, có ý tưởng độc đáo tránh nhàm chán, trùng lặp. Đưa đến cho khách hàng nhiều lựa chọn, tối ưu ngân sách và nhân lực, thực hiện đúng tiến trình sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình tổ chức. Dự báo rủi ro có thể xảy ra và có các phương án dự phòng giúp sự kiện được suôn sẻ và thành công đúng yêu cầu của khách hàng. Mà COI event tự tin có thể làm được điều đó, chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức event, tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ khai trương, tổ chức khởi công....hy vọng có thể phục vụ các bạn tốt nhất.