Bạn muốn biết tiền sảnh khách sạn là gì? Các bộ phận ở trong tiền sảnh làm những công việc gì? Tất cả sẽ được chúng tôi bật mí trong bài viết dưới đây. Hãy cùng theo dõi nhé.
Tiền sảnh là gì?
Tiền sảnh khách sạn là nơi tiếp xúc với khách hàng đầu tiên và dễ gây được ấn tượng trong tâm trí của họ. Tất cả nhân viên thuộc bộ phận này là những người đầu tiên trực tiếp gặp gỡ, giao tiếp và đáp ứng nhu cầu cho khách. Do đó, tiền sảnh được xem là gương mặt đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp và cung cách phục vụ của khách sạn. Trong bộ phận tiền sảnh lại được chia thành các bộ phận nhỏ và đảm nhận những công việc khác nhau.
Nhiệm vụ của các bộ phận ở trong tiền sảnh khách sạn
Bộ phận lễ tân (Reception)
Nhân viên lễ tân là người chào đón khách, giúp đỡ khách trong quá trình check-in, tiếp nhận và làm thủ tục giao phòng cho khách, cung cấp các thông tin về dịch vụ lưu trú, ăn uống, đi lại của khách hàng. Khi khách hàng có thắc mắc về dịch vụ khách sạn, họ sẽ là người trực tiếp giải đáp cho khách.
Ngoài những công việc trên, họ còn làm các việc như: cập nhật tình phòng trong khách sạn, cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính, cập nhật chi phí của khách trong thời gian lưu trú. Thực hiện thủ tục check-out và thăm dò ý kiến khách hàng về mức độ hài lòng khi lưu trú tại khách sạn.
Bộ phận đặt phòng (Reservations)
Bộ phận này có nhiệm vụ chính là tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng của khách hàng thông qua các phương tiện gián tiếp hoặc trực tiếp. Đồng thời, nhân viên đặt phòng phải thường xuyên theo dõi danh sách và nắm bắt được tình trạng phòng của khách sạn. Bên cạnh đó, cũng phải phối hợp với các bộ phận Lễ tân, Buồng phòng để giải quyết các vấn đề liên quan đến đặt – đổi – trả phòng, trả phòng trước hạn hay kéo dài thời gian trả phòng…
Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)
Đây là bộ phận tư vấn cho khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn, các dịch vụ hỗ trợ thêm khi khách rời khách sạn, hỗ trợ sắp xếp các phương tiện vận chuyển… Nhân viên concierge còn hỗ trợ công việc cho nhân viên Doorman và Bellman.
Bộ phận thu ngân (Cashier)
Là bộ phận phụ trách hoạt động trả phòng cho khách lưu trú tại khách sạn, thanh toán các hóa đơn dịch vụ của khách như dịch vụ thuê phòng, ẩm thực, giặt là, mini bar…, thêm các dịch vụ như đổi tiền cho khách. Báo cáo doanh thu hàng ngày là công việc không thể thiếu cho bộ phận thu ngân.
Bộ phận tổng đài (Operator)
Bộ phận tổng đài viên bộ phận phụ trách công việc tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng trong và ngoài khách sạn. Họ sẽ ghi nhận, xử lý hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận chuyên trách. Ngoài ra, tổng đài viên còn có trách nhiệm giải quyết những đề nghị của khách hàng đang lưu trú như thông báo giờ ăn sáng, báo thức và giúp chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hàng khi họ không có mặt ở khách sạn.
Bộ phận đứng cửa và hỗ trợ hành lý (Door men, Bell men)
Đây là bộ phận tiếp xúc với khách hàng trước cả bộ phận lễ tân, là những người sẽ mở xe, cửa sảnh chào đón khách, hướng dẫn chỗ đỗ xe cho khách. Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm trong hỗ trợ xách hành lý cho khách và hứng dẫn đưa khách lên phòng, hỗ trợ các yêu cầu như đóng gói hành lý, nhận hành lý ký gửi của khách trong thời gian khách cư trú…
Ở bài viết trên chúng tôi đã chia sẻ đến bạn một số thông tin về tiền sảnh và các bộ phận ở đây rồi. Ngoài ra ở tiền sảnh thì bạn cần phải trang bị đầy đủ các thiết bị như xe đẩy hành lý, giá để ô, kệ báo, thùng rác đá, bảng menu…để đảm bảo công năng và thẩm mỹ cho khu vực này nhé.
Tiền sảnh là gì?
Tiền sảnh khách sạn là nơi tiếp xúc với khách hàng đầu tiên và dễ gây được ấn tượng trong tâm trí của họ. Tất cả nhân viên thuộc bộ phận này là những người đầu tiên trực tiếp gặp gỡ, giao tiếp và đáp ứng nhu cầu cho khách. Do đó, tiền sảnh được xem là gương mặt đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp và cung cách phục vụ của khách sạn. Trong bộ phận tiền sảnh lại được chia thành các bộ phận nhỏ và đảm nhận những công việc khác nhau.
Nhiệm vụ của các bộ phận ở trong tiền sảnh khách sạn
Bộ phận lễ tân (Reception)
Nhân viên lễ tân là người chào đón khách, giúp đỡ khách trong quá trình check-in, tiếp nhận và làm thủ tục giao phòng cho khách, cung cấp các thông tin về dịch vụ lưu trú, ăn uống, đi lại của khách hàng. Khi khách hàng có thắc mắc về dịch vụ khách sạn, họ sẽ là người trực tiếp giải đáp cho khách.
Ngoài những công việc trên, họ còn làm các việc như: cập nhật tình phòng trong khách sạn, cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính, cập nhật chi phí của khách trong thời gian lưu trú. Thực hiện thủ tục check-out và thăm dò ý kiến khách hàng về mức độ hài lòng khi lưu trú tại khách sạn.
Bộ phận đặt phòng (Reservations)
Bộ phận này có nhiệm vụ chính là tiếp nhận và xử lý yêu cầu đặt phòng của khách hàng thông qua các phương tiện gián tiếp hoặc trực tiếp. Đồng thời, nhân viên đặt phòng phải thường xuyên theo dõi danh sách và nắm bắt được tình trạng phòng của khách sạn. Bên cạnh đó, cũng phải phối hợp với các bộ phận Lễ tân, Buồng phòng để giải quyết các vấn đề liên quan đến đặt – đổi – trả phòng, trả phòng trước hạn hay kéo dài thời gian trả phòng…
Bộ phận hướng dẫn khách (Concierge)
Đây là bộ phận tư vấn cho khách trong quá trình lưu trú tại khách sạn, các dịch vụ hỗ trợ thêm khi khách rời khách sạn, hỗ trợ sắp xếp các phương tiện vận chuyển… Nhân viên concierge còn hỗ trợ công việc cho nhân viên Doorman và Bellman.
Bộ phận thu ngân (Cashier)
Là bộ phận phụ trách hoạt động trả phòng cho khách lưu trú tại khách sạn, thanh toán các hóa đơn dịch vụ của khách như dịch vụ thuê phòng, ẩm thực, giặt là, mini bar…, thêm các dịch vụ như đổi tiền cho khách. Báo cáo doanh thu hàng ngày là công việc không thể thiếu cho bộ phận thu ngân.
Bộ phận tổng đài (Operator)
Bộ phận tổng đài viên bộ phận phụ trách công việc tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng trong và ngoài khách sạn. Họ sẽ ghi nhận, xử lý hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến các bộ phận chuyên trách. Ngoài ra, tổng đài viên còn có trách nhiệm giải quyết những đề nghị của khách hàng đang lưu trú như thông báo giờ ăn sáng, báo thức và giúp chuyển tiếp các cuộc gọi của khách hàng khi họ không có mặt ở khách sạn.
Bộ phận đứng cửa và hỗ trợ hành lý (Door men, Bell men)
Đây là bộ phận tiếp xúc với khách hàng trước cả bộ phận lễ tân, là những người sẽ mở xe, cửa sảnh chào đón khách, hướng dẫn chỗ đỗ xe cho khách. Bên cạnh đó, còn chịu trách nhiệm trong hỗ trợ xách hành lý cho khách và hứng dẫn đưa khách lên phòng, hỗ trợ các yêu cầu như đóng gói hành lý, nhận hành lý ký gửi của khách trong thời gian khách cư trú…
Ở bài viết trên chúng tôi đã chia sẻ đến bạn một số thông tin về tiền sảnh và các bộ phận ở đây rồi. Ngoài ra ở tiền sảnh thì bạn cần phải trang bị đầy đủ các thiết bị như xe đẩy hành lý, giá để ô, kệ báo, thùng rác đá, bảng menu…để đảm bảo công năng và thẩm mỹ cho khu vực này nhé.
