Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?

Chúng ta đã khá quen thuộc với khái niệm PO và Invoice trong các hoạt động thương mại. PO là đơn đặt hàng, Invoice được hiểu là hóa đơn, đều là loại chứng từ được xuất khi mua, bán hàng hóa. Nhiều ý kiến cho rằng PO cũng là một dạng hóa đơn, tuy nhiên trên thực tế, 2 khái niệm này không giống nhau. Vì vậy hãy cùng GoSELL phân biệt hai khái niệm này qua bài viết sau nhé.

PO là gì?​

Đơn đặt hàng (PO), được viết tắt từ cụm từ Purchase Order, là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua tạo ra và xuất trình cho người bán. Giống như giỏ hàng của bạn trên một trang web thương mại điện tử, đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua. Nó liệt kê chi tiết nội dung đơn đặt hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.

Bằng cách gửi PO đến người bán, người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận.

Invoice là gì?​

Invoice là hóa đơn / biên lai thanh toán được sử dụng trong các thủ tục chính thức, trong đó Invoice liệt kê từng sản phẩm hoặc dịch vụ và giá của hàng hóa / dịch vụ mà người mua cần thanh toán. Invoice do người bán xuất cho người mua đã thỏa thuận.

Ngoài việc liệt kê hàng hóa và giá cả, còn có các thông tin chi tiết khác trên Invoice. Chẳng hạn như số cục thuế của công ty (mã số thuế), ngày tới hạn thanh toán,…

Sự khác nhau giữa Invoice và PO là gì?​

Bởi vì đơn đặt hàng và hóa đơn đều là những tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý được trao đổi giữa người bán và người mua, nên không có gì ngạc nhiên khi chúng thường bị trộn lẫn với nhau. Cả hai cũng được kết nối với nhau vì đơn đặt hàng thường được sử dụng để tạo hóa đơn, làm tài liệu tham khảo cho các hàng hóa đã mua.

• Đơn đặt hàng (PO) sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt hàng các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn (Invoice) lại được tạo bởi bên bán hàng với mục đích là lưu trữ giao dịch mua/ bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn thì được gửi lại cho bên mua
• PO chỉ được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo khi bên mua đã thực hiện thành công việc mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ trên các phần mềm quản lý hóa đơn
• PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ để phục vụ quá trình kết toán

Trên đây GoSELL đã giúp các bạn chỉ ra một số điểm khác nhau giữa PO và Invoice, giúp bạn dễ dàng phân biệt chúng và không xuất hiện nhầm lẫn nào nữa.