Để hoạt động thực hiện đơn hàng thực sự hiệu quả, bạn phải hiểu rõ ràng và chính xác về hàng tồn kho của mình. Bạn đang có những sản phẩm nào? Nó nằm ở đâu trong chuỗi cung ứng của bạn? Thông tin này có được phản ánh chính xác trong hệ thống quản lý kho của bạn không?
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu lý do tại sao mức độ hiển thị hàng tồn kho lại quan trọng đối với sự hài lòng của khách hàng, lợi ích tổng thể và cách cải thiện nó.
Nội dung
1. Mức độ hiển thị hàng tồn kho là gì?
2. Tại sao Mức độ hiển thị hàng tồn kho lại quan trọng?
3. Lợi ích của việc tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng
4. Những thách thức lớn nhất về khả năng hiển thị hàng tồn kho
5. Cách cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho
6. Các câu hỏi thường gặp FAQs
Mức độ hiển thị của hàng tồn kho là gì?
Khả năng hiển thị của hàng tồn kho đề cập đến khả năng xem và theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, đồng thời có được thông tin chi tiết và chính xác số lượng đơn vị của mỗi sản phẩm trong kho tại mỗi vị trí và nơi nó được lưu trữ trong nhà kho hoặc trung tâm thực hiện
Hàng tồn kho bao gồm hàng hóa, vật liệu và nguyên liệu thô để bán hoặc được sử dụng để xây dựng sản phẩm mới. Có bốn loại hàng tồn kho chính: thành phẩm, nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO).
Mức độ hiển thị đơn hàng là gì?
Khả năng hiển thị đơn đặt hàng cho doanh nghiệp biết khi nào đơn đặt hàng được đặt, khi nào chúng được hoàn thành và cách thức chúng được vận chuyển. Với khả năng hiển thị đơn hàng, bạn có thể theo dõi việc thực hiện đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển đến giao hàng cuối cùng. Khả năng hiển thị đơn hàng là chìa khóa cho dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời vì nó có thể giảm bớt thắc mắc và khiếu nại của khách hàng. Điều đó, do đó, làm giảm chi phí của bạn.
Tại sao mức độ hiển thị hàng tồn kho lại quan trọng?
Khả năng hiển thị hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và giảm chi phí. Khả năng hiển thị chuỗi cung ứng cho phép bạn và khách hàng của bạn theo dõi sản phẩm tại trung tâm sản xuất, nhà kho, cửa hàng bán lẻ hoặc trong quá trình vận chuyển.
Một số nhà bán lẻ trên toàn thế giới cho biết các mặt hàng giao hàng muộn vì họ bán các mặt hàng hiện không có trong kho. Khả năng hiển thị hàng tồn kho cũng rất quan trọng đối với các nhà phân phối bán buôn trong việc giúp họ quản lý chi phí và đáp ứng nhu cầu. Đối với các nhà sản xuất, đảm bảo họ luôn có quyền truy cập vào các nguyên liệu thô cần thiết trong quá trình sản xuất. Trong nhiều trường hợp, phần mềm theo dõi hàng tồn kho có thể giúp hạ giá thành.
Ngoài việc giao hàng đúng giờ, đây là cách hiển thị hàng tồn kho tốt hơn có thể giúp doanh nghiệp phát triển:
- Đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác trên tất cả các vị trí và kênh bán hàng, bao gồm cả thực tế và trực tuyến, mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
- Giúp chỉ ra các vấn đề đang gây ra sự chậm trễ, vì vậy bạn có thể thực hiện các điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu thực hiện
- Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm nào bán chạy nhất hoặc đang thịnh hành
- Xác định các cơ hội để tiết kiệm chi phí
- Cung cấp khả năng hiển thị trong thời gian thực về các đơn đặt hàng và lô hàng để cung cấp kiến thức trước đáng tin cậy về thời điểm hàng hóa sẽ đến nơi
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách chia sẻ đầy đủ các loại sản phẩm có sẵn, các tùy chọn thực hiện và thời điểm giao hàng sẽ đến
4 lợi ích lớn nhất của việc tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho
Khả năng hiển thị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện đơn đặt hàng, điều này cuối cùng ảnh hưởng đến lợi nhuận. Có rất nhiều lợi ích đối với một công ty khi biết công ty có bao nhiêu đơn vị lưu kho (SKU) ở trong kho, cửa hàng hoặc với đối tác vận chuyển hàng lẻ.
#1. Sử dụng thời gian hiệu quả hơn
Theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công là một quá trình tốn thời gian và kết quả của quá trình này có thể tốn rất nhiều tiền. Điều này đặc biệt đúng với các hoạt động hoạt động trong một chuỗi cung ứng phức tạp, nơi sản phẩm thường xuyên được vận chuyển giữa nhiều nhà kho, trung tâm phân phối và cửa hàng.
Với những tiến bộ trong công nghệ như RFID và máy quét mã vạch, việc theo dõi hàng tồn kho có thể tự động hơn nhiều so với trước đây, cho phép sử dụng thời gian và vốn hiệu quả hơn.
#2. Cải thiện khả năng dự đoán
Để thành công trong việc thực hiện đơn hàng trong thời gian dài, một hoạt động cần phải dự đoán tốt nhu cầu hàng tồn kho của mình. Mỗi sản phẩm thường cần bao nhiêu trong một chu kỳ kinh doanh điển hình? Khi nào bạn trải qua nhu cầu cao điểm? Hoạt động của bạn có trải qua bất kỳ tính thời vụ nào không?
Bằng cách đảm bảo khả năng hiển thị hàng tồn kho chính xác, một hoạt động có thể liên tục điều chỉnh mức tồn kho hiện tại so với nhu cầu dự kiến, cho phép bổ sung thông minh hơn và giảm lượng hàng dự trữ. Nếu không có ý thức rõ ràng về hàng tồn kho mà hoạt động của bạn đang có, bạn sẽ dễ dàng đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm, làm giảm khả năng hoàn thành đơn đặt hàng của bạn.
#3. Tăng cường bảo mật và kiểm soát chất lượng
Mặc dù khả năng hiển thị hàng tồn kho chủ yếu liên quan đến việc xác định lượng hàng tồn kho ở mỗi bước dọc theo chuỗi cung ứng, nhưng nó mang lại một lợi ích bổ sung quan trọng đối với các ngành được quản lý cao: Khả năng theo dõi sản phẩm / đơn đặt hàng cụ thể từ điểm này đến điểm khác.
Ví dụ, các hoạt động liên quan đến sản xuất và vận chuyển hàng hóa trong các ngành cung cấp vật tư y tế sinh học, dược phẩm, thực phẩm và hóa chất, thường phải theo dõi chặt chẽ hơn về chính xác sản phẩm (theo lô hoặc theo lô) được giao ở đâu.
Có thông tin chính xác về vấn đề này là rất quan trọng để ngăn chặn thành công việc thu hồi, đặc biệt là trong các ngành mà sức khỏe người tiêu dùng có thể bị ảnh hưởng. Khả năng hiển thị và theo dõi hàng tồn kho chính xác trong toàn bộ chuỗi cung ứng giúp bạn dễ dàng giải quyết những vấn đề này trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát.
#4. Phân bổ nguồn lực thông minh hơn
Khi nói đến bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, hàng tồn kho có thể là một trong những tài sản / chi phí mục hàng lớn nhất của doanh nghiệp. Mỗi phần hàng tồn kho phản ánh một lượng tiền nhất định được gắn ở dạng vật chất trên các kệ của cửa hàng, DC, v.v.
Khi mỗi đơn vị đại diện cho một số tiền, rõ ràng là mục tiêu của bạn phải là đưa hàng tồn kho của mình xuống mức thấp nhất có thể trong khi vẫn cho phép bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Làm như vậy giúp giải phóng vốn mà nếu không sẽ bị nhốt dưới dạng các mặt hàng trên kệ của bạn: Vốn mà bạn có thể sử dụng tốt hơn để phát triển và mở rộng kinh doanh của mình.
Cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho của bạn có nghĩa là tạo ra một bức tranh chính xác hơn về mức tồn kho hiện tại của bạn. Dữ liệu này, được kết hợp với dữ liệu khác về các đơn đặt hàng và nhu cầu thông thường của bạn, cho phép một hoạt động đưa ra quyết định thông minh hơn khi cần bổ sung.
Tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho nhờ quản lý thông minh
9 thách thức lớn nhất về khả năng hiển thị hàng tồn kho
Thương mại điện tử mang lại nhiều tùy chọn thực hiện cho khách hàng và điều đó đi kèm với những thách thức. Sản phẩm có thể đến với khách hàng thông qua mua hàng tại cửa hàng, mua trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng (BOPIS), vận chuyển từ kho, vận chuyển từ cửa hàng hoặc vận chuyển theo đơn đặt hàng.
Những thách thức trong việc đạt được khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực:
- Chi phí công nghệ trả trước có thể cao đáng kể
- Tiếp tục sử dụng các hệ thống theo dõi thủ công
- Không hiểu tự động hóa như một cách để cải thiện doanh số bán hàng đa kênh
- Khó khăn trong việc tích hợp hệ thống phần mềm cũ với phần mềm quản lý hàng tồn kho
- Sự cố khi nhập dữ liệu chính xác vào hệ thống
Những thách thức để đạt được khả năng hiển thị hàng tồn kho chính xác bao gồm:
- Những thay đổi không được ghi chép: Những thay đổi về hàng tồn kho không có giấy tờ do quy trình thủ công hoặc mất, thất thoát, đổ vỡ hoặc hư hỏng không được báo cáo cản trở việc lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả.
- Thiếu khả năng hiển thị: Không có khả năng theo dõi và theo dõi sản phẩm trên nhiều ứng dụng ERP, SCM và CRM trong nội bộ và trong hệ sinh thái đối tác có thể gây ra sự chậm trễ không cần thiết và cung cấp trải nghiệm kém cho khách hàng.
- Quản lý phản ứng: Khi người quản lý nhận được thông báo muộn về các sự kiện ngoài kế hoạch, họ không phải lúc nào cũng có thể sử dụng hệ thống tại chỗ để phản hồi.
- Nhu cầu không chắc chắn: Khi không có khả năng hiển thị về hàng tồn kho, điều đó có thể dẫn đến dư thừa hàng tồn kho và đặt hàng đầu cơ
- Thiếu dữ liệu: Người quản lý không có quyền truy cập vào thông tin quan trọng khi cần thiết có thể dẫn đến doanh số bán hàng bị mất, hết hàng, giảm giá và giảm.
- Các vấn đề về triển khai: Khi người quản lý không biết vị trí và số lượng hàng tồn kho có sẵn để triển khai trong mạng lưới, về thời gian, địa lý và nhân khẩu học, họ có thể đưa ra các quyết định thiếu hiểu biết.
- Các mặt hàng hết hàng: Những khách hàng không thể nhận được những gì họ cần từ bạn có thể sẽ thay thế các thương hiệu hoặc mua hàng từ các đối thủ cạnh tranh của bạn.
- Lập kế hoạch kém: Việc lập kế hoạch thiếu kế hoạch theo cấp độ hàng hóa, ở thượng nguồn và hạ nguồn, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt, tiếp theo là bù đắp quá mức và dư thừa. Những vấn đề này có thể dẫn đến việc tăng mức chiết khấu và xóa sổ đối với hàng tồn kho chậm vận chuyển và lỗi thời.
- Nền tảng theo dõi kế thừa không đầy đủ: Các nền tảng thương mại điện tử và hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cũ thường không cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực mà doanh nghiệp đa kênh cần.
Cách cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho
Việc cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho có thể sẽ bắt nguồn từ sự kết hợp của một số công nghệ, có thể bao gồm RFID hoặc máy quét mã vạch, phần mềm quản lý kho hàng và các công nghệ tự động hóa khác. Bằng cách làm việc với một nhà tích hợp hệ thống đủ điều kiện, các hoạt động có thể đảm bảo rằng họ nhận được một giải pháp tùy chỉnh cho vấn đề cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho ở tất cả các điểm trong chuỗi cung ứng của họ.
Các cách để cải thiện mức độ hiển thị của hàng tồn kho:
- Sử dụng RFID hoặc Máy quét mã vạch: Quét mã vạch cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực khi hàng tồn kho di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác hoặc trong nhà kho. Những công cụ này làm giảm chi phí nhân công cho việc đếm, tăng độ chính xác của hàng tồn kho và thêm vào việc kiểm soát chất lượng
- Hệ thống theo dõi nâng cao: Các doanh nghiệp cần các công cụ kỹ thuật số để quản lý chính xác và theo thời gian thực như
Thêm Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS): Một WMS kiểm soát các hoạt động của kho hàng, từ cách bố trí tổng thể và vị trí thùng hàng đến việc chọn, đóng gói và đếm chu kỳ.
Triển khai Phần mềm Quản lý Hàng tồn kho: Phần mềm này quản lý các hoạt động trong chuỗi cung ứng bên ngoài kho hàng. Các nhà quản lý cũng sử dụng công cụ này để giúp dự báo nhu cầu trong tương lai bằng cách thu thập dữ liệu hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho tích hợp với WMS sẽ cung cấp thêm thông tin về tình trạng còn hàng và vị trí của nó.
- Sử dụng nền tảng ERP: Những nền tảng mạnh mẽ này thu thập dữ liệu và quản lý sản xuất, mua sắm, bán hàng, kế toán, hàng tồn kho và hơn thế nữa. Các công cụ này giúp khắc phục sự gián đoạn chuỗi cung ứng và tự động điều chỉnh các đơn đặt hàng khi lượng hàng dự trữ thay đổi. ERP kiểm soát hàng tồn kho trên các địa điểm và kênh, bao gồm cả việc chuyển giao giữa các kênh.
- Tối ưu hóa tất cả các quy trình: Các quy trình hiệu quả dựa trên dữ liệu đầy đủ. Doanh nghiệp sử dụng thông tin này để đảm bảo mức tồn kho phù hợp. Bám sát kế hoạch, chỉ với những trường hợp ngoại lệ đã được phê duyệt, cho phép bạn đánh giá hiệu quả.
- Tăng cường tối ưu hóa không gian: Bố trí nhà kho được cải thiện giúp giảm thời gian người chọn dành để tìm kiếm các mặt hàng và tăng độ chính xác của việc thực hiện.
- Triển khai Hệ thống Quản lý Đơn hàng Phân tán (DOM / OMS): Khả năng hiển thị đơn hàng cho khách hàng là điều cần thiết, nhưng khả năng hiển thị ở mặt sau cũng vậy. DOM cung cấp một cái nhìn toàn cầu về tất cả các hệ thống chuỗi cung ứng được sử dụng để bổ sung đơn đặt hàng. Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) sắp xếp các đơn hàng theo một trình tự lấy hàng hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp về khả năng hiển thị hàng tồn kho (FAQs)
Dưới đây là câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp nhất liên quan đến khả năng hiển thị hàng tồn kho.
#1: Làm cách nào để bạn tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho?
Đầu tư vào các công cụ quản lý kho như hệ thống quản lý kho hoặc các loại ứng dụng kho khác là một cách tuyệt vời để tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho. Những công cụ này được thiết kế để giúp bạn theo dõi hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng của mình theo cách tự động, từ một bảng điều khiển duy nhất. Bằng cách này, bạn có thể xem nhanh số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực và hiểu rõ hơn về cách quản lý kho tốt hơn để đáp ứng nhu cầu trên toàn bộ mạng lưới phân phối của bạn.
#2: Làm thế nào để bạn giám sát mức tồn kho?
Theo dõi mức tồn kho là một quá trình tẻ nhạt nếu bạn vẫn sử dụng hệ thống thẻ, bảng tính Excel, sổ cái vật lý hoặc giấy. Nhưng bằng cách triển khai hệ thống theo dõi hàng tồn kho, bạn có thể theo dõi mức tồn kho trong thời gian thực từ một Dashboard tổng quan. Hệ thống theo dõi hàng tồn kho cho phép bạn đưa ra quyết định tốt hơn về nơi phân bổ hàng hoá, khi nào cần sắp xếp lại và lưu trữ ở đâu để đáp ứng nhu cầu.
#3: SmartBiz triển khai khả năng hiển thị hàng tồn kho như thế nào?
SmarBiz cung cấp khả năng hiển thị trực quan hàng tồn kho theo thời gian thực với hệ thống quản lý hàng tồn kho tích hợp sẵn và các công cụ phân tích. Cung câp sơ đồ vị trí kho hàng, vị trí từng mặt hàng, trạng thái hàng hoá trên các giá, kệ… cho phép bạn xem các mức tồn kho từ các vị trí khác nhau tất cả chỉ từ một giao diện tổng quan duy nhất. Hệ thống cảnh báo hàng di chuyển chậm, hàng tồn kho thiếu hụt cần bổ sung hoặc dư thừa, hết hàng hay cảnh báo các vị trí trống hoặc quá tải trong kho… thúc đẩy tiến trình lấy hàng, nhận hàng và xử lý đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Nguồn: SmartBiz (Sbiz.vn)