Set up văn phòng mới trong 5 bước đơn giản

Set up văn phòng trong 5 bước đơn giản

Khi bạn có kế hoạch setup 1 văn phòng mới, hãy bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu kinh doanh của bạn so với mục tiêu bạn đang hướng tới đồng thời xem xét ngân sách bạn có thể sử dụng.

1. Chuẩn bị ngân sách và nhu cầu văn phòng của bạn​

Nếu bạn chưa từng setup 1 văn phòng trước đó và không có kinh nghiệm về việc này, hay liên hệ ngay với những đơn vị chuyên nghiệp để được tư vấn, điều đó giúp bạn nắm được chi phí tổng thể để setup 1 văn phòng và dễ dàng hình dung ra được những việc mình cần làm tiếp theo.
Nắm rõ nhu cầu kinh doanh sẽ giúp xác định quy mô, số lượng thiết bị văn phòng chính xác và lập ngân sách dựa trên các nguồn lực sẵn có của bạn.

2. Tìm địa điểm phù hợp​

Khi bạn đã có kế hoạch bố trí văn phòng của mình, bước tiếp theo là tìm một không gian phù hợp. Đối với các công ty khởi nghiệp, cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, đây thường là văn phòng cho thuê vừa và nhỏ hoặc văn phòng tại nhà. Trong cả hai trường hợp, vị trí và tiện nghi đều rất quan trọng. Hãy suy nghĩ về cách bố trí văn phòng hiện tại của bạn để xác định xem không gian mới sẽ đáp ứng những thiếu sót của không gian hiện tại như thế nào.

Khi chọn địa điểm, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Khả năng tiếp cận và vị trí: Văn phòng của bạn cần phải dễ tiếp cận để khách hàng có thể ghé thăm, và thuận tiện cho nhân viên di chuyển.
• Giá cả: Xem xét liệu chi phí thuê (hoặc mua), cộng với các phụ phí khác, như phí đỗ xe hoặc bảo trì, có nằm trong ngân sách của bạn hay không.
• Quy mô nhóm và công ty: Thiết lập văn phòng của bạn phải phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn và mức tăng trưởng dự kiến. Tránh những không gian chật chội, nhỏ bé ảnh hưởng đến năng suất hoặc phải trả quá nhiều tiền cho những văn phòng có nhiều không gian hơn mức bạn cần.
• Công nghệ và cơ sở hạ tầng: Xác định xem hạ tầng điện, nước, internet, điện thoại có đáp ứng được yêu cầu hiện tại và sự phát triển trong tương lai hay không.

3. Thiết kế văn phòng của bạn​

World Green Building Council báo cáo bằng chứng rõ ràng về mối liên hệ giữa năng suất lao động với thiết kế văn phòng. Hình ảnh về một môi trường làm việc năng động sẽ giúp bầu không khí làm việc trở nên sôi động. Văn phòng làm việc khoa học, mọi thứ được sắp xếp và bài trí chỉn chu sẽ tác động mạnh mẽ đến thái độ và ý thức làm việc của nhân viên. Văn phòng đẹp còn là bộ mặt của công ty, truyền tải thông điệp về tác phong làm việc chuyên nghiệp đến khách hàng và đối tác một cách tinh tế nhất.

Ngay từ khi đi tìm mặt bằng thuê, các doanh nghiệp cũng nên tìm ngay cho mình 1 đơn vị thiết kế đồng hành. Bởi họ sẽ giúp cho bạn đưa ra những lời khuyên, những lời tư vấn bổ ích cho mặt bằng đó.

VD: Diện tích văn phòng cần thuê bao nhiêu là phù hợp vì việc bố trí văn phòng sẽ phụ thuộc vào mặt bằng cụ thể (hình dạng, hệ lưới cột, bố trí cửa đi, cửa sổ …)

Chưa hết, trong quá trình các bạn đàm phán hợp đồng với chủ nhà, đơn vị thiết kế nội thất văn phòng có thể sẽ cung cấp mặt bằng bố trí văn phòng để bạn lựa chọn xem có phù hợp không trước khi tiến hành đặt cọc thuê.

Dưới đây là một số tùy chọn bố cục về cách thiết lập một văn phòng chuyên nghiệp:​

• Bố trí khép kín hoặc hình khối: Sơ đồ mặt bằng khép kín mang lại cho nhân viên của bạn nhiều không gian cá nhân hơn giúp họ dễ dàng tập trung trong công việc, nhưng nó không phù hợp khi cần nhiều chỗ ngồi.
  
  
• Bố trí mở: Sơ đồ mặt bằng mở tối đa hóa diện tích sử dụng và tính kết nối nhưng lại ảnh hưởng đến sự riêng tư và lưu trữ.
  
  
• Bố cục làm việc chung: Sơ đồ mặt bằng làm nổi bật không gian làm việc mở, tăng tính kết nối, nhưng lại có ít quyền riêng tư cho nhân viên và quản lý hơn.
  
  
• Bố cục kết hợp: Bố cục kết hợp các khía cạnh của các bố cục khác, đưa ra giải pháp cân bằng cho những hạn chế của văn phòng mở và hình khối. Tuy nhiên, giải pháp dung hòa sẽ không tạo ra những ưu thế vượt trội.
  
  

Phòng chuyên dụng tùy chọn​

Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh và không gian sẵn có, bạn có thể cần phải tạo ra các không gian chức năng để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình:

• Khu vực tiếp tân hoặc lối vào trang trọng: Đây là nơi tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ giao tiếp với khách hàng hoặc mong đợi khách hàng ghé thăm.
• Phòng nghỉ hoặc nhà bếp: Cung cấp cho nhân viên của bạn một không gian riêng để giao lưu trong thời gian nghỉ giải lao. Sẽ rất hữu ích nếu có một không gian dành riêng cho tủ lạnh, lò vi sóng và đồ dùng tách biệt khỏi khu vực làm việc.
• Phòng hội nghị hoặc phòng họp: Nếu công ty của bạn cần tập trung họp thường xuyên, phòng họp riêng là cần thiết, đôi khi bạn cũng cần phòng họp để làm việc với đối tác và khách hàng.
• Khu vực thay đồ: Các doanh nghiệp dịch vụ thường dành một phòng riêng cho nhân viên thay đồ, đôi khi nó sẽ được sử dụng như nơi để nhân viên nghỉ ngơi khi thay ca.
• Phòng tập thể dục hoặc thư giãn: Một số công ty cung cấp thiết bị và tiện nghi tập luyện, chẳng hạn như xe đạp cố định, máy chạy bộ hoặc phòng tập yoga,các thiết bị giải trí để giữ cho nhân viên luôn khỏe mạnh và có thể thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng.

Một thiết kế kết hợp tất cả các không gian sẽ giúp trao đổi trong công việc liền mạch, tăng tương tác trong khối văn phòng, cải thiện hiệu quả lao động.


Tách biệt phòng họp khỏi khu vực chung và vị trí làm việc để đảm bảo môi trường làm việc không bị xáo trộn và sự tập trung cho nhân viên
Để có được một văn phòng ưng ý bạn cần làm việc với một đơn vị tư vấn thiết kế chuyên nghiệp. Điều đó cũng giúp bạn giảm thiểu được chi phí và thời gian để setup văn phòng của mình.
Chi phí thiết kế văn phòng ở Việt Nam sẽ dao động từ 100.000 – 500.000đ/m2 tùy thuộc vào yêu cầu chi tiết của bạn cũng như năng lực của các đơn vị tư vấn thiết kế.

4. Chọn nhà thầu thi công phù hợp​

Sau khi đã có được bản thiết kế ưng ý, bạn cần tìm kiếm nhà thầu thi công phù hợp để setup văn phòng của mình.
2 hình thức nhà thầu thi công hiện nay:

• Nhà thầu thi công từng phần: Việc lựa trọn nhà thầu thi công từng phần đúng với chuyên môn và thế mạnh của mỗi đơn vị sẽ giúp bạn giảm được một phần chi phí khi setup văn phòng. Tuy nhiên điều này đòi hỏi bạn phải có chuyên môn, kinh nghiệm và dành nhiều thời gian để tìm kiếm, đánh giá và thẩm định năng lực thi công của tất cả các nhà thầu trước khi quyết định. Thêm vào đó bạn cũng cần giám sát chặt chẽ và có năng lực điều phối tất cả các hoạt động của nhà thầu để đảm bảo công trình hoàn thành đúng như ý muốn mà không gặp phải những chồng lấn và sai sót trong quá trình hoàn thiện. Như vậy lựa chọn này sẽ chỉ phù hợp với những người có nhiều thời gian và có chuyên môn về ngành kiến trúc – nội thất
• Nhà thầu thi công trọn gói: Việc lựa trọn nhà thầu thi công trọn gói (tổng thầu) sẽ làm bạn tốn chi phí hơn. Tuy nhiên việc thẩm định và lựa chọn một đơn vị làm tổng thầu sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều. Lời khuyên cho bạn là hãy làm việc với những đơn vị có trên 5 năm kinh nghiệm và dành thời gian đến xem các công trình họ đang thi công hoặc đã hoàn thiện. Yếu tố bạn cần quan tâm là hệ thống quản lý vận hành, kinh nghiệm của người quản lý và chất lượng công trình họ đã và đang hoàn thiện. Với một nhà thầu uy tín bạn sẽ được cung cấp giải pháp đồng bộ cho tất cả các vấn đề khi setup văn phòng: từ cải tạo xây dựng, nội thất, các đường truyền internet – điện thoại, thiết bị, dịch vụ đi kèm …

5. Mua thiết bị, vật tư cho văn phòng của bạn​

Có câu nói rằng cách bố trí và chất lượng không gian văn phòng phản ánh trực tiếp mức độ đánh giá của doanh nghiệp đối với nhân viên của mình. Vì vậy, bàn làm việc phải có chức năng và phù hợp với công việc và không gian xung quanh. Khi chọn bàn, hãy xem xét các thiết bị được đặt trên chúng; nó sẽ chủ yếu để đánh máy hay bạn sẽ cần thêm không gian để chứa các bản phác thảo hoặc màn hình bổ sung ?

Vì các thành viên trong công ty sẽ dành nhiều thời gian tại bàn làm việc của họ nên bạn nên coi đây là một khoản mục chi phí thiết yếu. Ghế công thái học là tốt nhất nhưng đắt hơn ghế văn phòng tiêu chuẩn. Nếu bạn đang cân bằng giữa chất lượng và ngân sách thì trên thị trường có rất nhiều ghế văn phòng giá rẻ. Chọn những chiếc ghế có thể điều chỉnh được với phần tựa lưng phù hợp để đồng nghiệp của bạn cảm thấy thoải mái.

Có 4 loại ghế văn phòng chính bạn có thể lựa chọn:​

• Ghế xoay không tay vịn: Đây là ghế có dựa lưng thông thường và không có tay vịn, dành cho thời gian sử dụng ngắn hơn. Chúng có thể mang theo và dễ dàng di chuyển xung quanh cho các cuộc họp nhóm. Ghế có giá từ 400.000 đến 800.000 mỗi chiếc.
• Ghế tựa lưng: Ghế tựa lưng, có giá từ 700.000 đến 2.000.000 mỗi chiếc, có tay vịn và hỗ trợ nhiều hơn. Đây là lựa chọn tốt hơn cho nhân viên văn phòng toàn thời gian ngồi cả ngày.
• Ghế công thái học: được nghiên cứu để tối ưu hóa trải nghiệm của người sử dụng, điều đó giúp nhân viên của bạn có cảm giác tốt hơn và đảm bảo được tinh thần làm việc cao độ trong thời gian dài. Đơn giá dao động khá rộng từ 2.000.000 đến 10.000.000 mỗi chiếc tùy thuộc vào chất liệu và tính năng. Loại ghế này cũng thường xuyên được lựa chọn làm ghế cho quản lý vì sự thoải mái và tiện ích nó mang lại
• Ghế giám đốc: Ghế thường tiện dụng và sang trọng hơn. Chúng có giá dao động từ 4.000.000 đến 20.000.000 tùy vật liệu và tính năng.

Trong hầu hết các văn phòng, ghế tựa lưng và ghế giám đốc là đủ, còn ghế xoay không tay vin được sử dụng để bổ sung tại các khu vực làm việc tạm thời. Với xu hướng hiện nay, ghế công thái học ngày càng được sử dụng nhiều hơn mang lại hiệu quả làm việc cao hơn cho nhân viên. Hãy đánh giá ngân sách của bạn để có sư lựa chọn phù hợp.

Máy tính văn phòng: Trước khi mua thiết bị, bạn cần phải quyết định xem bạn sẽ cung cấp một bộ máy tính cho những vị trí nào hay nhân viên của bạn chỉ sử dụng laptop riêng. Khi so sánh máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn, máy tính để bàn thường mang lại giá trị tốt hơn với nhiều bộ nhớ hơn và hiệu suất cao hơn, nhưng máy tính xách tay có tính di động cao.

Văn phòng phẩm và các dịch vụ đi kèm: Văn phòng phẩm là nhu cầu thiết yếu để văn phòng của bạn hoạt động, nó sẽ là những khoản chi định kỳ nên bạn cần xem xét kỹ những thứ cần thiết hoặc không để cân đối ngân sách.