Quy trình tổ chức một sự kiện lớn

Để có được những sự kiện thành công thú hút được đông đảo khách mời bất kể nó là sự kiện lớn hay nhỏ đều cần sự đầu tư rất lớn từ các đơn vị tổ chức. Một sự kiện muốn tổ chức được cần sự đóng góp của rất nhiều yếu tố từ nhân lực, tài chính, vật dụng, khách mời,…

Như vậy, tổ chức một chương trình sẽ phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên chúng ta vẫn luôn cần những bước cơ bản để làm một sự kiện. Đó là mộ quy trình mà mọi đơn vị theo đó để xây dựng và tổ chức bất cứ sự kiện nào từ nhỏ đến lớn.

Lên ý tưởng xây dựng theo mục tiêu của sự kiện

Một sự kiện bao giờ cũng bắt đầu từ một ý tưởng và mục tiêu. Khi bạn biết sự kiện được tổ chức ra nhằm mục đích gì và hướng đến ai. Sau đó hãy lên ý tưởng tố chức nó theo phương thức nào. Bạn có thể tổ chức một sự kiện theo hướng giải trí, một buổi hội thảo, hay một sự kiện ngoài trời tại một địa điểm nào đó thu hút đông đảo khách mời,…

Lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Tiếp theo bạn cần có một bản kế hoạch thật cụ thể từng bước một, từng ngày từng giờ một. Bạn cần liệt tất cả các đầu việc và thời gian hoàn thành ra. Bên cạnh đó bạn đừng quên có những phương án dự phòng cho từng việc một. Bởi tổ chức sự kiện thường xuyên xảy ra những điều không theo kế hoạch như: khách mời không thể đến, thiếu vật dụng trong khi chương trình diễn ra, trục trặc trong quá trình tổ chức sự kiện, thiếu nhân sự,…

Kế hoạch này cần được theo sát một cách cẩn thận để đảm bảo chúng được hoàn thành đúng hạn. Tuy nhiên bạn cũng cần có sự linh hoạt, thích ứng khi có sự việc bất đắc dĩ xảy ra.

Một kế hoạch cần được đưa ra từ ban tổ chức của chương trình sau đó thông qua tất cả các thành viên trong ekip tổ chức chương trình. Những nhân viên thực hiện chạy chương trình cần hiểu rõ kế hoạch.

Lên danh sách những vật dụng cần thiết

Một sự kiện có tới hàng trăm vật dụng cần thiết chính vì vậy bạn không thể nhớ hết. Việc lên một danh sách là điều cần phải làm. Sau đó trong quá trình làm chương trình bạn có thể bỏ sung, chỉnh sửa nó. Một trong những vật dụng quan trong nhất mà bạn cần lưa ý như: ánh sáng, màn hình led sân khấu, âm thanh,…

Kế hoạch truyền thông

Cuối cùng là kế hoạch truyền thông. Để sự kiện của bạn thu hút được đông đảo người tham gia, quan tâm thì phụ thuộc hoàn toàn vào kế hoạch truyền thông. Mọi thông tin muốn tiếp cận được đông đảo người quan tâm thì đều cần có một kế hoạch truyền thông hợp lí và chi tiết.

Hiện nay có rất nhiều kênh truyền thông mà bạn có thể xem xét từ offline đến online như phát tờ rơi, bang- rôn, quảng cáo qua đài báo, internet, mạng xã hội.

Những lưu ý trên là những bước cần thiết mà mọi nhà tổ chức sự kiện đều phải làm theo. Chúc bạn thành công với những sự kiện sắp tới!