Quản Lý Khách Hàng Bằng Excel, Nên Hay Không?

Excel là một phần mềm bảng tính, được áp dụng trong nhiều lĩnh vực quản lý. Nhưng với thời đại 4.0 việc quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel liệu có còn hiệu quả?

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel
Quản lý khách hàng bằng excel là phương pháp đơn giản và tiết kiệm. Excel giống như một bảng ghi chú, các nhân viên kinh doanh từ đó có thể lưu trữ báo cáo một cách dễ dàng.

Bằng việc tạo ra các bảng tính và thông qua các hàm tính toán, người dùng có thể thiết lập hệ thống bảng để quản lý công việc một cách đơn giản. Nếu bạn có nhu cầu note (chú thích) lại thông tin khách hàng thì excel là phần mềm phù hợp với bạn.


Quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel
Excel có thể giúp bạn giải quyết vấn đề về việc thống kê số liệu khách hàng, các thông tin về khách hàng, những ghi chú về khách hàng. Hay nói cách khác, bạn có thể quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel. Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm excel cũng không quá phức tạp.

Về cơ bản, giao diện của file quản lý chăm sóc khách hàng trên Excel khá đơn giản. Bạn có thể tạo một file excel với các nội dung cần thiết dành cho việc quản lý khách hàng. Bạn có thể sử dụng mẫu quản lý khách hàng bằng excel với các thông tin dưới đây:

• Tên khách hàng/đơn vị mua hàng.
• Đại diện.
• Chức vụ.
• Thông tin liên hệ.
• Giá trị hóa đơn.
• Số tiền đã thanh toán.
• Số tiền còn thiếu.
• Ngày thanh toán.
• Chú thích.

Ngoài ra bạn có thể tự thêm một số mục khác, phù hợp với mục đích sử dụng của công việc. Bạn không chỉ quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel mà bạn còn có thể quản lý danh sách khách hàng bằng excel.

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel cần lưu ý những gì?
Mặc dù excel là một phần mềm phổ biến và khá đơn giản trong sử dụng nhưng vẫn tồn tại những bất cập. Bạn nên lưu ý những điều sau khi sử dụng phần mềm excel:

• Bạn phải được đào tạo để hiểu được những thủ thuật cơ bản của excel.
• Những thông tin trong bản tính phải được bảo mật một cách tuyệt đối nên bạn cần phải đặt mật khẩu cho bản excel đó.
• Vì excel không có chức năng sao lưu tự động nên khi muốn chỉnh sửa bạn nên tạo một bản backup trước.
• Excel là một dạng bảng tính hàng triệu ô, nhưng khi có quá nhiều giá trị trong bảng tính thì file có thể bị lag, giật, khó thao tác.
• Excel chỉ là một trang tính cá nhân, không có kết nối giữa các phòng ban với nhau. Việc sử dụng phần mềm này dễ dẫn đến việc không đồng nhất thông tin khách hàng ở các cấp.

Nếu bạn có một lượng khách hàng lớn cần quản lý và chăm sóc thì excel chưa phải là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn, để quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất thì bạn nên sử dụng những phần mềm chuyên dành riêng cho doanh nghiệp.

Phần mềm CRM giải pháp quản lý khách hàng toàn diện cho doanh nghiệp
Bạn chỉ nên sử dụng phần mềm excel trong việc quản lý cá nhân, hoặc dành cho việc thực tập nghiệp vụ của nhân viên. Nếu bạn cần phần mềm quản lý cho doanh nghiệp hãy cân nhắc tới việc sử dụng phần mềm quản lý CRM.

Xem thêm: CRM là gì? Dịch vụ lập trình CRM cho doanh nghiệp

Phần mềm CRM giải pháp quản lý khách hàng toàn diện cho doanh nghiệp
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM
So với cách quản lý khách hàng bằng excel thì phần mềm quản lý khách hàng CRM có ưu thế vượt trội hơn hẳn. Phần mềm CRM cung cấp cho doanh nghiệp phương pháp quản lý khách hàng hiệu quả hơn việc quản lý bằng phương pháp truyền thống. Doanh nghiệp có thể thấy những lợi ích cụ thể như:

• Cơ sở dữ liệu tập trung.
• Khả năng lưu trữ lớn.
• Tích hợp được nhiều chức năng.
• Quản lý hiệu quả khách hàng.
• Định hướng chiến lược Marketing.
• Tăng hiệu quả kinh doanh.
• Quản lý nhân viên trở nên đơn giản.
• Tiết kiệm được thời gian và chi phí.
• Thao tác làm việc thoải mái, dễ dàng.

Phần mềm CRM là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện. Phần mềm CRM giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp trong việc quản lý khách hàng. Mặt khác phần mềm CRM còn hỗ trợ rất tốt quá trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Một số phần mềm CRM miễn phí tốt nhất
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm CRM miễn phí phù hợp với mục đích và quy mô của từng loại doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm CRM miễn phí tốt nhất hiện nay sau:

• Hubspot CRM
• Insightly
• Zoho CRM
• Sugar CRM
• Bitrix24

Các phần mềm quản lý CRM miễn phí này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn phương pháp quản lý khách hàng tiết kiệm. Bạn có thể sử dụng phần mềm CRM miễn phí nhưng sẽ bị giới hạn user (người sử dụng), giới hạn về tính năng và những rủi ro khác. Bởi vậy bạn nên cân nhắc việc sử dụng phần mềm có trả phí.

Phần mềm có trả phí là phần mềm được lập trình riêng cho doanh nghiệp của bạn. Hầu hết các doanh nghiệp lớn thường đầu tư một phần mềm CRM riêng để đảm bảo an toàn cho việc bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng, hơn nữa có thể tùy chỉnh những tiện ích phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: 99% Doanh Nghiệp Lớn Đều Phải Nhờ Đến Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng CRM

Lời kết
Chúng tôi hi vọng rằng bài viết này có thể giúp các bạn đánh giá một cách toàn diện và khách quan về cách quản lý khách hàng bằng execel so với cách quản lý khách hàng của phần mềm CRM. Với những hiệu quả mang lại, các phần mềm CRM ngày càng được quý doanh nghiệp tin dùng. Không chỉ dừng lại ở những doanh nghiệp lớn, những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã và đang sử dụng hệ thống phần mềm CRM để nâng cao hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Devteam tự hào là đơn vị cung cấp phần mềm CRM tốt nhất hiện nay. Devteam sẽ giúp khách hàng xóa tan mọi băn khoăn trong việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng CRM dành riêng cho doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo làm việc chuyên nghiệp, chúng tôi luôn đem lại cho Quý doanh nghiệp những dịch vụ tốt nhất. Hãy liên hệ trực tiếp với Devteam để được tư vấn cụ thể nhất. Giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề là cách để chúng tôi tiếp tục phát triển, đem sự tiện lợi và hoàn hảo tới khách hàng.

Phone: 08.8888.4420

☞ Fanpage: https://www.facebook.com/devteam.mobi/

Website: https://devteam.mobi/

Telegram: https://t.me/thainguyen1708

Email: info@devteam.mobi

Địa chỉ: C4 – C8 Bửu Long, Phường 15, Quận 10, TPHCM.