mamnon76
Thành viên
- Tham gia
- 20/11/2015
- Bài viết
- 12
Chuỗi bán lẻ hiện đại
Nói về mạng lưới bán lẻ, trước hết chúng ta nói về tổ chức công việc trong đó quan trọng là để các cửa hàng được điều hành bởi các quy tắc thống nhất, được hợp nhất theo một thương hiệu, có nguyên tắc quản lý chung (tốt nhất là được quản lý từ một trung tâm duy nhất), và ít nhất là đã thực thi được một trong những ưu điểm chính của chuỗi bán lẻ so với các cửa hàng đơn lẻ, đó là mua sắm tập trung và nhận được các điều kiện giá tốt nhất từ các nhà cung cấp.
Mạng lưới thương mại ở Việt Nam hiện nay đang tăng trưởng một cách tự nhiên, trong đó có nhiều chuỗi được hình thành từ các cửa hàng mậu dịch và bách hóa tổng hợp trước đây. Thế nhưng không phải chỗ nào cũng đã áp dụng được một khuôn dạng duy nhất, chưa thiết lập ngay được mô hình quản lý tập trung, rất nhiều vấn đề được "để tự giải quyết" trên vai của người quản lý cửa hàng. Theo thời gian, cùng với với việc mở rộng phạm vi hoạt động, nhiều công ty đang phải đối mặt với sự cần thiết xây dựng chiến lược, định vị trên thị trường, thiết lập các quy trình kinh doanh. Ngày nay cũng có khá nhiều những doanh nghiệp thương mại, khi mà mở cửa hàng đầu tiên cũng đã có định hướng như một chuỗi, nghĩa là với cách tiếp cận tích cực để quản lý, kiểm soát tập trung và đặc biệt là trong việc lựa chọn hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT).
Ở đây rất cần có kinh nghiệm quốc tế mà trong nhiều thập niên qua đã được tích lũy bằng phương pháp “thử và sai”. Nhưng để những kinh nghiệm này thực sự hữu ích, chúng ta cần phải tìm hiểu lý do tại sao các nhà bán lẻ hoạt động theo cách này hay cách khác, xem xét những nguyên tắc vận hành để biết đây là nguyên tắc phổ biến hay là được áp dụng bởi ảnh hưởng của một hoàn cảnh cụ thể nào đó? Không thể sao chép một cách “mù quáng”. Có các điều kiện vĩ mô và vi mô xung quanh công ty. Tình hình cụ thể hiện tại, sự phân bố quyền lực trên thị trường địa phương, tất cả những điều này sẽ áp đặt phương pháp làm việc cho công ty, nghĩa là "các hành động cho ngày hôm nay”. Còn khi nói về việc sử dụng kinh nghiệm phương Tây tiên tiến, chúng ta cần hiểu ở tầm chiến lược, các hướng phát triển chính của những doanh nghiệp hàng đầu. Khi tuân thủ những ưu tiên, doanh nghiệp thương mại có thể đạt được thành công không phải nhất thời, và có những bước phát triển cao hơn, vượt trội so với đối thủ cạnh tranh không chỉ ngày hôm nay, mà trước hết là cho ngày mai.
Morgan Stanley trong khảo sát năm 2001 đã xác định một số yếu tố then chốt cho sự thành công trong thương mại bán lẻ:
Lựa chọn đúng hệ thống thông tin là lợi thế cạnh tranh quan trọng
Trong tất cả các nhiệm vụ, HTTT là một công cụ quản lý quan trọng, và hơn nữa, cần phải sao cho phù hợp với các vấn đề cần giải quyết của một doanh nghiệp thương mại, đồng thời phù hợp với chính sách giảm chi phí.
Hệ thống thông tin cần hỗ trợ công việc cho bất kỳ mô hình quản lý nào được lựa chọn.
Theo như mô hình quản lý, cần xây dựng cơ cấu tổ chức tối ưu để quản lý theo chuỗi.
Mô hình và cơ cấu tổ chức dùng để xác định hệ thống quản lý doanh nghiệp thương mại một cách toàn diện.
Một hệ thống quản lý hoạt động tốt sẽ tạo ra cho công ty các lợi thế cạnh tranh bền vững và không thể sao chép.
Việc hình thành lợi thế cạnh tranh là một trong những mục tiêu chính trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp bán lẻ.
Chúng ta cùng xem xét kỹ hơn những kết luận này bằng ví dụ thực tế để minh họa rõ ràng về các tiêu chí lựa chọn và đặc điểm xây dựng HTTT của mạng lưới bán lẻ như là nền móng để thực thi cho các chiến lược dài hạn của nó, trong đó bao gồm liên quan đến cả các khoản đầu tư.
Tự động hóa các mạng lưới thương mại
Ngày nay, đang hình thành một phân khúc các công ty với nhận thức chiến lược rằng, công nghệ thông tin tư (CNTT) có trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả, đến các quy trình cốt yếu trong doanh nghiệp bán lẻ. Đây không chỉ là một phương tiện thu thập dữ liệu và phân tích, hoặc một cách để giảm số lượng lao động chân tay. Trước hết, nó là một công cụ quản lý, cung cấp những người quản lý và chủ sở hữu của các thông tin về trạng thái của công việc trong doanh nghiệp và cho phép đưa ra các quyết định quản lý có cân nhắc và có cơ sở trên 2 phương diện: chiến lược và điều hành.
CNTT và các mục tiêu chiến lược có liên quan với nhau như thế nào? Cần tuân thủ thế nào khi lựa chọn nhà cung cấp các giải pháp thông tin cho bán lẻ?
Một trong những đặc điểm thương mại ngày nay là vươn rộng ra nhiều khu vực. Điều này làm phát sinh thêm nhiều yêu cầu mà giải pháp HTTT và nhà cung cấp giải pháp cần phải đáp ứng. Ví dụ, cần có một mạng lưới của các đối tác ở nhiều nơi, đây là những người có thể độc lập thực hiện và hỗ trợ các giải pháp, đặc biệt quan trọng trong các khu vực vùng xa. Trong một số trường hợp, đây là một yếu tố quyết định. Và trong mọi trường hợp, cần phải có công nghệ triển khai nhanh. Việc ra mắt một HTTT mới thường mất 4-8 tuần, trong đó phần lớn thời gian (từ 2-6 tuần) là dành cho việc nhập thông tin danh mục (mặt hàng) và các chứng từ gốc để nhận. Việc kết nối một cửa hàng hoặc siêu thị tiếp theo vào mạng lưới thường chỉ kéo dài không quá 1-2 ngày. Có trường hợp chỉ trong vòng vài giờ, trong đó hầu hết thời gian là dành cho việc lắp đặt, còn việc chuyển đổi hệ thống sang hệ thống mới chỉ mất một đêm.
Đối với các yêu cầu hệ thống, có thể kể ra một số đặc điểm lưu ý hiện nay.
Thứ nhất, hệ thống phải có khả năng mở rộng và dễ dàng tùy biến để có thể đảm bảo sự phát triển nhanh chóng của mạng lưới thương mại.
Thứ hai, các chức năng của HTTT phải làm sao để đảm bảo công việc trong mạng lưới đa định dạng (ví dụ, một hệ thống chuỗi có thể bao gồm 3 dạng: siêu thị, đại siêu thị và tiệm tạp hóa) và có thể tính đến, chẳng hạn như DIY (Do It Yourself - cửa hàng tự phục vụ) mà hiện nay đang bắt đầu phổ biến (ví dụ, đặc trưng của sản phẩm DIY là kích thước lớn, thanh toán bằng tiền mặt và phi tiền mặt, đặt hàng theo mẫu, áp dụng hệ thống giảm giá linh hoạt…).
Cuối cùng, thứ ba, hệ thống phải hỗ trợ các tiêu chuẩn quản lý hiện đại - hiện nay, tối ưu nhất đối với các nhà bán lẻ hầu hết là một nguyên tắc quản lý tập trung bao gồm:
Những lợi thế của việc sử dụng hệ thống thông tin 1C với nguyên tắc dữ liệu tập trung để quản lý hiệu quả mạng lưới bán lẻ
Khi quyết định để xây dựng mạng lưới bán lẻ, các nhà bán lẻ cần phải giải quyết nhiều vấn đề tổ chức và đầu tư, nhưng không thể bỏ qua các điểm sau:
Kiến trúc phân tán của hệ thống thông tin
Cách xây dựng hệ thống như vậy được hiểu là có sẵn cơ sở dữ liệu riêng của mình trong mỗi nút của mạng lưới, bao gồm cả văn phòng trung tâm, và đảm bảo cho hoạt động độc lập. Để duy trì tính thiết thực của thông tin trong tất cả các cơ sở dữ liệu tại các nút của chuỗi và của văn phòng trung tâm, giữa các cơ sở dữ liệu có thiết lập các phiên liên lạc, trong đó có thực hiện việc đồng bộ hóa thông tin.
Thông thường, việc xây dựng một hệ thống thông tin như vậy có những hạn chế chủ yếu sau đây:
Hệ thống thông tin với một cơ sở dữ liệu duy nhất
Kiến trúc hệ thống thông tin tập trung
Việc xây dựng một hệ thống thông tin như vậy được hiểu là sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất cho tất cả các nút trong mạng. Cơ sở dữ liệu này được cài đặt trên một máy chủ duy nhất tại văn phòng trung tâm hoặc bất kỳ nút nào trong chuỗi. Trong trường hợp này, tất cả nút trong mạng được kết nối với một cơ sở dữ liệu duy nhất trong chế độ trực tuyến (online) và làm việc trong thời gian thực.
Các ưu điểm chính trong việc xây dựng hệ thống thông tin như vậy so với các hệ thống thông tin phân tán là:
Những thuận lợi trong việc quản lý mạng lưới các cửa hàng bán lẻ cung cấp cho hệ thống thông tin với một cơ sở dữ liệu duy nhất là gì?
Đối với việc quản lý theo mô hình tập trung 1 dữ liệu:
Như đã nói ở trên, khi xác định kiến trúc của HTTT, chúng ta cần gắn việc lựa chọn này với việc lựa chọn hình quản lý.
Câu hỏi đặt ra: một công ty có thể quản lý các đơn vị trong cơ cấu tổ chức tại các khu vực cũng tốt ở trung tâm hay không?
Với cấu trúc nhiều nút bán lẻ nằm phân tán theo nhiều địa phương, đặc biệt là có nhiều khuôn dạng cửa hàng khác nhau, các nhà quản lý cấp cao đang phải đối mặt với những khó khăn đáng kể trong quy trình quản lý doanh nghiệp thương mại.
Một nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả là lựa chọn mô hình quản lý phù hợp.
Trong thực tế, có thể quy ước chia thành năm loại. Chúng tôi đề xuất phân loại các mô hình quản lý trong mạng lưới thương mại bán lẻ như sau:
Mô hình quản lý chuỗi bán lẻ
1. Trung tâm đầu tư và tài chính tổng hợp với chủ thể kinh doanh độc lập. Chúng tôi sẽ gọi sơ đồ này là mô hình quản lý "đầu tư". Mô hình này được sử dụng tại phần lớn các công ty thương mại mà thực tế không hoàn toàn là chuỗi bán lẻ (được liên kết bởi chung các nhà đầu tư, hoặc có thương hiệu chung). Nhược điểm của mô hình này: không có khả năng tận dụng lợi thế của nhà điều hành chuỗi, phụ thuộc đáng kể vào chất lượng quản lý của người thực hiện cụ thể, không có mua sắm tập trung, và kết quả là năng lực cạnh tranh rất thấp.
Từ cách nhìn của hệ thống thông tin, ở đây có thể được áp dụng hiệu quả các phần mềm đóng gói.
2. Có trung tâm xác định chiến lược chính sách mua sắm (nhà cung cấp, danh mục mặt hàng và giá mua) và các nút bán lẻ riêng biệt được điều hành độc lập. Chúng tôi sẽ gọi cho sơ đồ này là mô hình quản lý "kiểu tập đoàn". Mô hình này thực hiện thành công một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của chuỗi bán lẻ, đó là hợp nhất chính sách mua sắm. Đây là điều kiện cần thiết để xây dựng một chuỗi bán lẻ hiệu quả.
Việc sử dụng mô hình này được đặc trưng bởi các mạng lưới các siêu thị lớn, nơi không cần đòi hỏi cao về tính kịp thời của thông tin về trạng thái tại từng nút trong chuỗi đối với văn phòng trung tâm và có thể đặt tần suất cập nhật thông tin là 1 ngày 1 lần. Ưu điểm của mô hình: linh hoạt cao trong việc điều hành cửa hàng cụ thể trong lĩnh vực này. Mô hình này có thể được sử dụng trong việc xây dựng các hệ thống bán lẻ trên toàn quốc. Tuy nhiên, vì sự tăng trưởng quá mức của bộ máy hành chính nên chi phí cao được phản ánh vào giá của hàng hóa. Điều này sẽ tạo ra các ảnh hưởng xấu trong một môi trường cạnh tranh khắc nghiệt.
Từ quan điểm của các hệ thống thông tin, hầu hết các chuỗi bán lẻ tại Việt Nam hiện nay đang sử dụng các hệ thống thông tin với kiến trúc cơ sở dữ liệu phân tán (trong mỗi cửa hàng có máy chủ riêng với phần mềm và dữ liệu). Điều này cho phép tổ chức các hoạt động hầu như độc lập tại mỗi cửa hàng và đảm bảo tính độc lập về chức năng của hệ thống tại đó. Các vấn đề của kiến trúc phân tán là khó khăn trong việc duy trì tính nhất quán dữ liệu tại trung tâm. Những người quản lý CNTT thường mất nhiều công sức để duy trì không gian thông tin duy nhất nhằm mục đích nhận được các báo cáo tổng hợp, chủ yếu là về hàng hóa và những báo cáo phân tích khác. Điều quan trọng là số lượng các cửa hàng ngày càng tăng và vấn đề này trở nên trầm trọng hơn.
Một bất lợi của kiến trúc này là sự gia tăng nhiều lần về chi phí cho hệ thống máy chủ và phần mềm ứng dụng, cũng như về nhân viên CNTT, và như vậy, dẫn tới gia tăng chi phí trong tổng chi phí sở hữu của hệ thống CNTT.
3. Một điểm kiểm soát các chức năng giao hàng, yêu cầu tối thiểu để tham gia các hoạt động hậu cần giao thông (đặt hàng, đánh giá lại hàng tồn kho). Chúng tôi sẽ gọi sơ đồ này là mô hình quản lý "tập trung". Bởi mô hình quản lý "tập trung" được ưu tiên phần lớn trong các chuỗi mới mở ở Việt Nam, đặc biệt là những người có các trung tâm phân phối, hoặc những người đến từ bán buôn bán lẻ. Rõ ràng những mong muốn của các nhà quản lý hàng đầu của các nhà khai thác bán lẻ về lương nhân viên để sử dụng tốt nhất có sẵn trong công ty để kiểm soát tâm trí của số lượng lớn nhất có thể có của tài sản thương mại. Giảm chi phí và sử dụng hiệu quả của các nhân viên hành chính ở nồng độ của nó trong một trung tâm duy nhất là rõ ràng và đáng kể. Trong thực tế, trong trường hợp này, chúng ta đang đối phó với một cơ sở mua sắm điều khiển từ xa. Mô hình này cung cấp cho một hiệu ứng ấn tượng khi tất cả các quy trình kinh doanh của công ty được quy định và tiêu chuẩn hóa. Mô hình này cho phép chúng ta quản lý một cách liên tục, như trái ngược với một mô hình tổ chức quản lý, trong đó có tính chất rời rạc - từ một phiên khác.
Để sao cho bất kỳ thay đổi nào xảy ra tại các cửa hàng thì ngay lập tức được phản ánh tại văn phòng trung tâm, chúng ta cần có một kênh liên kết ổn định. Nếu có thể xây dựng một kênh và cung cấp một công việc trực tuyến với chế độ một máy chủ cơ sở dữ liệu duy nhất (tốt hơn trên một kênh tốc độ thấp) thì có thể tập trung đầu tư vào một máy chủ duy nhất, giảm chi phí của các hệ thống và phần mềm ứng dụng, cũng như làm giảm chi phí cho các chuyên gia CNTT. Tất nhiên, có những chi phí để xây dựng các kênh thông tin liên lạc, nhưng đừng quên rằng điều này sẽ tiếp tục (gấp mười lần) làm giảm sự tăng trưởng của các nhân viên hành chính trong sự phát triển lâu dài của chuỗi bán lẻ. Theo đánh giá của chúng tôi về tổng chi phí sở hữu CNTT mà được xây dựng trên nguyên tắc của một kiến trúc tập trung, giá trị mô hình này thấp hơn đáng kể so với hệ thống phân tán, chưa kể đến các khoản tiết kiệm trong quản lý nhân sự, tăng doanh thu và hiệu quả như một cách toàn diện.
Các chi phí đường truyền không thể so sánh được với những lợi ích kinh tế do cắt giảm chi phí và hiệu quả hoạt động trong quản lý. Một yêu cầu quan trọng đối với một hệ thống thông tin trong bối cảnh này là nó có thể làm việc trên các kênh tốc độ thấp với giá rẻ nhất. Điều này không đáp ứng các yêu cầu của ngày hôm nay, đại đa số các hệ thống đề xuất chuyên thị trường và kết quả là, các nhà cung cấp có sự kháng cự dữ dội giải pháp như vậy. Đồng thời, hệ thống cao cấp lớp ERP như SAP R3 hay “One world” của JD Edwards, và một số hệ thống chuyên dụng, chẳng hạn như hệ thống 1C đều đáp ứng các yêu cầu này và công khai ủng hộ những ưu điểm của phương pháp này là khách hàng tiềm năng của nó.
Cần phải làm gì nếu như kênh truyền bị gián đoạn, hoặc không thể đặt đường dây đến một số nút trong chuỗi? Nếu kênh truyền bị gián đoạn thì những nhân viên tại các cửa hàng sẽ không thể thực hiện các công việc của mình trong khuôn khổ hệ thống thông tin liên quan đến quản lý cửa hàng ở xa. Nhưng trong mô hình tập trung thì chức năng của nhân viên cưa hàng cũng là tối thiểu, còn việc liên lạc giữa thiết bị POS có thể không liên tục. Vì vậy, việc ngắt kết nối ngắn hạn của các kênh truyền là không quá quan trọng. Hơn nữa, với phương án khác, mặc dù liên kết chậm hơn (qua Internet hoặc kết nối Dial-up), vấn đề có thể được giải quyết.
Tình hình phức tạp hơn, nếu như không thể tổ chức một kênh thông tin liên lạc với nút từ xa. Ở đây cần thiết không chỉ triển khai hệ thống thông tin độc lập có khả năng trao đổi thông tin với một máy chủ trung tâm, mà còn cần có đội ngũ điều khiển máy, đủ cho hoạt động độc lập của cửa hàng. Như vậy, nút này thực chất là kết nối theo mô hình quản lý “tập đoàn” cùng với toàn bộ các vấn đề và hạn chế phát sinh từ mô hình đó.
4. Cũng xin lưu ý đến một mô hình quản lý mà về bản chất là một biến thể của mô hình tập trung. Mô hình này có mức độ điều hành được tập trung cao ở trung tâm và hầu như không có chức năng quản lý tại các cửa hàng, ngoại trừ việc bán hàng cho khách. Chúng tôi sẽ gọi cho sơ đồ này mô hình quản lý "quầy kệ" Mô hình được thường sử dụng trong những năm gần đây đối với một số dạng cửa hàng, chủ yếu là cho chuỗi cửa hàng giảm giá. Nó được đặc trưng bởi sự thiếu vắng của hệ thống thông tin chính (chỉ có POS). Đây là một bản nâng cấp của mô hình tập trung, trong đó loại bỏ hoàn toàn các chức năng quản lý tại cửa hàng. Những người quản lý ở trung tâm, sau khi nhận được dữ liệu từ các thiết bị POS sẽ lập ra toàn bộ các chứng từ cần thiết cho các quy trình kinh doanh của công ty thương mại, ngoại trừ việc bán hàng. Điều này có thể được là do tất cả các công tác chuẩn bị trước khi bán hàng đều được thực hiện tại trung tâm phân phối của công ty, còn tất cả hàng hóa được chuyển đến các cửa hàng trực tiếp từ các nhà cung cấp đều được dán nhãn và được mô tả từ trước trong hệ thống.
5. Có thể có mô hình mô hình quản lý "kết hợp", khi trong một chuỗi có các nút được quản lý tập trung, và một số cửa hàng có thể làm việc trên nguyên tắc "tập đoàn". Trường hợp này đáng được quan tâm áp dụng cho mô hình chuỗi lớn toàn quốc (hoặc đa quốc gia), trong đó các cửa hàng địa phương được hiểu như là một bộ phận, hoạt động theo nguyên tắc "tập đoàn". Tiếp theo, bên trong địa phương lại áp dụng mô hình quản lý "tập trung", hoặc mô hình "kết hợp".
Trên thực tế, có thể áp dụng các mô hình quản lý khác nhau. Nhưng nguyên tắc tập trung trong quản lý chuỗi bán lẻ cho phép tận dụng được các lợi thế của các tổ chức mạng lưới bán lẻ.
Theo đánh giá của các chuyên gia:
Tuy nhiên, với điều kiện địa lý trải dài của Việt Nam, các kênh liên lạc chưa được hoàn thiện nên việc phát triển một hệ thống như vậy sẽ có nhiều khó khăn. Vì vậy, để xây chuỗi bán lẻ toàn quốc, tối ưu nhất là áp dụng phương pháp "kết hợp" với một kiến trúc hệ thống thông tin phân tán tập trung. Mạng lưới có thể được hình dung như là các "cụm" quản lý trong địa phương, trong đó có thể được áp dụng các nguyên tắc của kiến trúc tập trung. Ngoài ra, còn có trung tâm chung cho toàn chuỗi, trong đó các thông tin thu thập đều đặn được từ các "cụm" địa phương. Hơn nữa, tại một số "cụm" địa phương cũng cho phép sử dụng phương pháp kết hợp, nghĩa là máy chủ cho "cụm" địa phương, và các cửa hàng riêng biệt thì kết nối với máy chủ này, hoặc làm việc độc lập với dữ liệu cục bộ tại cửa hàng.
Kết luận: kiến trúc hệ thống thông tin nhằm đảm bảo cho việc quản lý tập trung, là cần áp dụng nguyên tắc quản lý "kết hợp", tức là phân tán tập trung. Nhưng với một điều kiện: các chức năng của hệ thống này sẽ có một số hạn chế nhất định mà ngăn chặn việc xung đột dữ liệu tại trung tâm.
Ví dụ về HTTT với kiến trúc phân tán tập trung
Mô hình HTTT với kiến trúc phân tán tập trung
Chúng ta cùng xem xét ví dụ về hệ thống như trên hình 1. Tại văn phòng trung tâm có máy chủ đang hoạt động với cơ sở dữ liệu trung tâm, trong đó có chưa toàn bộ các thông tin danh mục thống nhất. Máy chủ có các kết nối từ các cửa hàng ở khu vực trung tâm (tại cửa hàng là máy trạm) ở chế độ online. Tại mỗi cửa hàng đều có một cơ sở dữ liệu dự phòng mà sẽ được bật lên trong trường hợp mất kênh kết nối.
Trong khu vực 1 có văn phòng trung tâm tại địa phương có đặt máy chủ và cơ sở dữ liệu. Một số các cửa hàng trong khu vực làm việc trực tiếp với máy chủ và cơ sở dữ liệu này (có kênh truyền riêng), một số khác có cơ sở dữ liệu riêng (trao đổi thông tin với máy chủ trung tâm địa phương ở chế độ off-line).
Văn phòng trung tâm gửi tất cả các thông tin danh mục đến máy chủ địa phương bằng các phiên liên lạc, và nó nhận được tất cả các chứng từ từ các máy chủ địa phương. Kết quả là tại văn phòng trung tâm có tổng hợp được toàn bộ các chứng từ của các địa phương, còn tại các địa phương luôn có được các thông tin danh mục mới nhất.
Tất cả thông tin danh mục (sản phẩm, nhà cung cấp, mã số…) được nhập vào cơ sở dữ liệu độc quyền tại các văn phòng trung tâm (trước đó nó có thể đến từ các khu vực, ví dụ, trong các hình thức của các hình thức điện tử và được nhập vào cơ sở dữ liệu). Điều này là rất quan trọng không chỉ từ quan điểm của việc duy trì tính nhất quán của dữ liệu, mà còn để theo dõi các hoạt động của các đơn vị văn phòng trung tâm, nơi trung tâm không thể can thiệp khi lựa chọn các tiêu chí phù hợp với bất kỳ nhà cung cấp hàng hóa…
Sơ đồ này cho phép thực thi hầu như tất cả các phương án làm việc của trung tâm với các địa phương.
Nói về mạng lưới bán lẻ, trước hết chúng ta nói về tổ chức công việc trong đó quan trọng là để các cửa hàng được điều hành bởi các quy tắc thống nhất, được hợp nhất theo một thương hiệu, có nguyên tắc quản lý chung (tốt nhất là được quản lý từ một trung tâm duy nhất), và ít nhất là đã thực thi được một trong những ưu điểm chính của chuỗi bán lẻ so với các cửa hàng đơn lẻ, đó là mua sắm tập trung và nhận được các điều kiện giá tốt nhất từ các nhà cung cấp.
Mạng lưới thương mại ở Việt Nam hiện nay đang tăng trưởng một cách tự nhiên, trong đó có nhiều chuỗi được hình thành từ các cửa hàng mậu dịch và bách hóa tổng hợp trước đây. Thế nhưng không phải chỗ nào cũng đã áp dụng được một khuôn dạng duy nhất, chưa thiết lập ngay được mô hình quản lý tập trung, rất nhiều vấn đề được "để tự giải quyết" trên vai của người quản lý cửa hàng. Theo thời gian, cùng với với việc mở rộng phạm vi hoạt động, nhiều công ty đang phải đối mặt với sự cần thiết xây dựng chiến lược, định vị trên thị trường, thiết lập các quy trình kinh doanh. Ngày nay cũng có khá nhiều những doanh nghiệp thương mại, khi mà mở cửa hàng đầu tiên cũng đã có định hướng như một chuỗi, nghĩa là với cách tiếp cận tích cực để quản lý, kiểm soát tập trung và đặc biệt là trong việc lựa chọn hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT).
Ở đây rất cần có kinh nghiệm quốc tế mà trong nhiều thập niên qua đã được tích lũy bằng phương pháp “thử và sai”. Nhưng để những kinh nghiệm này thực sự hữu ích, chúng ta cần phải tìm hiểu lý do tại sao các nhà bán lẻ hoạt động theo cách này hay cách khác, xem xét những nguyên tắc vận hành để biết đây là nguyên tắc phổ biến hay là được áp dụng bởi ảnh hưởng của một hoàn cảnh cụ thể nào đó? Không thể sao chép một cách “mù quáng”. Có các điều kiện vĩ mô và vi mô xung quanh công ty. Tình hình cụ thể hiện tại, sự phân bố quyền lực trên thị trường địa phương, tất cả những điều này sẽ áp đặt phương pháp làm việc cho công ty, nghĩa là "các hành động cho ngày hôm nay”. Còn khi nói về việc sử dụng kinh nghiệm phương Tây tiên tiến, chúng ta cần hiểu ở tầm chiến lược, các hướng phát triển chính của những doanh nghiệp hàng đầu. Khi tuân thủ những ưu tiên, doanh nghiệp thương mại có thể đạt được thành công không phải nhất thời, và có những bước phát triển cao hơn, vượt trội so với đối thủ cạnh tranh không chỉ ngày hôm nay, mà trước hết là cho ngày mai.
Morgan Stanley trong khảo sát năm 2001 đã xác định một số yếu tố then chốt cho sự thành công trong thương mại bán lẻ:
- định dạng cửa hàng tối ưu;
- cơ sở hạ tầng có chất lượng, ứng dụng công nghệ và hoạt động có hiệu quả;
- quy mô;
- thương hiệu mạnh;
- hệ thống quản lý có kỷ luật, linh hoạt và tiên tiến;
- có vị trí tối ưu;
- sẵn sàng để đảm bảo lợi nhuận cao.
Lựa chọn đúng hệ thống thông tin là lợi thế cạnh tranh quan trọng
Hệ thống thông tin cần hỗ trợ công việc cho bất kỳ mô hình quản lý nào được lựa chọn.
Theo như mô hình quản lý, cần xây dựng cơ cấu tổ chức tối ưu để quản lý theo chuỗi.
Mô hình và cơ cấu tổ chức dùng để xác định hệ thống quản lý doanh nghiệp thương mại một cách toàn diện.
Một hệ thống quản lý hoạt động tốt sẽ tạo ra cho công ty các lợi thế cạnh tranh bền vững và không thể sao chép.
Việc hình thành lợi thế cạnh tranh là một trong những mục tiêu chính trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp bán lẻ.
Chúng ta cùng xem xét kỹ hơn những kết luận này bằng ví dụ thực tế để minh họa rõ ràng về các tiêu chí lựa chọn và đặc điểm xây dựng HTTT của mạng lưới bán lẻ như là nền móng để thực thi cho các chiến lược dài hạn của nó, trong đó bao gồm liên quan đến cả các khoản đầu tư.
Tự động hóa các mạng lưới thương mại
Ngày nay, đang hình thành một phân khúc các công ty với nhận thức chiến lược rằng, công nghệ thông tin tư (CNTT) có trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả, đến các quy trình cốt yếu trong doanh nghiệp bán lẻ. Đây không chỉ là một phương tiện thu thập dữ liệu và phân tích, hoặc một cách để giảm số lượng lao động chân tay. Trước hết, nó là một công cụ quản lý, cung cấp những người quản lý và chủ sở hữu của các thông tin về trạng thái của công việc trong doanh nghiệp và cho phép đưa ra các quyết định quản lý có cân nhắc và có cơ sở trên 2 phương diện: chiến lược và điều hành.
CNTT và các mục tiêu chiến lược có liên quan với nhau như thế nào? Cần tuân thủ thế nào khi lựa chọn nhà cung cấp các giải pháp thông tin cho bán lẻ?
Một trong những đặc điểm thương mại ngày nay là vươn rộng ra nhiều khu vực. Điều này làm phát sinh thêm nhiều yêu cầu mà giải pháp HTTT và nhà cung cấp giải pháp cần phải đáp ứng. Ví dụ, cần có một mạng lưới của các đối tác ở nhiều nơi, đây là những người có thể độc lập thực hiện và hỗ trợ các giải pháp, đặc biệt quan trọng trong các khu vực vùng xa. Trong một số trường hợp, đây là một yếu tố quyết định. Và trong mọi trường hợp, cần phải có công nghệ triển khai nhanh. Việc ra mắt một HTTT mới thường mất 4-8 tuần, trong đó phần lớn thời gian (từ 2-6 tuần) là dành cho việc nhập thông tin danh mục (mặt hàng) và các chứng từ gốc để nhận. Việc kết nối một cửa hàng hoặc siêu thị tiếp theo vào mạng lưới thường chỉ kéo dài không quá 1-2 ngày. Có trường hợp chỉ trong vòng vài giờ, trong đó hầu hết thời gian là dành cho việc lắp đặt, còn việc chuyển đổi hệ thống sang hệ thống mới chỉ mất một đêm.
Đối với các yêu cầu hệ thống, có thể kể ra một số đặc điểm lưu ý hiện nay.
Thứ nhất, hệ thống phải có khả năng mở rộng và dễ dàng tùy biến để có thể đảm bảo sự phát triển nhanh chóng của mạng lưới thương mại.
Thứ hai, các chức năng của HTTT phải làm sao để đảm bảo công việc trong mạng lưới đa định dạng (ví dụ, một hệ thống chuỗi có thể bao gồm 3 dạng: siêu thị, đại siêu thị và tiệm tạp hóa) và có thể tính đến, chẳng hạn như DIY (Do It Yourself - cửa hàng tự phục vụ) mà hiện nay đang bắt đầu phổ biến (ví dụ, đặc trưng của sản phẩm DIY là kích thước lớn, thanh toán bằng tiền mặt và phi tiền mặt, đặt hàng theo mẫu, áp dụng hệ thống giảm giá linh hoạt…).
Cuối cùng, thứ ba, hệ thống phải hỗ trợ các tiêu chuẩn quản lý hiện đại - hiện nay, tối ưu nhất đối với các nhà bán lẻ hầu hết là một nguyên tắc quản lý tập trung bao gồm:
- quản lý cơ sở dữ liệu tại Server trung tâm;
- quản lý nghiệp vụ có thể được thực hiện một cách tập trung, phi tập trung hoặc kết hợp, nhưng dữ liệu cuối cùng cần được đồng bộ hóa (hợp nhất) tại cơ sở dữ liệu trung tâm.
Những lợi thế của việc sử dụng hệ thống thông tin 1C với nguyên tắc dữ liệu tập trung để quản lý hiệu quả mạng lưới bán lẻ
Khi quyết định để xây dựng mạng lưới bán lẻ, các nhà bán lẻ cần phải giải quyết nhiều vấn đề tổ chức và đầu tư, nhưng không thể bỏ qua các điểm sau:
- xác định mô hình quản lý (đầu tư, tập đoàn, tập trung, quầy kệ hoặc kết hợp);
- lựa chọn kiến trúc hệ thống thông tin.
Kiến trúc phân tán của hệ thống thông tin
Thông thường, việc xây dựng một hệ thống thông tin như vậy có những hạn chế chủ yếu sau đây:
- trong việc cập nhật dữ liệu trong hệ thống thông tin luôn có một số gián đoạn, tức là mức độ thiết thực của dữ liệu trong hệ thống thông tin phụ thuộc vào tần suất các phiên liên lạc. Điều này có nghĩa là việc quản lý chuỗi bằng cách xây dựng hệ thống thông tin phân tán như vậy cũng được thực hiện một cách rời rạc và có thể dẫn đến một số yếu tố không xác định trong việc đưa ra quyết định;
- chi phí cao cho việc xây dựng hệ thống thông tin như vậy thường là do bị nhân lên theo từng nút trong chuỗi, bao gồm chi phí tổ chức nhân sự có trình độ và thiết bị máy tính đắt tiền;
- việc nhập dữ liệu được thực hiện tại từng nút độc lập và khi cố gắng hợp nhất thông tin theo các nút trong mạng vào thì có thể có phát sinh tình huống vênh hoặc xung đột dữ liệu.
- mỗi nút trong chuỗi bán lẻ cần phải hoạt động độc lập mà không bị phụ thuộc vào đường truyền dữ liệu, ở đây, tiêu chí được đặt lên hàng đầu giảm thiểu rủi ro do tác động của kênh truyền;
- nhiều hệ thống phần mềm hiện đại có thể khắc phục được vấn đề vênh dữ liệu, nghĩa là đưa ra được các phương án giải quyết tối ưu khi cùng một dữ liệu mà bị thay đổi ở nút địa phương và nút trung tâm;
- yếu tố chi phí không phải là tiêu chí hàng đầu khi lựa chọn hệ thống thông tin, bởi vì trong một siêu thị lớn với hệ thống thông tin phức tạp thì luôn cần có đội ngũ nhân viên về công nghệ trực chiến tại điểm bán lẻ để giải quyết sự cố có thể xảy ra.
Hệ thống thông tin với một cơ sở dữ liệu duy nhất
Kiến trúc hệ thống thông tin tập trung
Việc xây dựng một hệ thống thông tin như vậy được hiểu là sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất cho tất cả các nút trong mạng. Cơ sở dữ liệu này được cài đặt trên một máy chủ duy nhất tại văn phòng trung tâm hoặc bất kỳ nút nào trong chuỗi. Trong trường hợp này, tất cả nút trong mạng được kết nối với một cơ sở dữ liệu duy nhất trong chế độ trực tuyến (online) và làm việc trong thời gian thực.
Các ưu điểm chính trong việc xây dựng hệ thống thông tin như vậy so với các hệ thống thông tin phân tán là:
- thời gian thực: tại bất kỳ thời điểm nào, hệ thống đều cung cấp thông tin thiết thực và cho phép quản lý chuỗi một cách liên tục;
- chi phí thấp cho việc xây dựng chuỗi kiểu này là do không cần thiết phải nhân rộng các nút riêng biệt, bao gồm chi phí đào tạo nhân viên có trình độ và thiết bị máy tính đắt tiền tại mỗi địa điểm mới. Chỉ cần đầu tư 1 lần ban đầu để mua máy chủ trung tâm có công suất lớn và tổ chức bộ phận hỗ trợ hệ thống hiệu quả;
- có đầy đủ và nhất quán của dữ liệu của tất cả các nút trong chuỗi, điều này cho phép hợp nhất thông tin một cách hiệu quả.
- cần kênh truyền ổn định và đủ lớn để đảm bảo cho việc truyền dữ liệu thông suốt và liên tục;
- không phù hợp với các siêu thị có tần suất nghiệp vụ lớn.
Những thuận lợi trong việc quản lý mạng lưới các cửa hàng bán lẻ cung cấp cho hệ thống thông tin với một cơ sở dữ liệu duy nhất là gì?
- Một không gian thông tin chung cho việc ra quyết định trong thời gian thực.
- Loại bỏ hoàn toàn việc nhập dữ liệu nhiều lần cũng như việc kiểm soát thông tin.
- Khả năng tiến hành chính sách mua sắm thống nhất trong chuỗi tại bất kỳ thời điểm nào trên cơ sở thông tin mới nhất.
- Tự động hóa tối đa trong việc giải quyết các vấn đề cung ứng cho các cửa hàng bán lẻ.
- Giám sát thực tế của các hoạt động của mạng lưới cửa hàng bán lẻ tại nơi làm việc bất kỳ, bao gồm cả khả năng truy cập từ xa một cách hiệu quả.
- Có sẵn các thông tin hợp nhất về hoạt động của các điểm bán lẻ.
- Cắt giảm được chi phí nhân sự cho bộ phận hỗ trợ thông tin. Quản trị và bảo trì hệ thống được thực hiện từ văn phòng trung tâm và ít khi phải xuống tận nơi.
- Việc quản lý của tất cả các nút trong chuỗi có thể được thực hiện từ một trung tâm duy nhất, cung cấp trực tiếp liên lạc giữa các nút và với lãnh đạo. Điều này cho phép nhanh chóng đưa ra quyết định mang tính điều hành, và cả các quyết định mang chiến lược. Mỗi quản lý trong một chương trình như vậy có thể chịu trách nhiệm cho nhiều nút, hoặc cho một nhóm ngành hàng riêng của mình.
- Việc quản lý hàng tồn kho và tài sản lưu động được thực hiện một cách tập trung. Điều này có nghĩa rằng một người quản lý có thể quản lý nhiều đối tượng, với quyền truy cập nhanh đến thông tin về số lượng hàng tồn của tất cả các nút của mình, và thậm chí có thể phân phối hàng hóa giữa các cửa hàng bán lẻ.
- Quản lý mua sắm tập trung. Thông tin về đơn hàng được lập tại các cửa hàng bán lẻ để cung ứng ngay lập tức được nhìn thấy tại văn phòng trung tâm. Tất cả các đơn hàng được hợp nhất và được đưa vào một đơn hàng chung để đặt nhà cung cấp. Rõ ràng, các điều khoản giao hàng sẽ trở nên thuận lợi hơn.
- Việc quản lý danh điểm mặt hàng và thiết lập giá được thực hiện từ một trung tâm duy nhất, cho phép điều chỉnh chính sách giá và danh mục hàng hóa một cách linh hoạt, ví dụ, tùy thuộc vào vị trí địa lý.
- Đảm bảo thực thi một chiến lược Marketing thống nhất. Các chiến dịch Marketing được thực hiện trong toàn chuỗi. Cho phép nhận lại ngay được kết quả khách quan về hoạt động Marketing.
- Các thông tin trong hệ thống được đảm bảo có tính thống nhất, chi tiết, hiện thời và đầy đủ, điều này cho phép tiến hành đánh giá phân tích theo từng nút cũng như cho toàn bộ doanh nghiệp, và như vậy đảm bảo cho việc sử dụng hiệu quả nhất các tài sản lưu động.
- Cung cấp khả năng thực hiện kiểm soát toàn bộ các hoạt động của mỗi nút trong chuỗi.
- Cho phép giải phóng nhân viên khỏi các chức năng quản lý cửa hàng bán lẻ như cung ứng, thiết lập giá và các vấn đề khác. Số lượng nhân viên được giảm thiểu, và như vậy cho phép tiết kiệm chi phí đáng kể.
- Cho phép quản lý tập trung các bài toán vận chuyển, đảm bảo tối ưu hóa các tuyến đường của xe và giảm đáng kể chi phí vận chuyển.
- Đảm bảo tính thống nhất của các giải pháp kỹ thuật và công nghệ.
- Cung cấp khả năng mở rộng của các công nghệ ứng dụng.
Đối với việc quản lý theo mô hình tập trung 1 dữ liệu:
- hệ thống 1C có thể được triển khai trên một mạng máy tính toàn cầu, cung cấp truy cập từ xa đến một cơ sở dữ liệu duy nhất;
- hệ thống 1C cho phép làm việc hiệu quả ở chế độ máy trạm (thiết bị đầu cuối);
- hệ thống sử dụng một giao diện thường trú từ xa với máy tính tiền được cài đặt tại các cửa hàng bán lẻ, cho phép quản lý máy tính tiền trực tiếp từ trung tâm. Đồng thời, việc trao đổi thông tin giữa các hệ thống POS của 1C gần như tức thời và không hề gây trở ngại cho nhân viên thu ngân.
- hệ thống được triển khai tại nhiều nút, tại mỗi nút có cơ sở dữ liệu riêng, có nút trung tâm để hợp nhất toàn bộ dữ liệu trong chuỗi;
- dữ liệu được đồng bộ hóa định kỳ từ các nút trong chuỗi vào máy chủ trung tâm, tần suất đồng bộ hóa được xác định theo yêu cầu quản lý;
- có các công cụ và cơ chế trong chương trình để khắc phục việc vênh dữ liệu (xung đột dữ liệu).
- cấu trúc của hệ thống cho phép 1C đại diện cho nhiều đối tượng kế toán với các pháp nhân khác nhau, bao gồm nhiều bộ phận, nhưng lại có chung thẩm quyền quản lý;
- tất cả các nút trong chuỗi đều sử dụng chung thông tin danh mục, điều này thuận tiện khi có thêm một điểm bán lẻ mới trong chuỗi, ví dụ mở thêm cửa hàng mới, thì có thể kết nối và thiết lập trong vòng vài giờ;
- ngoài ra, hệ thống 1C đảm bảo cho việc hợp nhất các đối tượng phân tích vào một báo cáo theo nhiều nút trong chuỗi.
Như đã nói ở trên, khi xác định kiến trúc của HTTT, chúng ta cần gắn việc lựa chọn này với việc lựa chọn hình quản lý.
Câu hỏi đặt ra: một công ty có thể quản lý các đơn vị trong cơ cấu tổ chức tại các khu vực cũng tốt ở trung tâm hay không?
Với cấu trúc nhiều nút bán lẻ nằm phân tán theo nhiều địa phương, đặc biệt là có nhiều khuôn dạng cửa hàng khác nhau, các nhà quản lý cấp cao đang phải đối mặt với những khó khăn đáng kể trong quy trình quản lý doanh nghiệp thương mại.
Một nhiệm vụ quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả là lựa chọn mô hình quản lý phù hợp.
Trong thực tế, có thể quy ước chia thành năm loại. Chúng tôi đề xuất phân loại các mô hình quản lý trong mạng lưới thương mại bán lẻ như sau:
Mô hình quản lý chuỗi bán lẻ
1. Trung tâm đầu tư và tài chính tổng hợp với chủ thể kinh doanh độc lập. Chúng tôi sẽ gọi sơ đồ này là mô hình quản lý "đầu tư". Mô hình này được sử dụng tại phần lớn các công ty thương mại mà thực tế không hoàn toàn là chuỗi bán lẻ (được liên kết bởi chung các nhà đầu tư, hoặc có thương hiệu chung). Nhược điểm của mô hình này: không có khả năng tận dụng lợi thế của nhà điều hành chuỗi, phụ thuộc đáng kể vào chất lượng quản lý của người thực hiện cụ thể, không có mua sắm tập trung, và kết quả là năng lực cạnh tranh rất thấp.
Từ cách nhìn của hệ thống thông tin, ở đây có thể được áp dụng hiệu quả các phần mềm đóng gói.
2. Có trung tâm xác định chiến lược chính sách mua sắm (nhà cung cấp, danh mục mặt hàng và giá mua) và các nút bán lẻ riêng biệt được điều hành độc lập. Chúng tôi sẽ gọi cho sơ đồ này là mô hình quản lý "kiểu tập đoàn". Mô hình này thực hiện thành công một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của chuỗi bán lẻ, đó là hợp nhất chính sách mua sắm. Đây là điều kiện cần thiết để xây dựng một chuỗi bán lẻ hiệu quả.
Việc sử dụng mô hình này được đặc trưng bởi các mạng lưới các siêu thị lớn, nơi không cần đòi hỏi cao về tính kịp thời của thông tin về trạng thái tại từng nút trong chuỗi đối với văn phòng trung tâm và có thể đặt tần suất cập nhật thông tin là 1 ngày 1 lần. Ưu điểm của mô hình: linh hoạt cao trong việc điều hành cửa hàng cụ thể trong lĩnh vực này. Mô hình này có thể được sử dụng trong việc xây dựng các hệ thống bán lẻ trên toàn quốc. Tuy nhiên, vì sự tăng trưởng quá mức của bộ máy hành chính nên chi phí cao được phản ánh vào giá của hàng hóa. Điều này sẽ tạo ra các ảnh hưởng xấu trong một môi trường cạnh tranh khắc nghiệt.
Từ quan điểm của các hệ thống thông tin, hầu hết các chuỗi bán lẻ tại Việt Nam hiện nay đang sử dụng các hệ thống thông tin với kiến trúc cơ sở dữ liệu phân tán (trong mỗi cửa hàng có máy chủ riêng với phần mềm và dữ liệu). Điều này cho phép tổ chức các hoạt động hầu như độc lập tại mỗi cửa hàng và đảm bảo tính độc lập về chức năng của hệ thống tại đó. Các vấn đề của kiến trúc phân tán là khó khăn trong việc duy trì tính nhất quán dữ liệu tại trung tâm. Những người quản lý CNTT thường mất nhiều công sức để duy trì không gian thông tin duy nhất nhằm mục đích nhận được các báo cáo tổng hợp, chủ yếu là về hàng hóa và những báo cáo phân tích khác. Điều quan trọng là số lượng các cửa hàng ngày càng tăng và vấn đề này trở nên trầm trọng hơn.
Một bất lợi của kiến trúc này là sự gia tăng nhiều lần về chi phí cho hệ thống máy chủ và phần mềm ứng dụng, cũng như về nhân viên CNTT, và như vậy, dẫn tới gia tăng chi phí trong tổng chi phí sở hữu của hệ thống CNTT.
3. Một điểm kiểm soát các chức năng giao hàng, yêu cầu tối thiểu để tham gia các hoạt động hậu cần giao thông (đặt hàng, đánh giá lại hàng tồn kho). Chúng tôi sẽ gọi sơ đồ này là mô hình quản lý "tập trung". Bởi mô hình quản lý "tập trung" được ưu tiên phần lớn trong các chuỗi mới mở ở Việt Nam, đặc biệt là những người có các trung tâm phân phối, hoặc những người đến từ bán buôn bán lẻ. Rõ ràng những mong muốn của các nhà quản lý hàng đầu của các nhà khai thác bán lẻ về lương nhân viên để sử dụng tốt nhất có sẵn trong công ty để kiểm soát tâm trí của số lượng lớn nhất có thể có của tài sản thương mại. Giảm chi phí và sử dụng hiệu quả của các nhân viên hành chính ở nồng độ của nó trong một trung tâm duy nhất là rõ ràng và đáng kể. Trong thực tế, trong trường hợp này, chúng ta đang đối phó với một cơ sở mua sắm điều khiển từ xa. Mô hình này cung cấp cho một hiệu ứng ấn tượng khi tất cả các quy trình kinh doanh của công ty được quy định và tiêu chuẩn hóa. Mô hình này cho phép chúng ta quản lý một cách liên tục, như trái ngược với một mô hình tổ chức quản lý, trong đó có tính chất rời rạc - từ một phiên khác.
Để sao cho bất kỳ thay đổi nào xảy ra tại các cửa hàng thì ngay lập tức được phản ánh tại văn phòng trung tâm, chúng ta cần có một kênh liên kết ổn định. Nếu có thể xây dựng một kênh và cung cấp một công việc trực tuyến với chế độ một máy chủ cơ sở dữ liệu duy nhất (tốt hơn trên một kênh tốc độ thấp) thì có thể tập trung đầu tư vào một máy chủ duy nhất, giảm chi phí của các hệ thống và phần mềm ứng dụng, cũng như làm giảm chi phí cho các chuyên gia CNTT. Tất nhiên, có những chi phí để xây dựng các kênh thông tin liên lạc, nhưng đừng quên rằng điều này sẽ tiếp tục (gấp mười lần) làm giảm sự tăng trưởng của các nhân viên hành chính trong sự phát triển lâu dài của chuỗi bán lẻ. Theo đánh giá của chúng tôi về tổng chi phí sở hữu CNTT mà được xây dựng trên nguyên tắc của một kiến trúc tập trung, giá trị mô hình này thấp hơn đáng kể so với hệ thống phân tán, chưa kể đến các khoản tiết kiệm trong quản lý nhân sự, tăng doanh thu và hiệu quả như một cách toàn diện.
Các chi phí đường truyền không thể so sánh được với những lợi ích kinh tế do cắt giảm chi phí và hiệu quả hoạt động trong quản lý. Một yêu cầu quan trọng đối với một hệ thống thông tin trong bối cảnh này là nó có thể làm việc trên các kênh tốc độ thấp với giá rẻ nhất. Điều này không đáp ứng các yêu cầu của ngày hôm nay, đại đa số các hệ thống đề xuất chuyên thị trường và kết quả là, các nhà cung cấp có sự kháng cự dữ dội giải pháp như vậy. Đồng thời, hệ thống cao cấp lớp ERP như SAP R3 hay “One world” của JD Edwards, và một số hệ thống chuyên dụng, chẳng hạn như hệ thống 1C đều đáp ứng các yêu cầu này và công khai ủng hộ những ưu điểm của phương pháp này là khách hàng tiềm năng của nó.
Cần phải làm gì nếu như kênh truyền bị gián đoạn, hoặc không thể đặt đường dây đến một số nút trong chuỗi? Nếu kênh truyền bị gián đoạn thì những nhân viên tại các cửa hàng sẽ không thể thực hiện các công việc của mình trong khuôn khổ hệ thống thông tin liên quan đến quản lý cửa hàng ở xa. Nhưng trong mô hình tập trung thì chức năng của nhân viên cưa hàng cũng là tối thiểu, còn việc liên lạc giữa thiết bị POS có thể không liên tục. Vì vậy, việc ngắt kết nối ngắn hạn của các kênh truyền là không quá quan trọng. Hơn nữa, với phương án khác, mặc dù liên kết chậm hơn (qua Internet hoặc kết nối Dial-up), vấn đề có thể được giải quyết.
Tình hình phức tạp hơn, nếu như không thể tổ chức một kênh thông tin liên lạc với nút từ xa. Ở đây cần thiết không chỉ triển khai hệ thống thông tin độc lập có khả năng trao đổi thông tin với một máy chủ trung tâm, mà còn cần có đội ngũ điều khiển máy, đủ cho hoạt động độc lập của cửa hàng. Như vậy, nút này thực chất là kết nối theo mô hình quản lý “tập đoàn” cùng với toàn bộ các vấn đề và hạn chế phát sinh từ mô hình đó.
4. Cũng xin lưu ý đến một mô hình quản lý mà về bản chất là một biến thể của mô hình tập trung. Mô hình này có mức độ điều hành được tập trung cao ở trung tâm và hầu như không có chức năng quản lý tại các cửa hàng, ngoại trừ việc bán hàng cho khách. Chúng tôi sẽ gọi cho sơ đồ này mô hình quản lý "quầy kệ" Mô hình được thường sử dụng trong những năm gần đây đối với một số dạng cửa hàng, chủ yếu là cho chuỗi cửa hàng giảm giá. Nó được đặc trưng bởi sự thiếu vắng của hệ thống thông tin chính (chỉ có POS). Đây là một bản nâng cấp của mô hình tập trung, trong đó loại bỏ hoàn toàn các chức năng quản lý tại cửa hàng. Những người quản lý ở trung tâm, sau khi nhận được dữ liệu từ các thiết bị POS sẽ lập ra toàn bộ các chứng từ cần thiết cho các quy trình kinh doanh của công ty thương mại, ngoại trừ việc bán hàng. Điều này có thể được là do tất cả các công tác chuẩn bị trước khi bán hàng đều được thực hiện tại trung tâm phân phối của công ty, còn tất cả hàng hóa được chuyển đến các cửa hàng trực tiếp từ các nhà cung cấp đều được dán nhãn và được mô tả từ trước trong hệ thống.
5. Có thể có mô hình mô hình quản lý "kết hợp", khi trong một chuỗi có các nút được quản lý tập trung, và một số cửa hàng có thể làm việc trên nguyên tắc "tập đoàn". Trường hợp này đáng được quan tâm áp dụng cho mô hình chuỗi lớn toàn quốc (hoặc đa quốc gia), trong đó các cửa hàng địa phương được hiểu như là một bộ phận, hoạt động theo nguyên tắc "tập đoàn". Tiếp theo, bên trong địa phương lại áp dụng mô hình quản lý "tập trung", hoặc mô hình "kết hợp".
Trên thực tế, có thể áp dụng các mô hình quản lý khác nhau. Nhưng nguyên tắc tập trung trong quản lý chuỗi bán lẻ cho phép tận dụng được các lợi thế của các tổ chức mạng lưới bán lẻ.
Theo đánh giá của các chuyên gia:
- mô hình quản lý "tập trung” là cách tổ chức có hiệu quả nhất cho chuỗi bán lẻ địa phương;
- mô hình quản lý "đầu tư" là ít có triển vọng;
- mô hình quản lý "tập đoàn" sẽ ngày càng mất đi tính hiệu quả trong môi trường cạnh tranh khốc liệt;
- mô hình quản lý "quầy kệ" là kinh tế nhất và đầy hứa hẹn, nhưng phạm vi của nó là khá hạn chế;
- mô hình quản lý "kết hợp" là mô hình ưu tiên cho việc xây dựng các mạng lưới toàn quốc và đa quốc gia.
Tuy nhiên, với điều kiện địa lý trải dài của Việt Nam, các kênh liên lạc chưa được hoàn thiện nên việc phát triển một hệ thống như vậy sẽ có nhiều khó khăn. Vì vậy, để xây chuỗi bán lẻ toàn quốc, tối ưu nhất là áp dụng phương pháp "kết hợp" với một kiến trúc hệ thống thông tin phân tán tập trung. Mạng lưới có thể được hình dung như là các "cụm" quản lý trong địa phương, trong đó có thể được áp dụng các nguyên tắc của kiến trúc tập trung. Ngoài ra, còn có trung tâm chung cho toàn chuỗi, trong đó các thông tin thu thập đều đặn được từ các "cụm" địa phương. Hơn nữa, tại một số "cụm" địa phương cũng cho phép sử dụng phương pháp kết hợp, nghĩa là máy chủ cho "cụm" địa phương, và các cửa hàng riêng biệt thì kết nối với máy chủ này, hoặc làm việc độc lập với dữ liệu cục bộ tại cửa hàng.
Kết luận: kiến trúc hệ thống thông tin nhằm đảm bảo cho việc quản lý tập trung, là cần áp dụng nguyên tắc quản lý "kết hợp", tức là phân tán tập trung. Nhưng với một điều kiện: các chức năng của hệ thống này sẽ có một số hạn chế nhất định mà ngăn chặn việc xung đột dữ liệu tại trung tâm.
Ví dụ về HTTT với kiến trúc phân tán tập trung
Mô hình HTTT với kiến trúc phân tán tập trung
Chúng ta cùng xem xét ví dụ về hệ thống như trên hình 1. Tại văn phòng trung tâm có máy chủ đang hoạt động với cơ sở dữ liệu trung tâm, trong đó có chưa toàn bộ các thông tin danh mục thống nhất. Máy chủ có các kết nối từ các cửa hàng ở khu vực trung tâm (tại cửa hàng là máy trạm) ở chế độ online. Tại mỗi cửa hàng đều có một cơ sở dữ liệu dự phòng mà sẽ được bật lên trong trường hợp mất kênh kết nối.
Trong khu vực 1 có văn phòng trung tâm tại địa phương có đặt máy chủ và cơ sở dữ liệu. Một số các cửa hàng trong khu vực làm việc trực tiếp với máy chủ và cơ sở dữ liệu này (có kênh truyền riêng), một số khác có cơ sở dữ liệu riêng (trao đổi thông tin với máy chủ trung tâm địa phương ở chế độ off-line).
Văn phòng trung tâm gửi tất cả các thông tin danh mục đến máy chủ địa phương bằng các phiên liên lạc, và nó nhận được tất cả các chứng từ từ các máy chủ địa phương. Kết quả là tại văn phòng trung tâm có tổng hợp được toàn bộ các chứng từ của các địa phương, còn tại các địa phương luôn có được các thông tin danh mục mới nhất.
Tất cả thông tin danh mục (sản phẩm, nhà cung cấp, mã số…) được nhập vào cơ sở dữ liệu độc quyền tại các văn phòng trung tâm (trước đó nó có thể đến từ các khu vực, ví dụ, trong các hình thức của các hình thức điện tử và được nhập vào cơ sở dữ liệu). Điều này là rất quan trọng không chỉ từ quan điểm của việc duy trì tính nhất quán của dữ liệu, mà còn để theo dõi các hoạt động của các đơn vị văn phòng trung tâm, nơi trung tâm không thể can thiệp khi lựa chọn các tiêu chí phù hợp với bất kỳ nhà cung cấp hàng hóa…
Sơ đồ này cho phép thực thi hầu như tất cả các phương án làm việc của trung tâm với các địa phương.
