Những kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp thông minh, đem lại hiệu quả cao

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là một trong những bí mật giúp bạn thành công hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Câu hỏi có thể được phân loại theo nhiều cách. Tùy từng ngữ cảnh mà cách thức đặt câu hỏi cũng như loại câu hỏi được vận dụng sẽ khác nhau. Sau đây Kyna sẽ giới thiệu đến các bạn những phương pháp đặt câu hỏi phổ biến nhất thường được sử dụng trong giao tiếp.




Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”. Còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.

Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời.

Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:

– Phát triển một cuộc trò chuyện mở

– Tìm kiếm thêm thông tin

– Tham khảo ý kiến người khác

Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:

– Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác

– Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định

– Biểu mẫu

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống là không thể phủ nhận, tuy nhiên không phải ai cũng có được kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp thông minh. Nếu câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ.

Câu hỏi “hình nón”
Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng.

Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:

– Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể

– Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn

Câu hỏi thăm dò
Sử dụng câu hỏi thăm dò là một kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp giúp bạn hiểu rõ vấn đề thông qua một một ví dụ cụ thể.

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

Câu hỏi dẫn dắt
Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng khi bạn muốn được nghe câu trả lời như ý nhưng vẫn để đối phương có cảm giác rằng họ được quyền lựa chọn. Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt sẽ thường có xu hướng đóng.

Ví dụ: Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng thường thì đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.

Câu hỏi tu từ
Câu hỏi tu từ không thật sự là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi. Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe sự đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên.

Tóm lại, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp rất quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Nếu biết cách đặt câu hỏi tốt, bạn có thể khuyến khích người đối diện cùng suy nghĩ, cùng tham gia. Hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác. Hi vọng những gợi ý nêu trên cùng với việc luyện tập thường xuyên sẽ giúp bạn cải thiện khả năng đưa ra những câu hỏi, nâng cao hiệu quả giao tiếp trong công việc cũng như trong cuộc sống.

hay quá.